Dove sono i miei viaggiatori? Sono al sicuro? Come posso contattarli? Sono queste le domande che ogni travel manager si pone quando una crisi geopolitica, un evento climatico estremo o un’emergenza sanitaria colpiscono una destinazione.
Ma la vera domanda, probabilmente, dovrebbe essere un’altra: la mia azienda è davvero preparata a gestire l’imprevedibile?
È da questa riflessione che ha preso le mosse l’incontro “Cosa faresti se…? Gestire l’imprevedibile”, andato in scena il 17 giugno scorso, durante l’evento BCD Connections 2026, organizzato dalla travel management company BCD Travel. Alessandra Massa, Business Travel Director presso BCD Travel, e Pietro Di Comite, International SOS, hanno evidenziato che la sicurezza dei viaggiatori non dipende soltanto dalla capacità di reagire a una crisi, ma soprattutto dal livello di preparazione costruito prima che quella crisi si verifichi. E, soprattutto, è una responsabilità che resta in capo all’azienda.
La responsabilità è in capo all’azienda
Uno dei concetti più forti emersi durante l’intervento su aziende e travel risk riguarda proprio il ruolo dei diversi attori coinvolti nella gestione del rischio.
Per spiegare il funzionamento di un programma efficace di travel risk management, Alessandra Massa ha utilizzato una metafora particolarmente efficace: «L’azienda è il cervello». È infatti l’organizzazione a prendere le decisioni, definire le priorità e stabilire le azioni da intraprendere. La TMC rappresenta invece «le braccia e le gambe», perché trasforma quelle decisioni in attività operative, mentre il provider specializzato nella sicurezza costituisce «gli occhi», in grado di vedere ciò che gli altri non vedono grazie a intelligence, monitoraggio e competenze specifiche.
Senza una strategia chiara da parte dell’azienda, però, il sistema rischia di bloccarsi. “La responsabilità del risk management rimane e risiede nell’azienda” ha sottolineato Massa, ricordando che TMC e provider specializzati possono fornire intelligence, alert, sistemi di localizzazione e supporto operativo, ma che la tutela dei viaggiatori non può essere delegata. «È una questione legale, ma anche morale».
Aziende e travel risk, bisogna prepararsi
Massa ha insistito sulla necessità di prepararsi prima che l’emergenza si verifichi. Per essere efficace, la risposta deve poggiare su ruoli, responsabilità e processi già definiti. Chi monitora l’evento? Chi valuta il rischio? Chi autorizza decisioni straordinarie? Chi comunica con i viaggiatori? Chi coordina l’azione tra azienda, TMC e provider esterni? Domande a cui è fondamentale trovare risposta ben prima che si verifichi un’emergenza.
Pietro Di Comite inoltre ha richiamato l’attenzione sulle recenti crisi internazionali, citando in particolare le tensioni in Medio Oriente come esempio di quanto sia importante arrivare preparati a un’emergenza. Secondo il manager di International SOS, molte organizzazioni si sono trovate a gestire situazioni complesse senza disporre di procedure sufficientemente strutturate o di piani di continuità operativa già definiti. La preparazione, ha spiegato, non passa soltanto attraverso gli strumenti tecnologici, ma richiede un lavoro costante su processi, responsabilità e pianificazione. Significa effettuare simulazioni periodiche, aggiornare i piani di contingenza e verificare che tutti gli attori coinvolti sappiano esattamente cosa fare quando si verifica un evento critico.
Il valore della comunicazione
E qui emerge un altro tema centrale dell’incontro: la comunicazione. Non basta disporre di tecnologie avanzate o di sistemi di monitoraggio sofisticati. Serve che i viaggiatori conoscano procedure, contatti e strumenti a loro disposizione. Per questo motivo entrambi i relatori hanno insistito sull’importanza della formazione continua. I collaboratori devono sapere chi contattare, quali canali utilizzare e come comportarsi nei primi minuti di una situazione critica. Informazioni che non possono essere trasmesse una sola volta, ma che devono essere periodicamente aggiornate e ribadite.
Tra le raccomandazioni emerse durante l’intervento figurano l’aggiornamento costante dei contatti di emergenza, la diffusione delle procedure aziendali e l’organizzazione di simulazioni, affinché i piani predisposti possano essere realmente efficaci nel momento del bisogno.
I Paesi a rischio zero? Non esistono più
Per anni il travel risk management è stato associato soprattutto a destinazioni considerate instabili o ad alto rischio. Oggi non è più così.
«I Paesi a rischio zero non esistono più», ha osservato Di Comite. Gli incendi che hanno colpito Los Angeles, gli eventi climatici estremi, le tensioni geopolitiche e gli effetti a catena delle crisi internazionali dimostrano come il rischio possa manifestarsi ovunque.
Il mondo, ha spiegato il manager di International SOS, è sempre più interconnesso e caratterizzato da quelle che gli esperti definiscono “policrisi“: eventi diversi che si sovrappongono e si influenzano reciprocamente, generando conseguenze spesso imprevedibili.
Per questo motivo le aziende devono sviluppare una visione globale del rischio, monitorando non solo le destinazioni in cui operano oggi, ma anche quelle che potrebbero diventare critiche domani.
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Da obbligo a leva strategica per attrarre i talenti
L’intervento su aziende e travel risk si è chiuso con una riflessione che va oltre la gestione delle emergenze.
Proteggere i viaggiatori non significa soltanto ridurre il rischio operativo o adempiere agli obblighi normativi. Significa investire sulle persone. Un dipendente che si sente supportato durante una trasferta tende a percepire l’azienda come affidabile e responsabile. “E in un mercato del lavoro in cui attrarre e trattenere talenti è sempre più complesso, il duty of care può diventare anche un elemento distintivo dell’employer branding” ha concluso Alessandra Massa.
