Scenari evolutivi: travel process e travel risk. Risultati del 1° Think Tank

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La IV convention nazionale dei Travel Mobility Manager, che si è tenuta lo scorso 8 ottobre, ha visto andare in scena il primo Think Tank Nazionale realizzato da Travel for business.

Quattro bravissime manager professioniste e Business Coach si sono unite a questo importante progetto: Barbara Reverberi, Ilenia La Leggia, Leila Comin e Luisa Mao. Ognuna di loro ha curato in modo impeccabile le discussioni delle quattro tavole tematiche, guidando gli ospiti per farli diventare i veri protagonisti della giornata.

Le quattro tavole tematiche

  • Travel Process
  • Travel Risk
  • Mobility
  • Ruolo Travel Mobility Manager

L’occasione è stata straordinaria per:

  • delineare lo scenario di oggi, nel 2021, dopo 2 anni di pandemia
  • immaginare lo scenario a 3 anni, nel 2024, desiderato e realizzabile
  • disegnare una road map di massima che ognuno, una volta nella propria scrivania, possa usare come bussola o stimolo a mettere in atto piccoli o grandi cambiamenti nelle singole realtà e, cosa forse ancora più significativa, allineare indirettamente molte di queste realtà, rispettandone natura e stadio di maturità.

La sfida? Attivare il pensiero creativo per liberare nuove idee e innescare il cambiamento con obiettivi a breve e a lungo termine.

6 Cappelli di De Bono

Per facilitare i lavori del Think Tank è stato utilizzato il metodo dei 6 Cappelli di De Bono, una tecnica giocosa e molto efficace che permette di argomentare e ragionare da diverse prospettive, evidenziando gli aspetti e/o le soluzioni creative, sia con prospettiva ottimistica che pessimistica, sia la visione del micro dettaglio del dato di fatto che la visione strategica dall’elicottero, sia la parte emotiva ed emozionale.
Il risultato? Un dialogo “out of the box” che accresce consapevolezza e crea un pensiero unico con varie idee e obiettivi, frutto di tutte le prospettive e di tutti i cervelli e i cuori partecipanti.

Discussione Think Tank Tavola Travel Mobility Process

Tavola Travel Process

La tavola che ha discusso di scenari evolutivi del Travel Process è stata curata dalla Coach Leila Comin, laureata in Economia del commercio internazionale e dei mercati valutari presso l’Università degli Studi di Trieste nel 2003.
Durante la sua carriera ha ricoperto vari ruoli in grandi aziende italiane e multinazionali americane nel settore abbigliamento e sportswear.
Ha creato, gestito e fatto crescere team multiculturali. Ha partecipato a progetti di digitalizzazione di processi complessi con software e soluzioni innovativi con l’attenzione sempre rivolta in primis alle persone. Ha una naturale attitudine al miglioramento continuo di sé e del contesto in cui opera. Ed è una Business Coach accreditata.

Al tavolo di lavoro, in cui io ho avuto l’onore e il piacere di poter contribuire come coach, l’energia, l’entusiasmo, l’esperienza e la preparazione di tutti i partecipanti Travel Mobility Manager fin dai primi momenti hanno creato un flusso di pensieri e idee spontaneo e inarrestabile, come fosse un fiume comodamente in corsa nel suo letto

È lei che ci restituisce una breve fotografia di questo scorrere e invita caldamente ognuno dei “pensatori” che vi hanno preso parte a portare integrazioni.

Scenario di oggi per il travel process management

Il processo di Travel Mobility management è in una fase di cambiamento molto significativa, stiamo assistendo ad una evoluzione e specializzazione delle competenze degli operatori, si integrano più funzioni aziendali che fino a prima della pandemia erano separate ed ora più che mai necessitano di sinergia e coordinazione: travel management, risk management, compliance, human resources management, rendicontazione e analisi.

I drivers del processo di Travel mobility management sono evoluti e hanno avuto un cambio nell’ordine di importanza e priorità:

  1. La SICUREZZA (che fino a prima della pandemia era fondamentale ma non sempre al primo posto)
  2. Il BENESSERE
  3. Il COSTO (che perde posizioni nella graduatoria, pur rimanendo fondamentale in termini di sostenibilità aziendale, ma messo in secondo piano rispetto alla sicurezza e al benessere in un ottica di sostenibilità a 360°)

Il Board, il titolare dell’azienda sta aumentando la consapevolezza di quanto sopra e della necessità dei cambiamenti necessari per ottimizzare e migliorare il processo, ma è ancora in una fase di percorso.

Scenario a tre anni

Il processo di Travel Mobility management sta gestendo viaggi che hanno una minore frequenza e una maggiore qualità rispetto al pre pandemia, questo vede un notevole aumento ROI sul viaggio.

Le competenze e la multidisciplinarietà hanno raggiunto uno stadio di maturità e sono supportate da:

  • tecnologia
  • criteri di sostenibilità.

Non siamo più in uno scenario dominato dalla reazione e dalla rilavorazione, ora è stata messa in atto un’organizzazione con un processo che prevede PROATTIVITA’ e PIANIFICAZIONE che agevolano e ottimizzano il flusso e la qualità ed efficacia del lavoro.

Il Board è on board: è consapevole del cambiamento e lo sostiene.

Roadmap: azioni per mettere in atto il cambiamento dal 2021 al 2024

A breve termine (da domani):

  • Fare e/o aggiornare la Policy seguendo i nuovi criteri e drivers
  • Riflettere e rianificare le azioni a lungo termine
  • Creare e/o rafforzare i PONTI con tutte le funzioni coinvolte nel processo
  • Attivare e/o migliorare la comunicazione con i viaggiatori.

A lungo termine (da pianificare):

Investire in TECNOLOGIA e FORMAZIONE sia soft che hard.

Il riassunto in 3 parole:

  • CORAGGIO
  • NO PANIC
  • AGIRE E NON REAGIRE
Tavola Travel Risk al primo Think Tank Nazionale Travel for business in occasione della Convention AITMM

Tavola Travel Risk Management

La tavola del Travel Risk Management è stata curata dalla Coach Ilenia La Leggia, Identity Coach – Personal e Career Coach. Laureata in Sociologia e con un Master ho lavorato in comunicazione e nell’organizzazione degli eventi B2B nel MICE per oltre 15 anni. A 29 anni è stata la prima donna under 30 in Italia ad avere fondato un magazine in quella nicchia del mondo editoriale capeggiata da uomini, subito dopo ha diretto un altro e curato la promozione e il lancio di numerosi brand internazionali. Forte di questa esperienza ma con voglia di cambiare, è diventata Coach accreditata AICP ( Associazione italiana coach professionisti) e si dedica al benessere professionale e personale dei singoli, erogando coaching individuale e formazione nelle aziende.

Ilenia racconta i risultati della tavola:

Scenario di oggi per il Travel Risk

La fotografia di oggi restituisce un quadro diviso a metà – si vive una fase scissa: ottimismo per il futuro, slancio per il nuovo dovuto in parte alla situazione più stabile e in parte alle informazioni che circolano in modo più chiaro.
Tuttavia, non si può dire in modo assoluto che la fase di incertezza sia completamente passata.

Durante la discussione sono emerse le parole necessità e bisogno declinate su diversi concetti: bisogno di strategie condivise, bisogno di coinvolgimento di tutti gli stakeholder a tutti i livelli, bisogno di responsabilità delle persone e degli utenti. Ma anche bisogno di processi, strategie e informazioni più chiare e a tutti i livelli.
Tutto questo ci ha permesso di riassumere l’oggi con la necessità di coinvolgimento e relativo supporto.

Scenario a tre anni

L’ottimismo è decisamente più forte. La sicurezza da necessità diventa vera opportunità per le aziende. Il che ci fa auspicare la presenza di sistemi funzionali che semplifichino processi e l’accesso alle informazioni. Va da sé quanto questo implichi da una parte una buona dose di innovazione tecnologica e dall’altra la volontà di implementare azioni migliorative in termini di coordinamento e applicazione di strategie e azioni migliorative.
La sicurezza deve essere partecipata.
Tutto questo ci ha permesso di riassumere così il futuro: Sistema integrato che renda la sicurezza opportunità

Roadmap Travel Risk: azioni per mettere in atto il cambiamento dal 2021 al 2024

Come ci arriviamo? Attraverso un grande lavoro sulla consapevolezza e passa come prima azione concreta dal coinvolgimento costante di quelli che oggi sono i team di crisi, la loro esperienza apre a nuovi scenari.
La proattività dei travel e mobility manager deve portare nelle agende dell’azienda l’urgenza di un dialogo diverso.
Dobbiamo attivare la leva che spinge gli utenti a essere agenti positivi del cambiamento e può provenire da qualsiasi individuo in qualsiasi ruolo. Quando aiutiamo le persone a vedere perché dovrebbero desiderare il cambiamento, attiviamo il loro un senso di responsabilità che trasforma l’indifferenza e l’inerzia in potenziale. Questo implica il cambio di paradigma, passiamo da un approccio sanzionatorio a un approccio di responsabilità.

Tutto questo ci fa ipotizzare una ropadmap strutturata in questi step:

  • Analisi dall’as is
  • Investimenti strutturati
  • Attivazione del dialogo e i un piano di comunicazione che spinge sulla responsabilità
  • Scelta di partner e non più di semplici fornitori che, come tali, vengono integrati nei processi.
    Il travel e mobility manager deve imparare a essere proattivo, proporre tavoli di lavoro, essere promotore di sé stesso ma soprattutto deve perseverare.

Che cosa puoi aggiungere come contributo ai lavori di queste 2 tavole?

Vorresti partecipare anche tu al prossimo incontro? Contattaci su info@travelforbusiness.it e diventa protagonista del Think Tank Nazionale sul business travel e mobility

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