Il Decreto Legislativo 81/2008 non menziona esplicitamente il noleggio auto. Eppure, è proprio tra le sue disposizioni sulla tutela della salute e sicurezza dei lavoratori in trasferta, che si annida una delle aree di rischio più sottovalutate del business travel italiano: quella in cui il dipendente si mette alla guida di un’auto noleggiata all’estero, affidandosi ad un operatore sconosciuto, senza coperture definite, senza un contatto di emergenza realmente attivo, e talvolta senza che l’azienda abbia visibilità precisa sulla sua posizione.
Quando qualcosa non va come previsto, la domanda che nessun Travel Manager vorrebbe sentirsi rivolgere arriva inevitabilmente: avevate presidiato questo?
Questo articolo nasce per rispondere a quella domanda prima che diventi inevitabile.
Il duty of care è un obbligo legale
Prima di valutare possibili soluzioni, vale la pena definire con precisione a cosa stiamo facendo riferimento. Il duty of care, letteralmente il “dovere di diligenza”, è l’obbligo da parte del datore di lavoro di garantire la sicurezza dei propri dipendenti anche durante le trasferte lavorative. Non si tratta di una buona pratica né di un tema accessorio da inserire nell’agenda ESG per finalità reputazionali: è un obbligo giuridico, sancito in forma esplicita o implicita dalla normativa vigente nei principali Paesi industrializzati.
In Italia, il Decreto Legislativo 81/2008 – il cosiddetto Testo Unico sulla Sicurezza – estende la responsabilità del datore di lavoro alla tutela della salute e sicurezza dei dipendenti durante lo svolgimento dell’attività lavorativa, incluse le trasferte. Il quadro normativo europeo e internazionale va nella stessa direzione, con differenze di dettagli tra Paesi ma con un principio comune: l’azienda risponde della sicurezza dei propri dipendenti mentre questi operano nell’interesse dell’organizzazione.
Ciò significa che se un collaboratore subisce un danno durante una trasferta, e il danno è riconducibile a una gestione inadeguata della mobilità aziendale, l’azienda può essere chiamata a rispondere, non solo sul piano morale.
Tra le aree più esposte a questo rischio rientra il noleggio auto, uno dei segmenti più critici proprio per l’elevata variabilità che lo caratterizza: operatori diversi in ogni Paese, standard assicurativi non uniformi, condizioni contrattuali spesso locali e poco trasparenti, livelli qualitativi dei veicoli non sempre omogenei e un’assistenza in caso di emergenza che può risultare frammentata o difficilmente accessibile.
La mappa del rischio: cosa può andare storto nel noleggio auto internazionale
Per comprendere perché un accordo globale strutturato non sia un optional, è utile mappare concretamente le situazioni di rischio che un’azienda affronta quando la gestione del noleggio auto internazionale è frammentata o non presidiata.
Il rischio assicurativo
Le coperture assicurative nel noleggio auto variano in modo significativo da Paese a Paese e da operatore a operatore. Ciò che in Europa è considerato standard – come la copertura kasko, la responsabilità civile verso terzi o l’assistenza stradale – in molti mercati extraeuropei non è garantito allo stesso modo, oppure è soggetto a esclusioni rilevanti che risultano difficili da intercettare per chi non ha esperienza specifica, soprattutto quando si tratta di contratti in lingua locale firmati rapidamente al banco del noleggio.
Il risultato è che il dipendente può trovarsi in una situazione in cui il sinistro è avvenuto, ma la copertura non è operativa: perché l’incidente si è verificato su una strada non asfaltata, perché guidava è avvenuta fuori dagli orari consentiti, perché ha dichiarato il sinistro in ritardo, perché la definizione di “danno coperto” nel contratto locale esclude esattamente la fattispecie verificatasi. In questi casi, la responsabilità ricade inevitabilmente sul dipendente e, per estensione, sull’azienda che non ha adeguatamente presidiato il processo.
Il rischio operativo in caso di emergenza
Un veicolo in panne su un’autostrada brasiliana alle 3:00 di notte. Un incidente in una zona rurale del Sud-Est asiatico. Una chiave smarrita a Dubai durante un week-end che include un viaggio bleisure. In tutte queste situazioni, il dipendente ha bisogno di un numero di telefono che risponda, di qualcuno che parli una lingua a lui comprensibile, di un interlocutore con l’autorità e gli strumenti per risolvere il problema.
Un noleggio prenotato su un portale consumer da un operatore locale non garantisce questo livello di supporto. Un accordo corporate con un network globale come Locauto ed Enterprise Rent-A-Car invece sì: un servizio di assistenza operativo 24 ore su 24 in ogni Paese della rete e procedure di emergenze già definite all’interno dell’accordo quadro.
Il rischio di compliance documentale
In molti Paesi, guidare senza patente di guida internazionale o senza una traduzione certificata costituisce un’infrazione. In altri Paesi, le normative cambiano frequentemente e non sono facilmente accessibili a chi non presidia il mercato locale. Un operatore locale che non ha visibilità sul profilo del cliente e non è responsabile della sua tutala, difficilmente segnalerà questi requisiti al momento della prenotazione o del ritiro del veicolo.
Un network globale strutturato, con procedure standard per ogni Paese, garantisce che queste informazioni vengano fornite prima della partenza.
Il rischio reputazionale e legale
L’aspetto che le aziende tendono a sottovalutare fino al momento in cui non si manifesta è il rischio legale e reputazionale derivante da una gestione inadeguata del duty of care. In caso di incidente grave, con un dipendente coinvolto su un veicolo noleggiato senza accordo aziendale, in un Paese estero, senza copertura assicurativa adeguata e senza supporto operativo, l’azienda non si trova solo ad affrontare un costo economico significativo. Si trova in una posizione difensiva complessa, esposta verso il dipendente, la sua famiglia, l’opinione pubblica e potenzialmente anche in sede legale.
Perché un accordo globale Locauto – Enterprise Rent-A-Car è una risposta strutturale
La risposta a questo insieme di rischi non è né una polizza assicurativa aggiuntiva né una circolare interna che ricorda ai dipendenti di fare attenzione. È piuttosto un accordo corporate strutturato con un operatore globale affidabile, che copra in modo uniforme tutti i mercati in cui l’azienda opera.
Ed è esattamente quello che la partnership tra Locauto ed Enterprise Rent-A-Car consente alle aziende italiane di costruire.
I vantaggi sono innanzitutto economici: tariffe negoziate e maggiore prevedibilità dei costi generano un impatto concreto e misurabile. Ma il valore reale dell’accordo è un altro: trasformare il noleggio auto internazionale da area grigia di rischio a processo presidiato, con standard definiti, responsabilità chiare e supporto operativo garantito e costante.
Standard uniformi in 90 Paesi
Enterprise Rent-A-Car opera in oltre 90 Paesi con un livello di standardizzazione dei processi e della qualità del servizio che rappresenta di per sé una garanzia. Le condizioni negoziate a livello corporate con Locauto – incluse coperture assicurative, standard della flotta e procedure di assistenza stradale – vengono applicate in modo uniforme e coerente in tutto il network.
Per un Travel e Mobility Manager, questo si traduce in un elemento chiave: il dipendente che noleggia a Toronto riceve lo stesso livello di servizio e le stesse tutele assicurative di quello che noleggia a Milano. La variabilità, che è il principale nemico del duty of care, è quindi strutturalmente ridotta.
Coperture assicurative definite nell’accordo
Uno degli elementi più rilevanti di un accordo corporate con un network globale è la possibilità di definire in anticipo le coperture assicurative incluse nel noleggio, eliminando la necessità di decisioni estemporanee al banco del noleggio in un Paese straniero.
Con Locauto ed Enterprise Rent-A-Car, le coperture vengono negoziate in sede contrattuale in Italia, con un interlocutore che conosce il cliente e ha la possibilità di strutturare soluzioni coerenti con le sue esigenze di mobilità e rischio. Il dipendente in trasferta non deve valutare in autonomia se aggiungere la copertura kasko o la protezione per i cristalli: tali decisioni sono già state prese a monte, in modo razionale e documentato.
Questa impostazione riduce il rischio di sotto copertura dovuto a scarsa conoscenza, fretta o logiche di risparmio improvvisate e consente all’azienda di dimostrare, in caso di contenzioso, di aver adottato misure adeguate di diligenza nella gestione della mobilità dei propri dipendenti.
Assistenza operativa H24 in tutto il network
Il secondo elemento critico del duty of care è la reperibilità. In caso di emergenza, il dipendente deve poter contare su un supporto operativo reale, in grado di rispondere, comprendere e attivare soluzioni concrete.
Il network Enterprise Rent-A-Car garantisce assistenza operativa 24 ore su 24 in tutti i Paesi coperti, attraverso strutture locali organizzate secondo procedure standardizzate. Quando un dipendente si trova in difficoltà con il veicolo a Singapore alle 2:00 di notte, non è solo: esiste un numero dedicato che risponde, conosce le condizioni dell’accordo aziendale e può attivare immediatamente le procedure vei di assistenza stradale o di sostituzione del veicolo previste dal contratto.
Ciò rappresenta una tutela legale importante per l’azienda in caso di contestazione sul duty of care, , ma anche un elemento concreto di sicurezza percepita per il viaggiatore.
Tracciabilità e reportistica come strumento di governance
Un ulteriore aspetto spesso sottovalutato degli accordi corporate per il noleggio auto è la tracciabilità dei dati che generano. Ogni noleggio effettuato attraverso Locauto ed Enterprise Rent-A-Car è registrato, attribuibile a un centro di costo e disponibile per la reportistica aziendale anche a livello globale.
Questo consente al Travel e Mobility Manager di avere una visione in tempo reale di quanti dipendenti stanno noleggiando auto, dove, con quale tipologia di veicolo e a quale costo. Permette inoltre di verificare la coerenza con la travel policy o car policy e d individuare eventuali deviazioni comportamentali. Infine, offre un indicatore anticipatorio: l’aumento dei noleggi in determinati mercati può segnalare la necessità di aggiornare le procedure di risk assessment.
La tracciabilità diventa così un tema di controllo dei costi ma anche uno strumento di governance del rischio: consente di identificare in anticipo le aree di esposizione e di intervenire in modo proattivo, prima che il rischio si materializzi in un danno.
Il vantaggio specifico per le PMI per noleggio auto internazionale
C’è un aspetto che intercetta una delle preoccupazioni più ricorrenti delle aziende medie italiane quando si parla di noleggi internazionali.
Le grandi multinazionali dispongono di team dedicati al travel management, funzioni legali che presiedono il duty of care e accordi diretti con i principali operatori mondiali del noleggio auto. Le PMI, nella maggior parte dei casi, non hanno questa struttura. E questo le espone a un rischio sproporzionato rispetto alle loro dimensioni: i dipendenti viaggiano con la stessa frequenza di un’azienda grande, in destinazioni altrettanto complesse, ma senza le stesse tutele operative.
La partnership Locauto ed Enterprise Rent-A-Car contribuisce a riequilibrare questo divario in modo concreto. Il contratto viene negoziato in Italia, con un interlocutore locale che conosce il mercato e ha la capacità di costruire un accordo in modo adeguato alle dimensioni e alle esigenze specifiche dell’azienda. Tuttavia, le tutele operative che ne derivano – la rete di assistenza globale, gli standard uniformi, le coperture assicurative definite, la tracciabilità dei noleggi – sono equivalenti a quelle di una grande impresa.
In questo modo, una PMI con dieci dipendenti in trasferta internazionale può accedere a un livello di presidio del duty of care paragonabile a quello di una multinazionale con centinaia o migliaia di viaggiatori. Ed è questo il valore concreto di un network globale accessibile attraverso un accordo locale come Locauto ed Enterprise Rent-A-Car.
Vuoi capire come strutturare un accordo corporate per il noleggio auto internazionale che risponda agli obblighi di duty of care della tua azienda? Contatta il team commerciale Locauto per un’analisi personalizzata delle esigenze di mobilità internazionale della tua organizzazione.
I.P.
Immagine generata con AI Gemini
