La vostra Travel Risk Policy in 10 passi

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Preparare il personale viaggiante è al centro delle politiche di duty of care di ogni azienda. Ecco perché una travel risk policy adeguata è un requisito fondamentale dal quale è difficile prescindere.

Sappiamo che la politica sui rischi di viaggio è uno degli obiettivi messi in primo piano dalle organizzazioni: lo ha detto anche la recente indagine realizzata da Travel for business e AITMM sul ruolo del Travel Manager dove si registra una crescente attenzione (+10%)  rispetto lo scorso anno.

Ma quante sono le aziende in Italia che hanno già adottato una Travel Risk Policy?

Salvo poche eccezioni, il processo di valutazione dei potenziali rischi per assicurare che i dipendenti viaggiatori non subiscano incidenti, danni mentali e fisici è ancora poco applicato, così come il processo di analisi dei rischi utile per rafforzare l’organizzazione in materia di sicurezza.

Un percorso ancora da affinare, a partire dai principi fondamentali che guidano una politica di sicurezza dei viaggi d’affari di una impresa. Ecco come fare la Travel Risk Policy aziendale in 10 passi.

Travel Risk Policy: 10 principi guida

Qui vi suggeriamo 10 principi chiave che possano rappresentare un buon punto di analisi e di partenza per tracciare la vostra nuova Travel Risk Policy.

1 – Valutare in anticipo i rischi di una destinazione

Spetta alla azienda adottare le misure di sicurezza idonee per tipologia di viaggiatore, motivo del viaggio e anche valutare se il viaggio deve essere davvero intrapreso. I Paesi sono principalmente classificati sulla base dei consigli di viaggio del Ministero degli Affari Esteri. Sarà fondamentale eseguire anche doppi controlli e confrontare fonti alternative, autorevoli e specializzate.

2 – Verificare l’idoneità del viaggiatore.

È fondamentale assicurarsi che i viaggiatori non mettano in pericolo la loro vita o quella di altri. Questo è possibile determinando anche l’idoneità del dipendente che viaggerà per conto dell’azienda.

3 – Preparare in anticipo il viaggiatore sulla trasferta

Il travel manager deve anticipare al viaggiatore dettagli sul viaggio, informandolo sui rischi della destinazione o possibili rischi personali, fisici e mentali. Adeguate istruzioni in materia di sicurezza dei viaggi sono gli aspetti critici di una politica di Travel Risk Management.

4 – Preparare la check security list

Si tratta di un documento che va sottoposto a ogni viaggiatore nella fase di pre-viaggio con tutte le informazioni inerenti la sicurezza.

5 – Valutare la consapevolezza del viaggiatore

Prima della partenza, è bene verificare che il viaggiatore sia consapevole del livello di rischio per una specifica trasferta.

6 – Prevedere gli imprevisti

Cercare di stabilire anche quali possono essere i possibili imprevisti e quali azioni l’azienda potrà e dovrà attivare. La classificazione del livello di rischio (alto, medio, bassa) – che include rischi come l’instabilità geopolitica, la sicurezza, i disastri naturali e le malattie endemiche – sarà fondamentale al fine di determinare anche le azioni opportune, proporzionate e pertinenti. L’azienda dovrà essere molto chiara sui campi di applicazione della politica di viaggio.

7 – Monitorare gli itinerari di viaggio

Gli itinerari di viaggio che rientrano nelle aree di rischio individuate dall’impresa vanno monitorati. Avere una panoramica delle diverse destinazioni, durata e nome dei viaggiatori aziendali sarà necessario.

8 – Valutare risorse e partner

Decidere le risorse dell’azienda e i partner consulenti esterni che potranno accedere alle informazioni e ai dati personali in caso di emergenza. Definire, inoltre, il punto di riferimento e di contatto per le segnalazioni.

9 – Valutare le specifiche assicurative

Serve valutare le specifiche delle assicurazioni e le diverse coperture idonee per Paese, viaggiatore e condizione di viaggio.

10 – Raccogliere informazioni

Incoraggiare gli stessi viaggiatori alla raccolta di informazioni e ad offrire suggerimenti sulla conformità della politica di Travel Risk Management.

Tenere traccia degli imprevisti

Ogni azienda dovrebbe anche implementare il proprio Emergency Travel Risk Plan con le linee guida utili sia per il viaggiatore sia per l’azienda. Il protocollo serve, inoltre, a mantenere una lista aggiornata degli incidenti o di eventuali emergenze valutando:

  • chi è coinvolto
  • dove è avvenuto l’incidente. Chi, oltre al proprio viaggiatore aziendale è stato coinvolto
  • la tipologia di incidente
  • che cosa è successo, se  l’incidente può ripetersi, con quale frequenza e con quale livello di nuovo rischio
  • in che modo l’azienda ha affrontato l’incidente
  • in che modo il viaggiatore aziendale ha affrontato l’incidente

Come hai compreso, l’obiettivo di una Travel Risk Policy è quello di aiutare a proteggere l’azienda e i suoi viaggiatori, implementando una serie di elementi essenziali che contribuiranno a garantire salute, sicurezza, protezione dei beni materiali e finanziari.

Se vuoi assistenza su come implementare la politica sui rischi di viaggio, scrivici all’indirizzo mail consulenza@travelforbusiness.it. Per aiutarci a capire di cosa hai bisogno, ti chiediamo di specificare nell’oggetto “Travel Risk Policy”.  Il nostro team di consulenti sarà a tua disposizione per mostrarti e supportarti nel processo di definizione.

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