Strumenti di viaggio, Travel policy ed esperienza del viaggiatore: come bilanciare tutti gli elementi

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Alcuni travel manager stanno comprendendo che dare ai viaggiatori una maggiore possibilità di scelta dei contenuti e di accesso a più canali di prenotazione può risultare vantaggioso per la gestione dei programmi di viaggio aziendali. Ha rilevarlo è la recente ricerca globale di ACTE, in collaborazione con American Express Global Business Travel, che mette in risalto i giusti equilibri tra programmi di viaggio e viaggiatori.

Riflettori puntati sul moderno viaggiatore d’affari

La ricerca conferma che il moderno viaggiatore d’affari è un fenomeno ormai “stabilito”. Desideroso di integrare vita lavorativa con quella personale, questi viaggiatori sono pronti ad esplorare un’ampia gamma di opzioni di viaggio disponibili per costruire la propria esperienza. Negli ultimi sei mesi, i travel manager hanno visto un crescente interesse dei viaggiatori nelle seguenti aree:
Qualità della vita: il  36% ha segnalato un aumento delle richieste di servizi aggiuntivi per il proprio tempo libero durante un viaggio di lavoro.
Disponibilità a provare sistemazioni non tradizionali: il 22% dei travel manager ha osservato un crescente interesse nella capacità di condividere un appartamento o un alloggio con i colleghi. Più di uno su dieci (13%) ha riscontrato un aumento delle richieste di viaggi con la famiglia o gli amici durante
viaggio aereo con un buon rapporto qualità-prezzo: il 38% dei travel manager ha segnalato un aumento dell’utilizzo di tariffe aeree premium economy. Il 24 percento ha affermato che i viaggiatori acquistano posti economici di base.Complessivamente, i travel manager hanno riportato un lieve calo netto dell’uso della business class.

Scelte sotto controllo

Molti travel manager riconoscono che i loro viaggiatori trarrebbero vantaggio da una scelta più ampia di contenuti e prenotazioni. Il 38% crede che il loro programma di viaggio aziendale soffra, perché i viaggiatori non hanno accesso sufficiente ai non GDS . Uno su cinque (20%) pensa che dare ai viaggiatori accesso a più canali di prenotazione avrebbe un impatto positivo sul loro programma di trasferte e costi di viaggio.
Tuttavia,il 47 per cento ritiene che consentire ai viaggiatori di prenotare attraverso più canali avrebbe un impatto negativo sui costi di viaggio e programmi di viaggio aziendali. Le preoccupazioni maggiori sono quelle del marketing diretto ai viaggiatori provenienti da gruppi di hotel (56%) e dalle compagnie aeree farebbe indebolire la conformità alle travel policy aziendali.
Nei programmi di fidelizzazione, il sentimento è abbastanza finemente equilibrato. Complessivamente, il 32% dei travel manager pensa che questa  pratica supporti il programma viaggi aziendale.

4 modi per trovare il giusto equilibrio e bilanciare le richieste dei viaggiatori con le travel policy

La ricerca suggerisce ai travel manager di conciliare le richieste di flessibilità rispetto a quelle di conformità, cercando un equilibrio che permetta loro di offrire soluzioni idonee senza compromettere il  programma di viaggio aziendale.

Per questo la tecnologia può venire in aiuto. Infatti la tecnologia è un fattore chiave per l’esperienza di viaggio, e oltre il 75 per cento delle organizzazioni già offre ai viaggiatori app e strumenti per la prenotazione e informazioni su viaggi.

Bisogna quindi collaborare con i partner per rendere più affidabili e sicure le scelte alternative. Le TMC ad esempio possono aiutare le aziende a migliorare i rapporti con i fornitori di viaggio, aiutandoli ad ampliare la gamma di contenuti sul loro programma e accettare i protocolli per la messaggistica diretta ai viaggiatori. I travel manager devono aspettarsi che la loro TMC fornisca una buona esperienza utente, combinata con la tecnologia per consentire la conformità e la visibilità negli ambienti di prenotazione aziendale.

Inoltre, informare e dialogare costantemente con i  viaggiatori.  Rassicurare i viaggiatori che possono continuare ad operare con i programmi di fidelizzazione, cercando il  giusto equilibrio tra scelta e controllo.

Infine bisogna sempre più concentrarsi sul dovere di diligenza – Duty of care nei viaggi di lavoro

Nell’ultimo sondaggio, il 46% dei travel manager ha visto aumentare le richieste dei viaggiatori in merito alla sicurezza personale.
Il 40% delle aziende ha introdotto una formazione sulla sicurezza dei viaggiatori e al contempo i Travel Manager si stanno formando anch’essi sui temi del Travel Risk Management.

Se anche tu pensi sia arrivato il momento di gestire una politica di Duty of care in azienda sui viaggi d’affari, partecipa al corso di formazione per Travel Manager!

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