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Travel experiences / Travel management

Come selezionare e implementare un Self Booking Tool aziendale

Oggi vi parlo dell’utilizzo di Self booking tools, i cosiddetti portali prenotazione, essi permettono di organizzare le trasferte in maniera completa usando il medesimo portale. Poniamo il caso che un dipendente debba andare da Torino a Roma per 2gg: tramite questo sistema il travel arranger (dopo vi spiegherò come si compone un ufficio viaggi ed i vari interlocutori operativi da inserire a sistema) può prenotare: un volo, un hotel, un’auto a noleggio ed inviare un résumé di prenotazione al viaggiatore.

Ottimizzando i tempi di lavoro e snellendo i processi di ricerca, e forse limitando anche qualche richiesta comune del tipo: ho smarrito la prenotazione dell’auto, il gatto mi ha mangiato il biglietto del treno, solitamente le conferme sono presenti da portale e da app dedicata.

Ci sono vari prodotti e la concorrenza è agguerrita, ma non voglio soffermarmi su di uno in particolare, perché la scelta resta molto soggettiva:” azienda che vai, necessità che trovi”. Come direttrice di un ufficio viaggi in una multinazionale, vi spiego da cosa nasce questa necessità e le utilità, con pro e contro.

Si parte da un argomento scottante che è di solito la forza motrice della decisione di usare un portale: Cost saving. Se mettiamo da parte la seconda motivazione, che risiede nella sicura isteria di chi prenota da tremila portali diversi tutti i servizi, quindi lato Operativo.

Quando parliamo di un buon sistema unificato, (per unificato intendo proprio che permetta la gestione della prenotazione di più servizi tramite lo stesso gestionale, sarò ripetitiva non mi odiate ma meglio abbondare che deficere), una cosa importante da non trascurare è che permetta di estrarre reportistica per le analisi sui costi: quelli più performanti ti forniscono uno specchio concreto di quale compagnia aerea usate di più, dei volumi di trasporto ferroviario, delle tariffe degli hotel che vanno fidelizzati diversamente.

Questo rende possibile anche il taglio di costi definiti accessori (o della “fretta” come li chiamo io), poiché il report semplifica la ricerca delle spese superflue e ovviamente un contratto con il fornitore garantisce una fatturazione unificata limitando anche quelle spese dei singoli siti.

Chi di noi non si è trovato a completare una prenotazione e trovare che acquistando il volo X e pagandolo con carta di credito, ci sono commissioni di vario genere oppure bagaglio incluso che per viaggio di una sola giornata non risulta necessario, costi che spesso sono nascosti dietro a prenotazioni last minute, richieste 5min prima della partenza. Sugli ancillary cost, faremo un articolo a parte, quindi scusate se li accenno soltanto. I report possono essere programmati mensilmente, selezionando le voci di costo che vi interessano. Pertanto, potrete creare un csv o un excel analitico, di quello che nella vostra azienda risulta importante analizzare.

Aggiungiamo la parola magica che è personalizzazione, tutto di un portale di viaggi b2b deve essere plasmabile in funzione delle necessità. Perché chi avrà grandi volumi avrà bisogno di una Flow chart approvativa da organizzare in funzione dei livelli aziendali.

Aziende con volumi minori magari gli basterà un sistema semplificato con minori input possibili per evitare confusione, perché se è una persona sola a gestire le prenotazioni, non gli servirà comunicare con più livelli, ma basterà che le arrivi una conferma di prenotazione in copia.

Bisogna anche valutare se si vogliono rendere parte attiva i viaggiatori. Quindi permettere che con dei blocchi installati a portale possano scegliere le strutture e gli orari in linea con i budget? Se prenoto per venti persone magari non serve, ma in strutture con volumi importanti, questa gestione salva la vita! Ovviamente bisognerà implementare il sistema in maniera oculata ma nulla di impossibile, ci va tempo e qualche test iniziale con i viaggiatori più diligenti.

Che cosa deve includere un Self Booking Tool?

Ricordiamoci che un buon self booking tool dovrebbe includere tutto: prenotazioni aeree, treni, hotel, noleggio auto e volendo assicurazioni di viaggio, servizi di car sharing, parcheggi.

Se è un prodotto indipendente, chiedete a quale agenzia di viaggi si appoggia per ottenere le garanzie del caso, se è un prodotto di agenzia, chiedete con quale GDS opera, perché ci possono essere delle differenze sostanziali e quali altre piattaforme integra per il processo di prenotazione.

Quello che è importante sapere, che qualsiasi prodotto vorrete utilizzare, ci deve essere sempre un’agenzia di viaggi seria e abilitata IATA che possa fare l’emissione regolare dei biglietti: agenzia tradizionale, agenzia web o TMC.

Altro importante suggerimento è: chiedete se i voli sono opzionabili o meno. Verificate, inoltre, che in ambito ferroviario nazionale rendano visibili sia Italo che Trenitalia permettendovi di effettuare il best buy tra le due compagnie. Meglio se integrano anche le compagnie europee, anche se al momento sono pochi quelli che lo permettono, non voglio illudervi.

Pianificare l’acquisto del Self Booking Tool

Personalmente ritengo che le piattaforme che permettono le prenotazioni degli hotel tramite Booking.com garantiscano più scelta di altri, cercate di comprendere con quali partnership il vostro fornitore vi propone le strutture (esempio come spiegato nel mio precedente articolo, Egencia usa Expedia, ogni fornitore ha i suoi accordi personali). Ve lo dico, perché prenotando un hotel su un’interfaccia con Booking.com troverete delle strutture e su Expedia delle altre con disallineamenti anche di tariffe. Fate in modo di inserire i vostri accordi Corporate, un esempio: per il car rental i singoli operatori di settore garantiscono alle aziende degli ottimi prezzi, questo vi permetterà di visualizzare immediatamente la tariffa migliore su ogni noleggio.

Ci sono tantissimi portali ve ne elenco un paio: Egencia, Travelplus, il prodotto di Cisalpina tools, Concur, Hirondelle etc etc..ma non facciamo una guerra all’abbattimento delle fee. Quando andiamo a fare l’incontro con il commerciale di turno, partiamo già consapevoli che mostrerà molti plus del loro prodotto per renderlo appetibile e vi sembrerà di aver trovato la soluzione ai vostri problemi MA, e lo scrivo in grosso.

Cerchiamo di contenere l’euforia del cambiamento ed affrontiamo l’incontro con una lista delle necessità aziendali: cosa ci serve per snellire i processi?

Com’è configurato il nostro lavoro?

Cosa ci fa perdere tempo e denaro?

Confrontiamo non più di tre interlocutori, dopo averne visionato gli applicativi. Parliamo di costi reali e facciamo trattativa solo con quello che ci permette: report, personalizzazione e snellimento del lavoro. Chiediamo costi avvio piattaforma e tempi.

Fee di agenzia e Costi del servizio per un servizio di Self Booking Tool

Informiamoci sul servizio clienti dedicato ed i suoi costi, perché le fee saranno divise in On line se prenotate tramite portale autonomamente e Off line se vi fate supportare dall’agenzia dedicata. Attenzione perché una cattiva gestione di questi due lati operativi, aumenta i costi.

Quindi mi permetto di concludere dicendo che: Un buon ufficio viaggi è formato solitamente da un Team solido, dove ci saranno le utenze dei Travel arranger, coloro che si occupano del lavoro operativo e del Travel manager che tira le fila del lavoro, seguendo la travel policy istituita e restando in linea con il budget.

Il valore del Travel Manager

Ricordiamoci solo che chi esporta il proprio Business oltre le mura della propria azienda, non può permettersi di non avere un ufficio dedicato, come in tutte le cose ci va l’esperto di settore, perché qualsiasi portale possiate acquistare non potrà mai essere una buona soluzione senza un ottimo capitano.

Non lasciate la vostra nave, senza timone a solcare un mondo in continua crescita, che diventa sempre più Smart e che genera spesso costi che si vedono solo alla fine dell’anno, sicuramente evitabili.

A fronte di un investimento organizzativo, la resa sarà sicuramente proficua, permettendovi di non buttare i soldi dalla finestra cosa che già avviene quando un meeting si cancella all’ultimo per scelta del cliente… eh ahimè tutto è stato prenotato. Giochiamo d’anticipo!

Anna Vessuti, Travel Manager e AITMM Regional Ambassador Piemonte Ovest


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Purchasing & Business Travel Specialist e Ambassador AITMM PIEMONTE OVEST

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