I viaggi d’affari iniziano a decollare, ma l’attenzione è tutta sul ROI

La spesa per i viaggi aziendali sarà probabilmente inferiore a quella pre-pandemia poiché le aziende statunitensi ed europee soppesano il ROI e gli obiettivi di sostenibilità tra accordi di lavoro flessibili in corso e un maggiore utilizzo della tecnologia.

Sebbene i viaggi di piacere abbiano raggiunto i livelli pre-pandemia, i viaggi aziendali sono stati più lenti a tornare. Una varietà di fattori sembra influenzare la decisione di viaggiare per lavoro, tra cui la sicurezza dei dipendenti, l’interesse dei clienti a incontrarsi di persona, il valore della partecipazione a una conferenza e se le piattaforme di conferenza virtuale possono sostituire un viaggio. Sebbene i timori per la pandemia e le normative sui test siano generalmente diminuiti nella seconda metà del 2022, i timori finanziari sembrano continuare a creare incertezza per il settore. La terza edizione dello studio sui viaggi aziendali di Deloitte, “Navigating Toward a New Normal“, esamina perché e quando i dipendenti dovrebbero viaggiare per affari, nonché le dinamiche che creano venti contrari e opportunità per il settore.

Lo studio si basa su un sondaggio condotto tra il 7 febbraio e il 23 febbraio 2023 su 334 dirigenti statunitensi ed europei con supervisione del budget di viaggio. 

I viaggi e gli eventi internazionali rappresentano gran parte della crescita prevista nel 2023

Sebbene il pieno recupero ai livelli del 2019 sembri possibile entro la fine del 2024 o l’inizio del 2025, tenere conto dell’inflazione e dei guadagni persi lascerebbe potenzialmente il mercato dei viaggi aziendali tra il 10% e il 20% inferiore di quanto non fosse prima della pandemia. Tra tariffe aeree e tariffe delle camere più elevate, è probabile che il numero di viaggi sia minore. Tuttavia, i viaggi internazionali e gli eventi dal vivo dovrebbero rappresentare gran parte della crescita prevista nel 2023.

• Si prevede che la spesa per i viaggi aziendali negli Stati Uniti e in Europa aumenterà a oltre la metà (57%) dei livelli pre-pandemia nella prima metà del 2023 e raggiungerà il 71% entro la fine dell’anno.
• La maggior parte delle aziende intervistate – il 71% delle aziende statunitensi e il 68% di quelle europee – prevede una ripresa completa della spesa per i viaggi entro la fine del 2024.
• Gli intervistati statunitensi si aspettano che i viaggi internazionali rappresentino il 33% della spesa del 2023, in aumento rispetto al 21% nel 2022 e simili ai livelli del 2019.
• Il motivo principale segnalato per i viaggi internazionali riguarda il collegamento con clienti e potenziali clienti: negli Stati Uniti, i driver principali sono connettersi con colleghi del settore globale alle conferenze e costruire relazioni con i clienti; in Europa, il lavoro sui progetti con i clienti, seguito da incontri di vendita, sono i motivi principali per i viaggi oltre il continente.
• Mentre i prezzi di viaggio più elevati sono il fattore più significativo che scoraggia le aziende dal viaggio, gli eventi dal vivo sono destinati a essere il principale motore della domanda di viaggi d’affari, balzando al primo motivo per i viaggi internazionali dagli Stati Uniti nel 2023, dal quinto nel 2022.
• Con gli eventi al primo posto, le aziende stanno adeguando i propri piani interni: la metà riferisce di suddividere i meeting più grandi in eventi più piccoli, regionali e virtualmente connessi, e il 44% ha adottato un approccio ibrido. Inoltre, il 42% degli intervistati negli Stati Uniti e il 54% in Europa prevede di integrare più clienti negli eventi interni.
• La maggior parte delle aziende intervistate (70%) valuta e soppesa strategicamente i potenziali risultati dei viaggi d’affari, come la generazione di entrate, insieme agli effetti collaterali dei costi, dei rischi per la salute e delle emissioni. 

La flessibilità e la tecnologia sul posto di lavoro continuano a cambiare il corso dei viaggi d’affari

Sebbene le preoccupazioni per la pandemia sui viaggi siano generalmente diminuite tra gli intervistati, la capacità di sfruttare la tecnologia al posto dei viaggi, riducendo in ultima analisi i costi, continua a influire sulla traiettoria di crescita dei viaggi d’affari. Secondo il sondaggio, la tecnologia può supportare quasi tutte le esigenze aziendali di viaggio, in una certa misura. Inoltre, si prevede che un futuro tasso di lavoro da casa sarà 3,2 volte superiore rispetto a prima della pandemia. Insieme, questi fattori continueranno a influire su come e quando i dipendenti viaggiano per lavoro.

• I leader aziendali stanno soppesando i vantaggi delle interazioni di persona, poiché i corsi di formazione interni e le riunioni di gruppo (44%) sono considerati i più sostituibili dalla tecnologia, rispetto alla costruzione del rapporto con il cliente (11%) e all’acquisizione del cliente (7%).
• Due terzi (67%) degli intervistati affermano che i propri dipendenti viaggiano di più verso le città a breve distanza in auto dalla loro posizione.
• In aumento anche le trasferte verso la sede aziendale dei dipendenti in trasferta, la maggior parte delle quali (70%) interamente o parzialmente a carico dell’azienda.
• Le aziende statunitensi stanno incorporando sempre più alloggi non alberghieri, compresi gli affitti privati, nelle loro politiche di viaggio aziendali. Quasi la metà (45%) degli intervistati ha alloggi non alberghieri nei propri strumenti di prenotazione aziendale, rispetto al 9% dello scorso anno, e il 57% ha accordi con specifici fornitori di appartamenti o case in affitto, rispetto al 23% nel 2022. Solo 10 La % delle aziende statunitensi intervistate non rimborsa per le sistemazioni non alberghiere, in calo rispetto alla metà (49%) nel 2022. 

“Mentre i viaggi d’affari continuano la loro ascesa, è probabile che l’aumento dei costi dei voli e degli hotel stia rallentando l’aumento dei viaggi effettuati. Mentre i leader aziendali assumono una visione strategica dei loro piani di viaggio e il settore si adatta a una nuova normalità, le conferenze e gli eventi dal vivo in particolare stanno dimostrando di poter offrire opportunità efficaci per connettersi di persona, soprattutto perché il lavoro remoto e ibrido rimane un appuntamento fisso del mondo aziendale .”

Eileen Crowley , vicepresidente, Deloitte & Touche LLP e leader nei trasporti, ospitalità e servizi negli Stati Uniti

Le trattative contrattuali mirano a quantificare correttamente le spese di viaggio

Le aziende probabilmente hanno ottenuto notevoli risparmi sui costi non viaggiando durante la pandemia. Ora, dopo tre anni di riduzione dei viaggi, l’aumento delle tariffe aeree e delle camere a causa dell’inflazione costringe molte aziende a lavorare per soddisfare le mutevoli aspettative dei propri dipendenti.

• Circa la metà degli intervistati (51%) riferisce che le aspettative dei dipendenti nei confronti di servizi di lusso come voli di prima o classe business e hotel di lusso, nonché la necessità di prenotazioni last minute (45%) o flessibili (52%), stanno spingendo i costi più alto.
• Durante la negoziazione di contratti con i fornitori, circa 1 azienda su 5 (19%) afferma che gli hotel sono meno accomodanti sulle tariffe perché si aspettano un volume inferiore e l’11% riferisce lo stesso per le compagnie aeree. 
• A livello regionale, il 63% degli acquirenti di viaggi negli Stati Uniti intervistati segnala prezzi aerei favorevoli sulla base di aspettative di volume positive, rispetto al 54% di quelli in Europa.
• Tariffe più elevate stanno avendo un impatto minore sul numero di viaggi effettuati: il 45% delle aziende afferma di limitare la frequenza per controllare i costi, in calo rispetto al 72% del 2022. Si concentra invece sulla mitigazione del costo per viaggio con alloggi più economici (59%) e voli a basso costo (56%).

La sostenibilità guida alcune decisioni di viaggio

I viaggi, in generale, attirano l’attenzione in quanto contribuiscono in modo significativo alle emissioni di carbonio. Tuttavia, il 49% delle aziende ha notato che la scelta di fornitori sostenibili fa aumentare i costi. Di conseguenza, i leader aziendali sono costretti a soppesare le spese e l’impatto ambientale dei viaggi.

• Un terzo (33%) delle aziende statunitensi e il 40% delle aziende europee intervistate affermano di dover ridurre i viaggi per dipendente di oltre il 20% entro il 2030 per raggiungere gli obiettivi di sostenibilità. 
• Per raggiungere gli obiettivi di sostenibilità, il 42% di quelli negli Stati Uniti e il 45% in Europa afferma di essere in procinto di implementare una struttura per assegnare i budget per le emissioni di carbonio ai team insieme ai budget finanziari.
• Gli sforzi di sostenibilità dei fornitori di viaggi portano a vari livelli di coinvolgimento con gli acquirenti di viaggi. L’uso obbligatorio da parte degli intervistati è basso, tuttavia, circa un terzo considera fattori come le certificazioni e le valutazioni di sostenibilità di un hotel (32%), l’uso di carburante sostenibile da parte di una compagnia aerea (31%) o la disponibilità di veicoli elettrici da parte di una flotta di autonoleggio (27 %) per calcolare l’impronta di carbonio di un viaggio.

“Il ritorno dei viaggi aziendali continua a prendere una strada tortuosa poiché sia ​​i leader aziendali che i fornitori di viaggi considerano non solo l’aumento dei costi, ma la necessità di determinati incontri di persona tra il crescente utilizzo della tecnologia per compensare obiettivi finanziari e ambientali. I fornitori che hanno una visione a lungo termine delle loro relazioni con gli acquirenti di viaggi e comunicano con loro in merito ai loro progressi in termini di sostenibilità dovrebbero essere meglio preparati a gestire i cambiamenti in corso nelle priorità di viaggio”.

 Mike Daher, vice chair, Deloitte LLP and U.S. transportation, hospitality and services non-attest leader