Indipendentemente dall’esistenza di processi organizzati o da attività estemporanee, nelle aziende è indispensabile conoscere come si svolgono le attività concernenti i viaggi e le trasferte. Serve cioè conoscere i processi di travel management.
Sapere chi viaggia, quali motivi generano la necessità, qual è la destinazione più frequente. Sono solo alcune informazioni di base per poter pianificare e programmare i viaggi d’affari con metodo e per tempo, avendo ben chiari i progetti di sviluppo commerciali e di vendita aziendale.
Queste attività, collegate fra loro, determinano dei veri e propri processi aziendali che, come per qualsiasi altro, richiedono investimento di risorse economiche e di personale.
La verifica dei processi di travel management
Misurare i giorni medi di trasferta annui e riuscire in essi a inserire meno viaggi e più appuntamenti, sono un esempio di come si possa migliorare l’efficacia commerciale e ridurre i costi del business travel. Molto utile è anche valutare la possibilità di intervallare i viaggi con altre modalità di interazione, come le call e le videoconferenze, oggi più che mai un mezzo familiare per incontrarsi da remoto.
Ti sarà prima di tutto utile chiederti quali sono nella tua azienda i processi di:
- prenotazione,
- autorizzazione della trasferta e dei servizi extra standard
- rilascio dei documenti di viaggio
- rendicontazione
- pagamento delle fatture e dei rimborsi
Queste sono le principali attività che chi si occupa di viaggi dovrebbe svolgere. Ma chi deve svolgerle in azienda? E in che modo vengono portate a termine? Come molte volte accade, l’abituale pratica è molto più articolata di quello che pensiamo, con diversi passaggi in più di quelli che sarebbero necessari. Durante la tua verifica, potresti riscontrare diverse ri-lavorazioni e inefficienze operative dovute semplicemente alla scarsa attenzione posta su queste attività.
Gli errori da evitare nella gestione dei viaggi
Analizzando i processi inerenti, le sorprese non mancheranno. Ti potresti accorgere per esempio che:
- la pianificazione del viaggio è fatta sempre in tempi ristretti, anche quando sarebbe possibile il contrario, non consentendo di usufruire di sconti e promozioni
- l’iter autorizzativo dei servizi extra standard non è ben definito: rallenta il processo costringendo chi si occupa dell’attività a ri-lavorazioni ed a riprendere in mano diverse volte la pratica
- i tempi di rilascio dei titoli di viaggio e delle varie prenotazioni non sono brevi e certi, creano insicurezze nel viaggiatore che a sua volta effettua molteplici chiamate telefoniche di conferma
- la scelta dei servizi e degli hotel è spesso casuale e non segue una corretta politica di convenzioni e contrattualizzazione con catene e network che possono avere una diffusione nazionale e/o internazionale
Da dove iniziare
Se l’obiettivo della nostra azienda, è quello di migliorare l’efficienza, ridurre i costi e ottenere la massima soddisfazione del cliente interno, quali sono le attività conseguenti all’analisi? Ecco i primi passi da compiere:
- definire gli standard di qualità e di servizio
- individuare eventuali mancanze e inefficienze dei fornitori
- mappare i processi interni definendo ruoli e responsabilità operative
Travel management efficace: 5 consigli
Ecco 5 consigli per svolgere correttamente l’attività di travel management:
- redigi la policy in conformità alle direttive aziendali definite
- effettua una ricerca di mercato e l’acquisto dei servizi con il miglior rapporto qualità prezzo
- migliora la pianificazione e la prenotazione del viaggio
- centralizza l’amministrazione delle fatture e dei rendiconti
- occupati della gestione dei report e dei dati.
Per ognuno di questi processi è evidente che si prevedono tutta una serie di sotto processi e attività correlate che dipendono molto dal tipo di organizzazione aziendale e dalle dimensioni dell’azienda stessa.
È inoltre del tutto evidente, che i processi sono tra loro connessi e riguardano diverse funzioni aziendali che devono interagire tra loro con un unico scopo.
Ancora sui processi di travel management
Per approcciarti in maniera efficace ai processi di gestione delle trasferte aziendali devi anche considerare diversi aspetti. Ecco i principali:
- la policy aziendale è l’elemento imprescindibile dal quale si declinano tutte le scelte e gli acquisti successivi
- la ricerca di mercato e l’acquisto dei servizi dovrà essere una costante ricerca delle più vantaggiose offerte con il miglior rapporto prezzo qualità . L’utilizzo delle piattaforme tecnologiche e degli strumenti online facilita il lavoro, confrontando diverse proposte in tempi brevi e sono indispensabili per la stipulazione di contratti e convenzioni.
- la pianificazione e la prenotazione del viaggio sono le attività sulle quali focalizzare le maggiori attenzioni essendo l’essenza del travel management.
- Il successo di una missione commerciale, l’immagine aziendale, la soddisfazione del cliente sia interno sia esterno dipendono da questo processo
- l’amministrazione e la gestione contabile sono attività fondamentali sia per il pagamento dei fornitori che per rimborsare i costi sostenuti dai viaggiatori. Ai normali controlli e agli aspetti legati alle attività amministrative diventa importantissimo poter determinare i costi e attribuirli ai centri produttivi che li hanno generati. Centralizzando le attività di fatture, sistemi di pagamento e riepiloghi i vantaggi saranno notevoli.
- la gestione dei dati è infine irrinunciabile per ricontrattare in base ai volumi generati, i costi dei fornitori, monitorare i giorni di trasferta delle risorse umane, la loro incidenza sul ciclo produttivo e sulle attività commerciali o di post vendita.
L’applicazione delle tecniche Lean sarà di notevole aiuto per mappare i processi ed eliminare gli sprechi e le attività che non generano valore. L’insieme di quanto sopra descritto, accompagnati dalla rimozione delle cattive abitudini, consentirà di ottenere ottimi risultati anche nel travel management, così come avviene in altre attività aziendali.
I processi in continuo miglioramento, in ordine, con efficienza e qualità a tutti i livelli contribuiranno al controllo e alla riduzione dei costi aziendali centrando l’obiettivo predefinito.
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