L’importanza del Corporate Travel Manager per una travel policy aziendale migliore

Travel Policy

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Il Corporate Travel Manager gestisce le trasferte di lavoro dei dipendenti. Oltre ad acquistare biglietti e stringere partnership con agenzie di viaggi e fornitori di servizio, ecco di cosa si occupa questa figura professionale.

Fino ad un po’ di tempo fa occuparsi delle trasferte lavorative dei dipendenti sembrava quasi un lavoro amministrativo. Recentemente, da quando viaggiare è diventato sempre più fluido e con l’affermarsi della multicanalità e di nuove logiche di ubiquità dei collaboratori, è emersa l’evidenza che organizzare trasferte lavorative sia un’occupazione di tipo manageriale full time. Il Corporate Travel Manager rappresenta quindi una figura chiave all’interno dell’azienda che contribuisce ad ottimizzare la logistica, e quindi le spese dei viaggi di lavoro, ottimizzare i processi interni e la qualità dei viaggi in chiave sicura e sostenibile. Tra le sue tante mansioni, oltre a gestire i costi, supervisionare i budget e fare networking con potenziali partner, il Corporate Travel Manager si occupa di redigere e mantenere un controllo attivo e propositivo della travel policy aziendale

Di cosa si occupa il Corporate Mobility Manager?

Il Corporate Mobility Manager entra a pieno nelle dinamiche aziendali dal punto di vista delle risorse umane. Sempre più orientato verso la sostenibilità sociale e ambientale delle trasferte, questo professionista supervisiona ogni aspetto della “business mobility”: dalle categorie di trasporti ammesse al corretto impiego delle carte di credito, fino alle ricollocazioni di budget per i viaggi aziendali e i benefit da concedere al personale in trasferta. Senza dimenticare che l’ottimizzazione delle spese e la riduzione dei costi resta un obiettivo fondamentale della sua attività. 

Oltre ad individuare le aree del business travel che consentono di far risparmiare l’azienda, è necessario trovare il modo di non compromettere il benessere del dipendente in trasferta. Tale impegno non solo valorizza l’investimento della spesa ma con la giusta lungimiranza assicura il giusto benessere ai dipendenti, dal momento che la soddisfazione del capitale umano è la principale risorsa di qualunque azienda. Il 75% dei Travel Manager intervistati in un recente studio di Gbta considera parimenti la soddisfazione del viaggiatore una priorità da perseguire.

Come gestisce il Travel Mobility Manager la travel policy aziendale?

Tutti questi obiettivi possono essere tenuti insieme e raggiunti attraverso una gestione più smart e tecnologica della travel experience. Il Corporate Mobility Manager mette a sistema tutte queste linee guida stilando una travel policy, mantenendo poi un controllo attivo e propositivo su questo documento. 

Cos’è la travel policy aziendale

La travel policy è costituita dall’insieme delle norme con cui l’azienda determina, gestisce, monitora e ottimizza i costi dei viaggi aziendali. Ad esempio tra queste linee guida viene indicata una determinata categoria di hotel oppure vengono specificate le tipologie di trasporti a cui far riferimento per pianificare una trasferta di lavoro. Ma all’interno della travel policy aziendale sono incluse al dettaglio le regole per l’organizzazione degli spostamenti, oltre ai tetti massimi di spesa da destinare a ciascun viaggiatore (essendo allo stesso tempo consapevole del diverso carovita a seconda dei paesi di destinazione). Il Travel Manager non solo deve essere perfettamente a conoscenza di questi aspetti, e di molti altri ovviamente, ma deve essere in grado di metterli in pratica ottimizzando sempre più le risorse senza sacrificare le comodità dei dipendenti. 

Tendenzialmente la travel policy aziendale include:

  • i principi guida brevemente elencati, i quali costituiscono i principi fondamentali che guidano le politiche da adottare da parte del Travel Manager. Ad esempio la volontà di semplificare i processi o di risparmiare le risorse;
  • le procedure da seguire e che descrivono come mettere in atto i principi guida, possibilmente offrendo esempi utili per comprendere come mettere in pratica la gestione dei viaggi e delle spese relative. È sotto questo cappello che solitamente si trovano le indicazioni per prenotare i viaggi,  come la categoria di alberghi o di mezzi da tenere in considerazione o con quanto anticipo acquistare i biglietti;
  • le procedure pratiche di rendicontazione spiegano ad esempio la nuova rendicontazione elettronica, come usare gli strumenti di pagamento digitali o i software assunti dall’azienda per aggiornare i dati in tempo reale e valutare il regime di rendicontazione digitale
  • la tipologia dei rimborsi prescelti dall’azienda; se ad esempio adottare la soluzione analitica o il rimborso forfettario e in quali casi;
  • i massimali di spesa per ogni dipendente in trasferta, relativamente alle voci previste nel rimborso delle spese di viaggio, quanto può spendere al giorno o quanto può spendere in base ad altri parametri.

Compiti del Travel Mobility Manager rispetto alla travel policy aziendale

Se la travel policy aziendale è il documento di partenza, tra i compiti periodici del Travel Mobility Manager c’è il compito di controllare annualmente la travel policy aziendale e di proporre modifiche e miglioramenti, sia sulla base del bilancio annuale delle note spese per le trasferte sia raccogliendo i risultati dei questionari sottoposti ai dipendenti e i diversi dati dei fornitori di servizio.

I cambiamenti e le migliorie che di volta in volta vengono suggerite per la travel policy aziendale da parte del Travel Mobility Manager sono motivati da diverse cause. Ad esempio i cambiamenti normativi a livello nazionale costringono a modificare il modo di gestire i rimborsi spese e di conseguenza ad aggiornare la policy aziendale; il caso più recente è stato l’obbligo di digitalizzare la documentazione di spesa. Ma anche il contesto innovativo e le tendenze di settore, pensiamo alla frontiera della sharing economy che prende sempre più piede e che sta trasformando anche le abitudini e i valori dei dipendenti. 

Proprio il personale è una risorsa chiave affinché la policy aziendale sia uno strumento vincente. Per incentivare e facilitare il rispetto delle procedure istituite dalla travel policy, il Travel Mobility Manager deve diffondere una cultura aziendale che faccia propria i principi guida espressi dal documento. Ad esempio trasmettere l’importanza di un approccio il più sostenibile possibile alle trasferte di lavoro è essenziale affinché i dipendenti comprendano le scelte logistiche e le condividano, piuttosto che stigmatizzarle come decisioni poco orientate alla comodità del personale in trasferta. Ma affinché ciò sia percepito come una dimostrazione di quanto conta per un travel manager il benessere dei viaggiatori serve educare il personale dell’azienda.

Come realizzare un progetto di revisione e aggiornamento della Travel Policy

In Travel for business disponiamo del “Travel Policy Builder” che aiuta a redigere e aggiornare la travel policy delle aziende. Il nostro metodo permette di ottimizzare la spesa legata al business travel e di attualizzare la strategia aziendale dei nostri clienti.

Le fasi di un progetto Travel Policy

Assessment generale e dei processi interni
Effettuiamo una valutazione completa del processo di approvazione, pianificazione, approvvigionamento, esecuzione, pagamento, riconciliazione delle spese, analisi dei dati, reporting e soluzioni tecnologiche.

Audit costi business travel e definizione kpi
Stabiliamo i punti di riferimento e gli obiettivi da raggiungere

Audit della agenzia di viaggio e definizione kpi per il monitoraggio

Definiamo il metodo di controllo e monitoraggio dei livelli di servizio

Valutazione soluzioni sostenibili e sicure

Integriamo gli aspetti della sicurezza e del viaggiare sostenibile

Redazione della Travel Policy
Ci occupiamo della redazione della politica di viaggio in base ai piani definiti e organizzati nelle precedenti fasi

I nostri punti di forza

Da sempre noi di Travel for business forniamo ai nostri clienti una gamma di servizi di consulenza professionale per costruire, progettare e attuare insieme i piani di corporate travel management più efficaci.

Le nostre soluzioni e le nostre raccomandazioni sono imparziali e obiettive su tutti i processi e le prestazioni in relazione alla politica di viaggio aziendale e all’identikit del cliente.

Chiedi ora la consulenza degli esperti: consulenza@travelforbusiness.it

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