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Community story / Travel Risk Management

Task Force dei Travel Manager italiani su Coronavirus

È partita venerdì nel tardo pomeriggio una straordinaria task force dei travel manager italiani per delineare possibili linee guida per la gestione delle trasferte aziendali a seguito dell’emergenza Coronavirus -COVID-19 che ha colpito anche l’Italia.

Oltre 50 Travel Manager della nostra community di Travel for business e associati AITMM sono stati interpellati per  comprendere quali erano le azioni che erano state messe in campo, quali attivare e quali mettere a fattor comune per la  gestione  della salute e sicurezza del personale viaggiante.

Con l’obiettivo di assicurare l’incolumità di tutti i dipendenti, salvaguardare il business dell’azienda, la continuità lavorativa e il benessere di tutto il personale, con particolare riferimento ai viaggiatori d’affari, già dalle prime ore il contributo della community è stato esemplare.

La task force ha portato  i primi Travel Manager delle grandi organizzazioni a convocare con urgenza le funzioni del Personale (HR) e Sicurezza (RSPP).  Altri hanno iniziato un dialogo con le direzioni aziendali per definire un piano di gestione delle emergenze riferite alle trasferte e al personale ancora in viaggio.

Un lavoro unito che ha saputo dare da subito importanti risultati e che ha consentito molte aziende di avvalersi della professionalità del travel manager per un coordinamento con tutte le funzioni aziendali coinvolte.
Non sono mancati anche i contatti con i rappresentanti sindacali realizzati da alcuni membri e che ha visto la discussione allargarsi su altri tavoli di confronto.

Il sabato mattina il gruppo aveva già attivato alcune importanti linee guida a supporto dell’emergenza sanitaria che stava crescendo. Mentre si alternavano messaggi dalla rete e aggiornamenti sullo stato dell’arte del contagio, i travel manager avevano già cominciavano a dettare accorgimenti e indicazioni necessari per la precauzione dei possibili rischi, tenendo conto delle soggettività dei singoli viaggiatori e degli effetti sul business delle proprie aziende.
Un lavoro svolto con grande cautela, senza allarmismi e con una gestione trasparente e razionale che ha potuto e voluto offrire una professionalità attenta e di riferimento per tutti i dipendenti aziendali.

La costituzione di un “travel crisis management”è stata subito seguita dai primi suggerimenti che riguardavano il lavoro da remoto,  con le forme di Smart working e lavoro agile dove fosse stato possibile , e la mappatura dei viaggiatori in corso.

La fase successiva suggerita è stata quella dell’istituzione di una casella mail aziendale (e-o numero telefonico dedicato)  per raccogliere le diverse e possibili segnalazioni dei viaggiatori e poter tracciare le diverse fasi degli interventi, anche in collaborazione con la propria agenzia di viaggio.

Attenti anche al business aziendale, i travel manager hanno definito l’importanza di una procedura autorizzativa straordinaria delle trasferte di lavoro per la verifica dei requisiti in tema di travel risk  e benessere dei viaggiatori. Un lavoro fatto in stretto contatto con le direzioni delle risorse umane e i reparti di sicurezza, oltre che in consulto con i  Direttori Legal, Risk & Compliance e gli uffici medici aziendali.

Non sono mancate decisioni più severe da parte di alcune organizzazioni sul blocco totale delle trasferte ( non solo verso le zone asiatiche) fino a data da destinarsi. Altre organizzazioni si sono invece orientate alla valutazione complessiva dei rischi sulle zone di viaggio e di origine del viaggio, tipologia di mezzo di trasporto e valutazione dei singoli viaggiatori (valutando anche i parametri di salute ed età).  Le video conferenze sono state indicate da tutte le aziende come forma alternativa per i viaggi non estremamente necessari. Per quanto riguarda le fiere e le manifestazioni, la maggioranza ha indicato una sospensione. Alcune aziende hanno definito, inoltre, una procedura di ingresso degli ospiti negli uffici e magazzini (non dipendenti) con un sistema autorizzativo preventivo.

Le analisi delle coperture assicurative per le trasferte in corso sono state riviste, e in diverse aziende si è valutato un protocollo sanitario per il monitoraggio dei dipendenti che tornano da una trasferta o da un viaggio privato. Proprio per quest’ultimi il rischio per l’azienda diventa rilevante poiché, a differenza di chi viaggia per lavoro dove è noto il percorso di viaggio, chi si è mosso per vacanza potrebbe rappresentare un problema difficilmente identificabile.

Presso alcune aziende dell’Emilia Romagna i viaggiatori sono stati anche dotati di un kit composto da mascherina e guanti, oltre che dispencer di disinfettanti.
In molte aziende sono stati attivati lavori straordinari di pulizia con forniture di disinfettante straordinarie. Anche in mensa sono state adottate misure straordinarie di gestione e pulizia.

Nel pomeriggio di domenica, i travel manager si preparavano ad una nuova task force. Dopo la segnalazione di un commento comparso sul sito di aviazionecivile,it, che indicava che la Thailandia stava valutando il travel ban da e per l’Italia, molti si sono messi al lavoro per affrontare il possibile rischio del rientro dei viaggiatori in trasferta all’estero.

Tra i vari accorgimenti intrapresi, sono stati ricordati a tutti i viaggiatori le indicazioni di igiene e  profilassi dell’OMS come il lavarsi spesso le mani, evitare il contatto ravvicinato con persone che soffrono di infezioni respiratorie, non toccarsi occhi, naso e bocca con le mani, coprirsi bocca e naso con un fazzoletto o con il gomito piegato se si starnutisce o tossisce, non prendere farmaci antivirali o antibiotici se non prescritti dal medico.

Sono in corso anche interventi straordinari da parte del ministero del lavoro per ammortizzatori sociali ordinari e in deroga anche per i lavoratori dipendenti delle piccole imprese. In particolar modo per quelle aziende che hanno dovuto bloccare la produzione perché sono all’interno delle aree focolaio dell’infezione e per le quali si attendono comunicazioni ufficiali.

Lo straordinario lavoro è stato pubblicato sul sito della Associazione Italiana Travel Mobility Manager (AITMM) dove il Presidente Paolo Tedesco ha commentato “Il Travel Manager ha dimostrato ancora una volta quanto il suo ruolo sia fondamentale anche per la sicurezza del personale viaggiante, e nel contempo confrontarsi con le altre strutture aziendali per adottare le misure necessarie per la tutela del business aziendale”.  Ha poi aggiunto “Questa task force dimostra il vero ruolo del Travel Manager capace di affrontare in modo proattivo la gestione di questa crisi, dando spesso per primi i suggerimenti su comportamenti e azioni in tema di sicurezza a tutto tondo”.

 

 

 

 

 

 


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CEO, consulente e formatore senior con alle spalle trent’anni di esperienza maturati in prima linea in aziende top player del settore dei viaggi d’affari e della logistica internazionale. Dal 2017 direttore editoriale del Magazine Travel for business, una pubblicazione specializzata nei temi della gestione e organizzazione dei viaggi di lavoro e degli affari in viaggio. Travel for business diventa così il primo luogo, autentico e indipendente, per condividere esperienze nel business travel e mobility management in ottica di “cultura partecipativa”.

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