Le migliori App e strumenti per prenotare un viaggio d’affari in autonomia

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Sino a pochi anni fa era impensabile poter prescindere da intermediari nell’organizzazione e gestione di un viaggio, specialmente complesso come lo sono i viaggi d’affari. Oggi si può e questa è la mia personale selezione di siti/app/servizi online per facilitare tutte gli aspetti legati al viaggio, dall’organizzazione alla rendicontazione.

Vi sottopongo le app e i servizi che sto usando, auspicando che i lettori di Travel for business vorranno contribuire ad aggiornare nel tempo con le novità che consentono una gestione sempre più efficiente dei nostri viaggi.

App per voli aerei e trasferimenti

Ci sono molti servizi sul mercato, io li uso solo per guardare le varie opzioni possibili e poi in genere acquisto il biglietto direttamente sul sito della compagnia.

Tra i molti segnalo Skyscanner e Momondo; per trovare e acquistare voli in Cina e Far East, decisamente meglio il sito cinese C-Trip.

Flio invece è un app per “esplorare” gli aeroporti e localizzare i vari servizi all’interno di essi.

Per i viaggi europei vi consiglio GoEuro che espone per ogni tratta le alternative Aereo/Treno/Bus.

Per i trasferimenti urbani l’arcinota Uber, che però necessita di un numero cellulare locale.

Attenzione, in alcune realtà, come Shanghai, è diventato quasi impossibile prendere un taxi al volo, tutta l’offerta passa per i servizi online.

Prenotare l’hotel per il viaggio d’affari

Booking è la migliore scelta, non solo per l’ampio numero di esercizi aderenti ma anche per la possibilità di attivare un profilo business (gestendo eventuali collaboratori), salvare le soluzioni ricorrenti e/o preferite e, dopo una certa “anzianità” beneficiare di sconti extra sulle tariffe. Anche i pareri sulle strutture sono molto più affidabili di TripAdvisor, essendo possibili solo a chi vi ha effettivamente soggiornato.

Booking e C-Trip, più capillare per le destinazioni asiatiche secondarie, sono ampiamente sufficienti per risolvere gli aspetti alloggiativi del viaggio. In alternativa, potete provare HRS.

Utility / Soluzioni varie per organizzare il viaggio

Gestione prenotazioni

Per tenere ordine tra le molte email di prenotazione voli e soggiorni usavo l’app WorldMate che era perfetta: si inoltravano le mail di prenotazione di voli e alberghi che il programma riconosceva automaticamente, si aggiungevano gli appuntamenti (anche con riferimenti di luogo del meeting, nomi e recapiti dei contatti, note), e ci si ritrovava, in un unico posto, un’agenda completa del viaggio da consultare al volo o da stampare. Purtroppo il servizio è cessato il 31 marzo 2017. Anche se non allo stesso livello, la migliore alternativa tra quelle che ho visto finora mi sembra essere Tripit; in alternativa Tripcase.

Rendicontazione e nota spese

Al termine di un viaggio tutti hanno necessità di rendicontazione, per la propria azienda e/o per addebitare al cliente le spese sostenute.

Un’eccellente aiuto per adempiere a questa noiosa incombenza è Expensify. L’ho scoperta da poco e la consiglio vivamente: da smartphone si fotografano le ricevute che vengono poi acquisite in cloud per lo “smart scan” (unico limite del programma, il riconoscimento non è eccellente, ma speriamo in miglioramenti futuri).
Il programma è totalmente personalizzabile, si possono categorizzare le spese per tipologia, oppure assegnargli dei tag; flaggarle come “rimborsabili” o “fatturabili” (o entrambe); stampare o esportare note spese/report riepilogativi con funzioni statistiche e grafici, e molte altre funzioni.

Tra i tools a portata di mano non può mancare una app che faccia da convertitore per la valuta, le misure, i pesi etc. Ottimo il gratuito Converter Plus; in alternativa XE Currency (solo valuta).

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