Il manuale del business travel e travel manager

In questo articolo desideriamo offrire ai nostri lettori alcuni aspetti salienti per conoscere le varie attività che svolge il travel manager aziendale e gli aspetti caratterizzanti del processo di travel management. Sebbene sia un argomento in grande evoluzione, vogliamo dedicare ai nostri membri della community più giovani alcuni passaggi fondamentali per la comprensione di questo settore. Il Manuale del business travel è quindi un primo step per un percorso di conoscenza del business travel e del corporate travel manager.

Innanzitutto partiamo da che cosa è il business travel: il business travel si riferisce ai viaggi d’affari effettuati dai dipendenti di un’azienda o di un’organizzazione per ragioni lavorative come incontri con clienti, partecipazione a conferenze o eventi di settore, visite a fornitori, e così via.

Quali sono le differenze tra business travel, leisure, bleisure e workation?

Il business travel si differenzia dal leisure- – bleisure travel e dal workation in base al motivo principale che spinge la persona a viaggiare.

Il business travel è un viaggio effettuato da una persona per lavoro o per motivi commerciali-business. In genere, il motivo principale del viaggio è legato all’attività professionale della persona, come incontrare clienti, partecipare a conferenze o incontri di lavoro, ispezionare siti di produzione, e così via. Ma la motivazione può essere anche quella di un viaggio d’affari per acquistare o individuare nuovi fornitori, oppure un viaggio di carattere educativo dove vengono formate persone per, ad esempio, l’utilizzo di un nuovo macchinario oppure sulla nuova strategia aziendale ecc.. In pratica un viaggio business travel ha sempre una ragione di business legata all’attività dell’azienda.

Il leisure travel, invece, è un viaggio effettuato per motivi di svago, piacere o turismo. La persona che viaggia durante il tempo libero ha come obiettivo principale quello di rilassarsi, divertirsi e scoprire nuovi luoghi e culture. Questo tipo di viaggio può essere organizzato in autonomia o attraverso agenzie di viaggio specializzate.

Il workation, infine, è una forma ibrida di viaggio che combina elementi di lavoro e di vacanza. Si tratta di un’opzione sempre più popolare, in cui la persona lavora in remoto mentre si trova, ad esempio, in un luogo turistico. Questo tipo di viaggio consente di unire l’utile al dilettevole, sfruttando la flessibilità del lavoro a distanza per scoprire nuovi luoghi e culture senza rinunciare alle responsabilità lavorative.

Tra le motivazioni del viaggiare non dobbiamo dimenticare anche il bleisure travel. Il termine “bleisure” è una combinazione di due parole, “business” e “leisure”, ed è utilizzato per descrivere un tipo di viaggio d’affari che prevede anche un componente di svago o turismo. In altre parole, il bleisure è una pratica che consente ai viaggiatori d’affari di estendere il loro soggiorno in un luogo di lavoro per includere del tempo libero per esplorare e godersi la destinazione.

Ad esempio, un viaggiatore d’affari che deve andare a una conferenza in una città straniera potrebbe estendere il suo soggiorno di uno o due giorni per visitare i luoghi di interesse della città o per godersi qualche giorno di relax dopo l’impegno lavorativo. In questo modo, il viaggiatore può combinare l’esperienza di lavoro con il piacere del viaggio. La pratica del bleisure è diventata sempre più comune negli ultimi anni, grazie alla crescente flessibilità lavorativa e alla disponibilità di opzioni di viaggio e soggiorno più economiche e convenienti. Tuttavia, è importante che i dipendenti rispettino le politiche dell’azienda in merito ai viaggi d’affari e al rimborso delle spese, per evitare problemi di conformità o di etica aziendale.

Il Travel Manager nelle aziende, cosa fa e come gestisce i viaggi di lavoro

Di corporate Travel Manager ne avevamo parlato in modo approfondito in questo articolo (https://www.travelforbusiness.it/limportanza-del-corporate-travel-manager-per-una-travel-policy-aziendale-migliore/ ), ma nel testo che segue lasciamo qualche dettaglio per la comprensione di questo importante ruolo professionale.

Innanzitutto partiamo da chi è il Travel Manager. Il corporate travel manager è una figura professionale che ha il compito di gestire e coordinare i viaggi d’affari all’interno di un’organizzazione. Il suo ruolo è quello di assicurare che tutti i viaggiatori d’affari dell’azienda possano viaggiare in modo efficiente, sicuro e conveniente, rispettando allo stesso tempo le politiche aziendali. Negli ultimi anni si è affermato anche uno degli importanti obiettivi che ha il travel manager: assicurare la massima produttività del viaggiatore d’affari, con la capacità di calcolare il Business Travel ROI.

Il corporate travel manager ha una vasta gamma di responsabilità, tra cui:

1. Definizione delle politiche di viaggio: il corporate travel manager ha il compito di definire le politiche di viaggio dell’azienda, in modo da garantire che i viaggiatori d’affari possano viaggiare in modo conveniente e in linea con gli obiettivi e i budget dell’azienda, e al contempo assicurare la produttività e benessere del viaggiatore d’affari.
2. Gestione delle prenotazioni: il corporate travel manager coordina le prenotazioni di viaggio dei dipendenti, assicurandosi che i viaggiatori abbiano le informazioni necessarie e le prenotazioni corrette per il loro viaggio.
3. Gestione delle spese: il corporate travel manager si occupa di gestire e monitorare le spese di viaggio dell’azienda, cercando di ottimizzare i costi e mantenere i viaggiatori all’interno dei budget previsti, assicurando sicurezza e benessere.
4. Gestione dei fornitori: il corporate travel manager ha il compito di gestire i rapporti con i fornitori di servizi di viaggio, come le compagnie aeree, le agenzie di viaggio- travel management company, gli hotel e i diversi providers di servizi per la mobilità – inclusi quelli tecnologici- per ottenere le migliori condizioni e garantire il miglior servizio e benessere per i viaggiatori d’affari.
5. Monitoraggio delle performance: il corporate travel manager si occupa di monitorare le performance delle politiche di viaggio dell’azienda, cercando di identificare le aree di miglioramento e di implementare nuove politiche per migliorare l’efficienza e la sicurezza dei viaggiatori.

Per ottimizzare i costi, i travel manager possono utilizzare tecniche di negoziazione con i fornitori, come compagnie aeree e alberghi, per ottenere accordi preferenziali e condizioni tariffarie specifiche per la propria azienda. Inoltre, possono implementare politiche di spesa rigorose per i dipendenti, come limiti di spesa e approvazioni obbligatorie, per evitare sprechi e ottimizzare la spesa del business travel aziendale. Le politiche di viaggi (travel policy) possono però essere anche uno strumento efficace per raggiungere gli obiettivi dell’azienda. Rigorose sì, ma con un occhio alla produttività e al business dell’organizzazione.

La Travel Policy, lo strumento per la gestione del business travel management

Uno degli strumenti utilizzati dall’azienda e dal travel manager è la Travel Policy. La travel policy è un documento essenziale che stabilisce le regole, linee guida e i requisiti per i viaggi d’affari dell’azienda. La travel policy dovrebbe includere informazioni su limiti di spesa, mezzi di trasporto autorizzati, sistemazioni, politiche di rimborsi spese e altre disposizioni importanti. Inoltre, nelle travel policy moderne, si fa riferimento anche al modo di viaggiare sostenibile, con suggerimenti e indicazioni per raggiungere gli obiettivi di riduzione delle emissioni CO2 nelle trasferte di lavoro.

La travel policy dovrebbe essere comunicata in modo chiaro e regolarmente aggiornata per assicurarsi che i dipendenti siano a conoscenza delle politiche e delle procedure per i viaggi d’affari. Scopri in questo articolo di approfondimento come farlo https://www.travelforbusiness.it/come-comunicare-la-travel-policy-ai-propri-dipendenti/

La creazione e l’implementazione di una travel policy efficace può aiutare a gestire i viaggi d’affari all’interno dell’azienda e a mantenere ad esempio i costi sotto controllo o più in generale le politiche di viaggio stabilite dall’azienda. Ma come creare una perfetta Travel Policy? Qui vi indichiamo i 5 aspetti salienti che un Travel Manager dovrebbe considerare per implementare e gestire una travel policy aziendale:

1. Analisi dei dati e definizione degli obiettivi: prima di creare una travel policy, è importante raccogliere dati sui viaggi d’affari passati dell’azienda e definire gli obiettivi che si vogliono raggiungere. Questi obiettivi potrebbero includere la riduzione dei costi dei viaggi d’affari, l’aumento della produttività dei dipendenti in viaggio, la salvaguardia della sicurezza dei dipendenti in viaggio, ecc.
2. Creazione della policy: la travel policy deve essere scritta in modo chiaro e conciso, includendo tutti gli aspetti importanti dei viaggi d’affari, come la scelta dei mezzi di trasporto, la sistemazione, la gestione delle spese e le politiche di rimborso. È importante coinvolgere i dipendenti e gli stakeholder chiave nell’elaborazione della travel policy per garantire che sia efficace e adattata alle esigenze dell’azienda.
3. Comunicazione e formazione: una volta creata la travel policy, è importante comunicarla in modo chiaro a tutti i dipendenti dell’azienda che effettuano viaggi d’affari. È anche importante fornire formazione sui dettagli della travel policy, come ad esempio i limiti di spesa e le politiche di rimborso, per garantire che i dipendenti comprendano le politiche e le procedure da seguire.
4. Implementazione e monitoraggio: dopo la comunicazione e la formazione dei dipendenti, la travel policy può essere implementata. È importante monitorare costantemente l’efficacia della travel policy, attraverso la raccolta di feedback dai dipendenti e il monitoraggio dei costi e dei risultati dei viaggi d’affari. Questo può aiutare a identificare eventuali problemi e a apportare modifiche alla travel policy per migliorarne l’efficacia.
5. Aggiornamento della policy: la travel policy deve essere aggiornata regolarmente per riflettere i cambiamenti nei requisiti dell’azienda e nel mercato dei viaggi d’affari. Ad esempio, l’aggiunta di nuovi fornitori di servizi o l’introduzione di nuove tecnologie per la gestione dei viaggi d’affari potrebbero richiedere modifiche alla travel policy.

Gestire il processo Travel and Expense

Una delle attività principali che vede coinvolto il travel manager in azienda è la gestione del processo di Travel and Expense. Tale gestione è necessaria non solo per controllare le politiche di viaggio ma anche per gestire in modo efficiente i viaggi d’affari all’interno dell’azienda. Si consideri che la gestione del processi di travel management pesano dal 20% al 40% sul totale dei costi del travel management. In questo articolo di apprendimento scoprirai come “Progettare il Travel Management aziendale” e qui “Gli errori da evitare nella gestione dei viaggi“

Quali sono le modalità che il travel manager dovrebbe considerare per gestire il processo di travel management in azienda?

Qui vi indichiamo sinteticamente alcuni aspetti essenziali per il travel manager.

Strumenti di prenotazione: il travel manager sceglie e gestisce gli strumenti di prenotazione dei viaggi, come le piattaforme online di prenotazione o le piattaforme specifiche realizzate dalle agenzie di viaggio – travel management company, per garantire che i viaggiatori possano prenotare in modo efficiente e rispettando le politiche dell’azienda. Anche il processo di prenotazione è fondamentale, inserito nella travel policy, ma coordinato anche dagli stessi strumenti di prenotazione. Questo permetterà di controllare le richieste di viaggio e garantire che siano in linea con le politiche dell’azienda. Inoltre, un buon strumento di prenotazione permette di ridurre i costi occulti del travel management anche del 30%.

Gestione delle spese: il travel manager definisce le politiche di rimborso delle spese dei viaggiatori, che includono le regole per il rimborso delle spese di viaggio e dei pasti, nonché i limiti di spesa per ciascuna categoria di spesa.

Strumenti di gestione delle spese: il travel manager si impegna affinché gli strumenti di gestione delle spese dei viaggiatori, come le carte di credito aziendali e i software di gestione delle spese, per semplificare il processo di rimborso e di controllo delle spese, siano correttamente implementati all’interno della propria organizzazione.

Monitoraggio delle performance: il travel manager monitora le performance del processo di T&E dell’azienda, utilizzando metriche come il costo medio per viaggio o il tasso di conformità alle politiche di viaggio, per identificare le aree di miglioramento e implementare nuove politiche. Inoltre il travel manager moderno realizza valutazioni delle performance dei viaggi di lavoro anche basate sulla produttività del viaggiatore, il total cost of travel (o Total Cost of Mobility nella sua definizione più ampia).

Travel Security Management, cosa fa il travel manager in azienda

Abbiamo più volte parlato di Travel Security all’interno della nostra Community. Guarda qui i due articoli di approfondimento:

• Prima puntata https://www.travelforbusiness.it/travel-security-management-prima-parte/

• Seconda puntata https://www.travelforbusiness.it/duty-of-care-nel-travel-management-come-realizzare-una-travel-security-policy-seconda-puntata/

Il travel security, ovvero la sicurezza dei viaggiatori d’affari, è una delle principali preoccupazioni per le aziende che inviano i propri dipendenti in viaggio di lavoro ed è per questo motivo che il travel manager gioca un ruolo cruciale nella gestione della sicurezza dei viaggiatori e nel garantire che i loro viaggi siano il più sicuri possibile.

Il travel manager può intraprendere molte azioni per garantire la sicurezza dei viaggiatori d’affari, tra cui l’analisi dei rischi, la pianificazione dei viaggi, la formazione dei dipendenti, l’assistenza in caso di emergenza e la pianificazione per la continuità del business. La sicurezza dei viaggiatori d’affari è infatti un aspetto critico per il successo delle attività di business dell’azienda, e il travel manager svolge un ruolo importante nel garantirlo.

Le azioni che un travel manager può mettere in pratica per garantire la sicurezza dei viaggiatori d’affari?

Qui ve ne elenchiamo alcune, anche se non esaustive. Guarda qui l’approfondimento su Standard ISO 31030 Travel Risk Management – Guidance for Organizations

• Analisi dei rischi: il travel manager dovrebbe effettuare un’analisi dei rischi per identificare le potenziali minacce e rischi legati al viaggio, come il crimine organizzato, il terrorismo, i disastri naturali, le malattie e le condizioni meteorologiche avverse.
• Pianificazione dei viaggi: il travel manager dovrebbe pianificare i viaggi in modo da minimizzare i rischi per i viaggiatori. Ciò potrebbe includere la scelta, ad esempio, di destinazioni sicure, il prenotare alloggi in zone sicure e l’utilizzo di mezzi di trasporto sicuri.
• Formazione dei dipendenti: il travel manager dovrebbe fornire ai dipendenti informazioni sulle misure di sicurezza da adottare durante il viaggio, come ad esempio evitare determinate zone, non mostrare segni di ricchezza, seguire le norme locali e comunicare sempre la loro posizione.
• Assistenza in caso di emergenza: il travel manager dovrebbe fornire assistenza in caso di emergenza ai dipendenti in viaggio, come ad esempio fornire informazioni sulle procedure di evacuazione e sulle risorse di sicurezza locali.
• Pianificazione per la continuità del business: il travel manager dovrebbe pianificare per la continuità del business in caso di emergenze o di interruzioni dei viaggi, come ad esempio fornire alternative per le attività di business o per il ritorno a casa dei dipendenti.

Inoltre, il travel manager dovrebbe mantenere costantemente aggiornate le politiche di viaggio dell’azienda per riflettere i cambiamenti nella situazione di sicurezza e adottare misure di sicurezza aggiuntive in caso di minacce imminenti.

Green Travel Policy, perché è importante

Concludiamo questo primo manuale per presentarvi l’argomento della Green Travel Policy, ovvero la politica di viaggio aziendale eco-sostenibile, quale opportunità per le aziende per dimostrare la propria responsabilità sociale e ridurre l’impatto ambientale dei viaggi d’affari. Infatti dimostrare una forte responsabilità sociale è diventato un obiettivo strategico per molte aziende. La green travel policy può quindi essere di supporto nell’adozione di comportamenti sostenibili e nella riduzione dell’impatto ambientale dei viaggi d’affari.

Ci sono anche altri importanti aspetti da considerare per una travel policy green e sostenibile come ad esempio l’attrattività per i talenti: le aziende che dimostrano una forte responsabilità sociale e che adottano politiche eco-sostenibili sono più attraenti per i potenziali dipendenti. La green travel policy può quindi essere utilizzata come strumento di recruiting.

Tale attenzione si traduce quindi anche in una migliore reputazione aziendale nei confronti dei clienti, dei fornitori e degli stessi investitori. Infine, da non dimenticare, è il beneficio per il viaggiatore poiché potrà godere di un viaggio più eco-friendly. Incentivare il comportamento eco-friendly può essere un modo per migliorare la politica di viaggio complessiva dell’azienda.

Cosa può fare Travel for business per il Travel Manager

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