Come progettare e automatizzare i processi del Travel Management

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In tutte le organizzazioni, comprese le pubbliche amministrazioni, i processi di Travel management che includono anche l’organizzazione e la rendicontazione delle trasferte, sono sempre più al centro dell’attenzione.
Un’attenzione dovuta alla necessità di ridurre e razionalizzare i costi riguardanti i viaggi di lavoro, automatizzando e migliorando nel contempo i processi gestionali, e facendo anche emergere costi occulti e spesso perdite di tempo.

Risulta vincente la capacità di analisi e l’approfondita conoscenza di quanto avviene in azienda; con le giuste competenze e l’utilizzo degli strumenti digitali adeguati, quest’attività porta a sicuri risultati e al governo sia della spesa sia della gestione.

Non esiste purtroppo una ricetta valida e uguale per tutti: ogni azienda ha le proprie caratteristiche operative, la propria policy e diversi obiettivi da raggiungere. Così come non esiste uno strumento digitale che possa andare bene per tutte le organizzazioni.

Progettare il Travel Management aziendale

Si deve progettare il travel management come un abito sartoriale, il più adeguato possibile alle misure dell’azienda stessa.
Esiste però un metodo, un modo di agire valido sempre, che se applicato porterà ottimi risultati.

Il metodo si basa su alcuni punti fondamentali:

Analizzare
• Darsi degli obiettivi
• Progettare e Programmare
• Applicare
• Verificare

Analizzare attentamente i dati in nostro possesso e fotografare la situazione presente in azienda, saranno le basi su cui poggiare le fasi successive.

Darsi degli obiettivi di miglioramento, sulla spesa, sulla qualità dei servizi acquistati ed erogati, sui tempi e modalità in cui si eseguono le attività, sulla riduzione dei tempi e degli errori che obbligano a rilavorare una nota spese.
Progettare processi efficaci e programmare azioni migliorative e interventi organizzativi.

Applicare in azienda quanto progettato e programmato in precedenza.

Verificare attraverso una nuova base dati, generata dai processi, dai feedback e dalla soddisfazione dei viaggiatori, sia l’efficacia delle azioni intraprese, sia il raggiungimento degli obiettivi predeterminati.

In questo modo sarà sempre più facile comprendere: quali attività dei nostri processi ha la necessità di essere automatizzata e verificare di quale strumento digitale dotare le nostre risorse!

Partendo dall’assunto che sul mercato oggi esistono molti strumenti digitali, in grado di rispondere e risolvere quasi tutte le nostre necessità, siano essi Self Booking Tool, in grado di gestire il processo di prenotazione, o semplicemente dei software gestionali per la riconciliazione e la rendicontazione delle note spese di trasferta, fino alla gestione “end to end”, starà a noi scegliere correttamente per non fare ingessare l’attività, da uno strumento sovradimensionato per le esigenze aziendali o da un software che fa molte cose, ma non ciò che a noi serve.

La valutazione dell’investimento aziendale in uno strumento digitale, quindi, va rapportata non solo al costo d’implementazione e ai volumi della spesa del travel dell’azienda, ma va soprattutto verificata in base alle necessità e alle carenze che intendiamo sopperire e ai risultati che vogliamo ottenere attraverso il suo utilizzo.
Un argomento affrontato in modo approfondito durante il corso di Travel & Mobility Management e che sarà riproposto nella prossima edizione di maggio 2017.

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