Anche le piccole aziende possono garantire viaggi d’affari sicuri: ecco come attivare un piano di Travel Risk Management per PMI sostenibili
Molti titolari di piccole e medie imprese reagiscono con scetticismo quando sentono parlare di travel risk management per PMI. È facile cadere nella leggenda metropolitana che sia un inutile dispendio di soldi, energie e risorse: troppa burocrazia, troppi costi, cose da grandi aziende. E invece no. Anche se mandi un solo tecnico a fare assistenza in Germania o un commerciale a chiudere un contratto in Romania, devi garantire sicurezza e assistenza. Lo dice la legge, certo, ma lo dice anche il buon senso. Se un dipendente in trasferta ha un incidente, si ammala o rimane bloccato in aeroporto per uno sciopero, non puoi dire “non lo sapevo” o “non mi riguarda”. Devi essere preparato e la buona notizia è che non serve un software da 10.000 euro o un team dedicato. Bastano metodo, organizzazione e qualche strumento giusto. Ecco come può farcela anche una PMI, senza svenarsi.
Una PMI che fa sei trasferte l’anno può pensare che non serva tutto questo. Ma proprio perché si parte poco, ogni viaggio diventa più delicato. E non ci si può improvvisare. Un piccolo imprevisto – un’influenza in Cina, uno sciopero a Parigi, una manifestazione a Berlino – può diventare un grande problema se non si è preparati.
La checklist del Travel Risk Management: meglio una buona abitudine che un software costoso
La prima cosa da fare è creare una checklist semplice ma completa da usare ogni volta che un dipendente parte per lavoro. Non c’è bisogno di un gestionale complesso: anche un documento condiviso su Google Drive va più che bene. L’importante è che contenga tutte le informazioni davvero utili.
Puoi iniziare da cose pratiche, come assicurarti che il dipendente abbia il passaporto in corso di validità, eventuali visti necessari e i documenti aziendali da portare con sé. Se va in un Paese extra UE, meglio controllare se servono vaccini o se ci sono indicazioni sanitarie particolari. Vale anche per destinazioni apparentemente tranquille: basti pensare a una trasferta in Brasile durante un’epidemia di dengue. Poi ci sono le informazioni logistiche: dove alloggerà, quali voli prenderà, a che ora sono gli appuntamenti. E infine, ma forse più importante di tutto, ci vogliono i contatti d’emergenza. Sia locali (ambasciata, ospedali, polizia), sia aziendali (chi chiamare se succede qualcosa). Poche righe, ma possono fare una grande differenza.
Formazione interna: non servono mega corsi, bastano le cose giuste
La formazione è il vero segreto di un buon travel risk management. E no, non parliamo di corsi da mille euro o di giornate intere perse in aula. Anche una mezza giornata interna può bastare per cambiare l’approccio dei dipendenti alle trasferte. Puoi usare video tutorial, articoli della Farnesina, materiali già pronti o creare tu stessa un vademecum con le 10 cose da sapere prima di partire. Ad esempio: come comportarsi in aeroporto se ci sono controlli extra? Cosa fare se si perde il bagaglio con i documenti aziendali dentro? A chi rivolgersi se c’è uno sciopero generale e il volo viene cancellato? Una formazione smart serve proprio a questo: una guida per insegnare a chi parte come prevenire i problemi e come reagire se qualcosa va storto. E non serve spendere tanto: basta volerlo fare e ritagliarsi un po’ di tempo.
Assicurazioni per PMI
Un altro pilastro fondamentale è l’assicurazione. Molte PMI si affidano alla polizza “standard” proposta dalla banca o dall’agenzia viaggi. Ma spesso non sanno nemmeno cosa copre. Invece è importante essere chiari: la polizza deve coprire almeno le spese mediche, il rimpatrio in caso di emergenza, il supporto legale e la cancellazione dei voli o la perdita del bagaglio.
Ma attenzione: anche la comunicazione è parte della sicurezza. Il dipendente sa come contattare l’assicurazione? Sa qual è il numero da chiamare dall’estero? Sa che deve conservare le ricevute, anche del taxi verso l’ospedale? Queste sono cose che fanno la differenza quando davvero si presenta un imprevisto. Per evitare brutte sorprese, si può creare una mini guida interna o un PDF da tenere sul telefono con le istruzioni da seguire. E anche qui i costi non sono proibitivi: una buona polizza annuale per dipendente può partire da 100 euro. Meno di una cena di lavoro.
Le consulenze on demand per PMI: quando serve aiuto in trasferta
Se l’azienda non ha un travel manager interno – e molte PMI non ce l’hanno – si può comunque contare su esperti esterni. Oggi esistono consulenti specializzati in travel risk che offrono pacchetti agili, su misura e senza abbonamenti vincolanti.
Ti servono solo per impostare le regole di base? Lo fanno. Hai bisogno di una valutazione dei rischi per un viaggio in una zona complicata? Te la preparano. Vuoi aggiornare le policy aziendali? Ti danno una mano. È una formula perfetta per le PMI: flessibile, a consumo, e con costi accessibili. Non si paga un servizio continuativo, ma solo quando c’è un’esigenza reale. In cambio si ha un occhio esperto che aiuta a non commettere errori gravi.
Photo credit: Ono Kosuki
