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Travel management

Travel Policy Aziendale. Come farla

Uno degli strumenti più efficaci, per tenere sotto controllo dati e  costi relativi ai viaggi e alle trasferte nelle aziende è risultato essere la Policy Aziendale.

Questo documento redatto a più mani: travel manager, ufficio acquisti, responsabile del personale e direzione, deve contenere nelle sue pagine le direttive della direzione, i limiti di spesa e le modalità di  rimborso. Inoltre deve stabilire in maniera chiara ed inequivocabile le norme di comportamento e di utilizzo dei diversi servizi da parte della risorsa che viaggio per lavoro.

Anche la gestione dei documenti fiscali e i relativi rendiconti devono essere gestiti in maniera uniforme da parte di tutti. Prevedere allora delle linee guida o dei moduli precompilati consentirà  all’amministrazione un rapido controllo e la corretta liquidazione dei rimborsi.

Più viene rispettata la policy , maggiore sarà il risparmio! Derogare alle regole descritte o consentire di utilizzare servizi non convenzionati, comporta un aggravio di costi diretti e occulti.

Molto meglio definire prima, il livello degli hotel e del ristorante sul documento, differenziando ed autorizzando  la facoltà a seconda se l’utilizzatore e un top manager o un tecnico.

Tuttavia in molte aziende tutto questo non avviene e pertanto le attività legate alla prenotazione dei viaggi e alla loro gestione contabile costringono da un lato gli addetti a grandi  perdite di tempo per ricostruire fantasiosi rendiconti, ottenendo dei risultati approssimativi; dall’altro  a non avere mai dati corretti ed uniformi. Di conseguenza non poter  imputare i costi, ai reali centri che li hanno originati.

L’importanza della Comunicazione della Travel Policy

Pertanto per ottenere l’obiettivo di: veder rispettate le direttive aziendali, risparmiare sui costi e migliorare i processi non basta un documento ben fatto ma è necessaria una completa adesione da parte di tutti al medesimo. Responsabilizzare ed informare con una corretta comunicazione, sono le altre azioni da adottare. Buona cosa è mettere tutte le informazioni disponibili e le indicazioni on-line, a disposizione di  tutto il personale. Utilizzare poi i feedback dei viaggiatori e i dati elaborati per rinegoziare le convenzioni e contratti con i fornitori, sono le attività continue e indispensabili di un corretto travel management. Per raggiungere gli obiettivi di riduzione dei costi e il miglioramento della qualità dei servizi ricevuti, risulta essere prioritario in ogni realtà aziendale.

Soddisfazione dei viaggiatori aziendali

Chi svolge responsabilmente ed abitualmente  l’attività di travel manager aziendale, tiene tuttavia in considerazione anche gli aspetti legati alla soddisfazione e all’immagine dell’azienda, rappresentata presso clienti e fornitori proprio dal personale in trasferta. Un tecnico che interviene stanco presso il cliente, il manager che arriva poco lucido e attento ad una riunione magari dopo un lungo viaggio, possono essere cattivi messaggeri del brand o commettere errori la cui soluzione ha dei costi notevoli. Di conseguenza organizzare bene un viaggio di lavoro non significa solo risparmiare a tutti i costi, ma saper programmare e prenotare per tempo, tenendo in considerazione anche gli aspetti e le motivazioni che hanno generato tale necessità.

Non ultimo gli aspetti della sicurezza non vanno mai sottovalutati: i trasferimenti da e per gli aeroporti dopo un volo notturno o il rientro in auto dopo una lunga giornata di lavoro, possono essere causa di infortuni in itinere; sono da evitare e da programmare in modo da ridurre al minimo ogni possibile rischio.

Travel Policy Aziendale, uno strumento di valore

Anche la verifica preventiva delle leggi e dei costumi della nazione ospitante sono molto importanti. Un fermo doganale di attrezzature o materiale, sanzioni per importazione di alcol o di altri prodotti ove sussiste un divieto, possono essere causa di costi e ritardi. Inoltre non dimentichiamo che anche gli omaggi e i doni possono avere significati diversi da nazione a nazione e molte volte e meglio presentarsi con nulla ma puntuali ed in possesso di tutti dettagli  per l’appuntamento che con il gadget sbagliato.

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Ivano Gallino
Curioso di tutto ciò che mi circonda, mi piace trasferire le mie esperienze e conoscenze agli altri. Nella mia attività professionale mi sono da sempre occupato di mobility e travel. Ricoprendo diversi ruoli di responsabilità, ho sviluppato competenze nel marketing, nella gestione dei processi aziendali, nella comunicazione sui social media e nello sviluppo motivazionale delle risorse umane. Formatore iscritto all'albo professionale AIF, Associazione Italiana Formatori.

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