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Travel management

Come efficientare la gestione dei costi dei viaggi di lavoro. Un caso di successo

Creare valore si può. Anche in tempi di ristrettezza di capitali.

Se per creare maggiore valore sono necessarie più risorse, ricordiamoci che le stesse non devono necessariamente essere acquisite: possono infatti essere liberate dall’interno dell’azienda!

Le risorse spesso si nascondono in sacche di inefficienza che non sono immediatamente visibili: per questo noi di Travel for business abbiamo deciso di mettere a servizio delle aziende la nostra esperienza di analisi, gestione e reingegnerizzazione dei processi.

Stiamo ancora attraversando un periodo particolarmente delicato, di incertezza: ora più che mai è indispensabile vedere chiaro in ciò che si fa e in come lo si fa e poter contare su tutto ciò di cui si dispone per disegnare nuovi modelli di business nelle trasferte aziendali e mobilità.

Anche solo alcuni piccoli interventi di processo possono portare a una ottimizzazione dei costi o saving importante, non fine a sé stesso ma a servizio della costruzione del proprio futuro. 

L’approccio “TFB process redesign”

Il nostro approccio per l’identificazione delle sacche di inefficienza, da cui avviare la reingegnerizzazione dei processi, si sviluppa in 6 passi codificati:

  1. identificazione dell’obiettivo strategico di business travel
  2. frammentazione dell’obiettivo
  3. analisi dello status quo
    • attraverso interviste con tracce sviluppate ad hoc ascoltiamo la voce di ogni persona coinvolta nella catena del valore; ci lasciamo guidare attraverso la documentazione e i flussi di comunicazione e scelta; identifichiamo i criteri di valutazione, facendo anzitutto fine tuning sulla terminologia: cosa si intende per effort? Investimento economico? Di tempo? Di persone? E cosa si intende per beneficio? Ottimizzazione della spesa viaggi? Incremento di vendite? Di profitto? Aumento della soddisfazione del cliente interno? Del cliente finale? Uniformità dei processi Cross Countries? De duplicazione di attività?…
    • sulla base delle informazioni raccolte mappiamo lo status quo in termini di processi, pain points e dei colli di bottiglia.
    • il workshop creativo ci consente di accompagnare l’azienda a identificare i processi che necessitano di maggiore attenzione e, al loro interno, le azioni da intraprendere per prime – il nostro strumento principale è la matrice effort / beneficio
  4. identificazione delle risorse nascoste
  5. ridisegno dei processi
  6. action plan

Un caso concreto

Per rendere tangibile cosa è possibile fare, con un investimento di tempo e risorse molto contenuti, vi vogliamo raccontare il caso di una media impresa italiana che stava sviluppando attivando un processo di internazionalizzazione, con l’apertura di nuove sedi in Europa e negli USA.

Abbiamo conosciuto il CEO nel momento in cui stava pianificando l’espansione. Era carico di dubbi e preoccupazioni sul possibile impatto che le attuali inefficienze locali avrebbero avuto potuto avere su larga scala: la loro moltiplicazione avrebbe portato a una perdita di controllo di costi e processi.

Espandersi, infatti, significa amplificare le connessioni e gli effetti di scelte e azioni.

Se i processi di comunicazione e di decisione non sono chiaramente e univocamente codificati si possono generare impasse, anche bloccanti.

L’ engagement di Travel for business

L’obiettivo del CEO era avviare l’espansione dell’azienda in condizioni di sostenibilità. Ci chiese di fare una analisi dei principali flussi di spesa aziendali nei viaggi d’affari e dei processi in cui andavano ad inserirsi

  • per accertarsi che non ci fossero sacche di inefficienza
  • per intervenire tempestivamente nel caso in cui le avessimo identificate, in modo da non replicarle nelle nuove aperture e definire processi funzionali cross borders.

Cosa abbiamo fatto

Applicando l’approccio “TFB process redesign” abbiamo anzitutto verificato la generazione e la gestione dei costi di viaggio (una delle priorità emerse dall’analisi dello status quo).

Abbiamo certificato che i viaggiatori d’affari non solo rispettavano le policy e i limiti di spesa, ma si adoperavano per minimizzare l’impatto delle trasferte ad esempio prenotando il viaggio con largo anticipo e utilizzando l’economy class.

L’azienda, lato suo, aveva viaggiatori soddisfatti perché la possibilità di scelta in un range di prezzo ritenuto adeguato, corrispondeva alle aspettative dei clienti interni (che pertanto non chiedevano neppure upgrade).

I costi visibili non erano dunque ottimizzabili ulteriormente, se non a discapito della soddisfazione dei viaggiatori, con un impatto potenzialmente negativo sull’engagement con l’azienda.

Abbiamo quindi approfondito…

 lo studio dei flussi di comunicazione e decisione. 

L’analisi del processo ci ha fatto scoprire che il tempo dedicato alla prenotazione dei vettori e degli hotel era duplicato:

  • da un lato il viaggiatore di affari navigava sul web per trovare le offerte più convenienti
  • dall’altro la segreteria organizzativa raccoglieva i suggerimenti, effettuava una nuova ricerca sul portale dedicato alle prenotazioni e procedeva a definire il business travel in tutti i suoi aspetti (ma il delay temporale nell’azione spesso vanificava il programma e agenda di viaggio).

Ed ecco l’identificazione delle risorse nascoste, da liberare dalle sacche di inefficienza: considerando anche solo un costo medio di 20 Euro l’anno per l’attività di prenotazione e scelta (cioè il valore del tempo dedicato alla gestione del processo), su 800 dipendenti viaggianti era possibile liberare risorse per un valore di 16.000 Euro, identificando un nuovo flusso di gestione del processo di prenotazione ottimale e supportato da una integrazione tecnologica.
Tale valore, sulla base della prevista espansione internazionale, portava ad uno scenario di risparmio complessivo di oltre 60.000 Euro.

Un primo risultato

Il processo non si è concluso qui ma è qui che ci vogliamo fermare per riflettere insieme su questo primo importantissimo risultato.

Attraverso l’approccio “TFB process redesign”, valorizzando l’ascolto delle varie anime dell’azienda, abbiamo identificato in modo semplice, rapido e senza gravare sul personale in termini di tempo e fatica, le risorse già disponibili pronte per essere liberate e investite per la crescita.

Abbiamo inoltre facilitato una espansione extra nazionale sostenibile, codificando il processo di prenotazione, definendo una unica funzione a cui facesse capo, che sarebbe stata la stessa in ogni subsidiary.

Andare avanti si può.

Inizia a piccoli passi, noi siamo qui per accompagnarti a evitare gli sprechi, scoprire le inefficienze, recuperare risorse per partire, ripartire, fondare e rifondare.

 Se vuoi anche tu trovare le risorse nascoste nella tua azienda e se vuoi saperne di più di “TFB  process redesing” contattaci ora, scrivendo a consulenza@travelforbusiness.it

 


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