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Travel management

Linee Guida Travel Mobility Manager – Fase 2 Covid 19

Stilate le nuove linee guida per i Travel Mobility Manager in previsione della fase 2 emergenza Covid19.

Le nuove linee guida realizzate da Travel for business e la direzione AITMM, associazione italiana travel mobility e travel security manager hanno l’obiettivo di fornire indicazioni e suggerimenti preziosi per la fase della ripartenza e garantire massima sicurezza ai dipendenti viaggiatori delle aziende.

“Dopo il grande successo del lavoro congiunto attraverso la task force realizzata tra il 21 e il 23 febbraio, Travel for business e AITMM si preparano a sviluppare una serie di incontri virtuali con la community per un pieno coinvolgimento e consapevolezza di questa importante fase” ha commentato Rosemarie Caglia – CEO di Travel for business.

“Sappiamo tutti la crisi che sta vivendo il settore dei viaggi sia business che leisure, quindi sara fondamentale che la ripresa sia gestita nei minimi dettagli per evitare ricadute che sarebbero catastrofiche per tutti” ha dichiarato Paolo Tedesco, presidente AITMM.

Il WEBINAR è stato programmato il 22 aprile alle ore 11:00 e sarà moderato da Ivano Gallino –  docente Travel for business. Per iscrizioni inviare mail a info@travelforbusiness.it   indicando tassativamente nell’oggetto “Webinar LineeGuida 2”

LINEE GUIDA FASE 2 – COVID19 –

Scarica il documento completo, clicca qui

P O S T C O V I D 1 9 – F A S E 2 – 1 0 A P R I L E  2 0 2 0
LINEE GUIDA T R A V E L  MO B I L I T Y  MA N A G E R  E  T R A V E L  S E C U R I T Y  MA N A G E R

RESPONSABILITA’
Definizione chiara dei ruoli, delle responsabilità e dei riferimenti aziendali, attraverso la
nomina, ove non sia già’ previsto, di un travel security manager ( che può coincidere con il
travel mobility manager).

TRAVEL POLICY
Revisione e Adeguamento della travel policy anche per gli aspetti concernenti la sezione travel risk security
tenendo conto anche del Documento Valutazione dei Rischi – DVR Aziendale.

PROTOCOLLO DI COMUNICAZIONE
Sviluppo di un protocollo di comunicazione: chiara, puntuale, trasparente, precisa per non incorrere in diverse interpretazioni. Il protocollo dovrà, inoltre: trasmettere fiducia, tranquillità, sicurezza, anche attraverso un piano di assistenza.

CONSAPEVOLEZZA
Assicurarsi che il viaggiatore abbia la consapevolezza che per qualsiasi difficoltà avrà un punto di riferimento a cui
rivolgersi.

FORMAZIONE
Definire un piano di formazione aziendale mirato agli avvisi di sicurezza e norme di comportamento durante i viaggi di lavoro per viaggiatori aziendali.

CONTROLLO RISCHI
Identificare nel Travel Mobility Manager o Travel Security Manager, la risorsa deputata alle attività di controllo dei
rischi per le trasferte e che, a sua volta, dovrà essere adeguatamente formata.

VALUTAZIONE FORNITORI
Valutazione dei fornitori di servizio sulle pratiche di sicurezza e sostenibilità. Tale valutazione preventiva, comprende la selezione di strutture per accomodation in relazione a: standard igienico sanitari, misure di sicurezza e prevenzione adottate, come ad esempio Sanificazione, mantenimento del distanziamento sociale, dotazione di termometri, disinfettanti, mascherine e guanti) e alla posizione rispetto all’ubicazione del punto di business di destinazione favorendo le strutture più vicine per cercare di limitare gli spostamenti.

Per gli altri fornitori (trasporto aereo, ferroviario, noleggio, taxi e mobilità) valutare i criteri di rischio e sicurezza
secondo le misure di salute e sicurezza per fornire linee guida-informative precise ai dipendenti. La valutazione del fornitore dovrà essere preventiva ed evidenziata su apposita tabella di corrispondenza. Il punteggio medio totale dovrà essere almeno pari a 4 (su una scala da 1 a 5) per essere ritenuto idoneo. Il fornitore, anche se abituale che non raggiunge lo standard richiesto deve essere sospeso dall’utilizzo ed avvisato su quali punti è risultato non
idoneo. In caso di azioni correttive da parte del fornitore si procederà a nuova  valutazione preventiva, tenendo traccia
delle valutazioni precedenti. Il viaggiatore dovrà al ritorno confermare l’effettivo servizio corrisposto, attraverso apposito questionario post viaggio predisposto dal Travel Mobility Manager e/o Travel Security Manager.

MEZZI DI TRASPORTO
I mezzi di trasporto dei traveller saranno oggetto di valutazione da parte del Travel Mobility Manager – Travel Security Manager – Sicurezza aziendale.

KIT PROTEZIONE
Fornire i viaggiatori di un kit di protezione individuale – DPI sia per la prevenzione sia per trasmettere
tranquillità e duty of care.. Ad esempio: mascherina, guanti soluzione disinfettante, in numero adeguato ai giorni di viaggio.

CRITERIO DI ROTAZIONE
Applicare un criterio di rotazione e se possibile almeno inizialmente, su base volontaria, e naturalmente dagli  immunizzati.

VALUTAZIONI PERSONALI
I viaggiatori potranno, nel periodo definito fase 2, per particolari condizioni personali, rinunciare ad eseguire la trasferta di lavoro.

PROTOCOLLO EMERGENZA
Redazione e attuazione del protocollo di Gestione della Emergenza in caso di contagio (assistenza in loco, rientro, ecc.) Definizione di un protocollo di comunicazione con le autorità (comunicazione alla Farnesina e all’ INAIL dei viaggiatori in caso di trasferta all’estero, ambasciate, prefetto, protezione civile, asl).

DESTINAZIONE
Valutazione chiara dei luoghi di destinazione di business del dipendente, per valutazione impatto sicurezza ed
eventuali misure restrittive. Tale valutazione dovrà includere anche la mappatura di tutte le destinazioni
business dell’azienda, considerando gli itinerari ottimali in tema di health, safety,
security. A tale riguardo valutazione preventiva delle città e delle misure restrittive su circolazione o obblighi, inclusa motivazione della trasferta. Il viaggiatore riscontrasse al suo arrivo le mancate condizioni di sicurezza sopra
indicate deve comunicarle immediatamente al Travel Mobility Manager e/o Travel Security Manager che provvederà per quanto nelle sue possibilità ad eventuali cambi di Hotel e servizi, o per il rientro immediato dalla trasferta in mancanza di sicure alternative.

PIANO MOBILITA’
Nuovo piano di mobilità per: spostamenti casa lavoro e intersedi. Tale piano dovrà tenere conto dei possibili rientri scaglionati in azienda e dei controlli preventivi per evitare nuovi contagi. Valutazione attenta dei comportamenti dei dipendenti per le aree esterne all’azienda e individuazione di nuove forme di mobilità come l’introduzione di navette aziendali ad uso esclusivo e sanificate regolarmente. In particolare, valutazione di tutta la mobilità del primo e ultimo miglio per le trasferte.

 

Linee guida redatte per la propria community da:
Travel for business (TFB Srl), piattaforma multimedia dedicata all’informazione, formazione e consulenza nel business travel e mobility management
www.travelforbusiness.it
AITMM – Associazione Italiana Travel Mobility Manager e Travel Security Manager
www.aitmm.it


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