Per anni la comunicazione è stata considerata una funzione accessoria del business travel: un modo per informare i dipendenti sulle policy aziendali, sulle procedure da seguire o sui servizi disponibili.
Oggi lo scenario è cambiato. Durante l’evento BCD Connections 2026, Rosa Guerra, Director Program Management di BCD Travel Italy, ha evidenziato come la comunicazione sia diventata una componente essenziale della gestione delle trasferte, capace di incidere direttamente sull’efficacia dei travel program.
Il valore si crea quando il messaggio arriva
Il motivo è semplice: anche la migliore travel policy perde valore se i viaggiatori non la conoscono, o non ne comprendono appieno il senso. “La vostra travel policy” ha chiesto Rosa Guerra alla platea “è uno strumento flessibile, che viene aggiornato o rivisto periodicamente, oppure è un documento fisso, nascosto in un angolo della vostra Intranet aziendale? E i passeggeri, nel momento in cui hanno la necessità di consultarla, sanno dove trovarla? Quali sono le regole, e in che modo possono essere messe in pratica?”
La sfida per le aziende consiste nel trasmettere informazioni, ma anche nel renderle realmente utili per chi viaggia, identificando strumenti, procedure e comportamenti concreti. Lo stesso vale per i canali di prenotazione, i servizi di assistenza o le iniziative messe in campo dall’azienda per migliorare l’esperienza di viaggio.
Comunicazione nel business travel: viaggiatori diversi, esigenze diverse
Oggi le aziende sono sempre più eterogenee. Negli ambienti lavorativi coesistono più generazioni, viaggiatori frequenti e occasionali, personale operativo e dirigenti: ognuno con i propri specifici bisogni a cui è fondamentale rispondere in modo mirato, tempestivo e intuitivo, abbandonando gli schemi standard che spesso non raggiungono il target.
Strategia Omni-channel per una buona comunicazione nel business travel
Quali sono dunque le mosse per giungere a una comunicazione davvero efficace?
Informare: mettere a disposizione dei viaggiatori una Intranet dedicata al travel, organizzare Travel Day e webinar per formare i dipendenti, fornire informazioni chiare sui contatti per comunicare con la Tmc.
In fase di prenotazione, indirizzare: si possono, ad esempio, inserire banner visivi all’interno del self booking tool aziendale per guidare la scelta verso opzioni migliori e più in linea con la travel policy. Proprio questo è uno degli aspetti più innovativi dell’online booking tool di BCD Travel Trip Source.
Supportare (prima e durante la trasferta): attraverso le tecnologie messe a disposizione dalla Tmc, è possibile affiancare il viaggiatore con schede Paese, informazioni di viaggio, alert, aggiornamenti in tempo reale. Rosa Guerra, in particolare, si è soffermata sulle funzionalità di BCD Messenger Hub, piattaforma sviluppata da BCD Travel per centralizzare e gestire le comunicazioni rivolte ai viaggiatori.
E dopo la trasferta, ascoltare: è fondamentare raccogliere i feedback dei viaggiatori attraverso survey e canali di ascolto.
Una nuova competenza per il travel manager
Rispetto al passato, oggi il travel manager è chiamato a dotarsi di competenze da comunicatore. In un contesto in cui sicurezza, sostenibilità ed esperienza del dipendente assumono un’importanza crescente, ha concluso infatti Rosa Guerra, la capacità di comunicare in modo efficace contribuisce a migliorare l’adozione delle policy, la conoscenza dei servizi disponibili e, più in generale, il valore percepito del programma travel.
