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Travel experiences / Travel management

Vi racconto la mia esperienza all’evento di Egencia

Diciamo che quando mi trovo a dover partecipare ad un evento di settore, sono sempre elettrizzata all’idea di trovarmi in situazioni di networking con realtà aziendali differenti, per settore ed organizzazione, ma unite nella voglia di migliorare gli asset della propria azienda

Se poi ci aggiungiamo un amore personale per la città di Milano, che identifico un po’ nella New york city nostrana, tra lotte con per trovare un taxi e negozi delle migliori marche ad ogni dove. Ci sarebbe letteralmente da perdersi! Anche se da Torinese posso dire che anche noi ci difendiamo bene in quanto meta più gettonata del 2018, ma questa è un’altra STORIA. Devo ammettere che chiacchierare con i tassisti mi permette di aggiungere piccole storie di vita quotidiana, che rispecchiano l’Italia di oggi: vogliosa di entrare nell’ottica Green ma poi profondamente pigra o restia al cambiamento.

Ma bando alle ciance, perché mi trovavo a Milano? Per il primo evento di Egencia… voi vi chiederete cosa sia, ed io sono qui per questo.

EGENCIA è un’azienda facente parte del gruppo Expedia, che si occupa di organizzare al meglio i viaggi d’affari: cerco di semplificare i concetti, evitando i discorsi da economista, quindi chiedo scusa in anticipo se non mi lancio sul tema della start up che ha investito nel settore giusto e ad oggi ha un bilancio in netta crescita.
Entro nel vivo dell’argomento, hanno studiato una piattaforma molto interessante ed intuitiva, che riunisce tutte le esigenze di chi si occupa di organizzare un viaggio d’affari per diverse tipologie di utenti dal travel arranger più operativo al Travel Manager che ha bisogno di reportistica.

Su questa piattaforma puoi prenotare un volo, un aereo, un treno ed un auto tutto dallo stesso portale, impostandoti le anagrafiche viaggiatori abituali ed occasionali in modo da avere un archivio digitale e inserendo all’interno con il supporto dei consulenti dedicati i propri accordi Corporate e la propria Travel policy (limiti concessi e iter approvativo interno). Risulta fondamentale lo strumento di creazione dei report, che ti permette di individuare i campi più importanti e riunirli a fine anno o ogni mese, in un risultato sintetico e chiaro dei movimenti dell’azienda in ambito travel. Essendone stata un utilizzatrice diretta potrò a fine articolo darvi anche un primo feedback sull’utilizzo dei loro servizi.

Una nuova chiave di lettura del mondo travel

In questo evento svoltosi al Bou Tek di Milano, hanno voluto presentarsi e dare una nuova chiave di lettura del mondo Travel del futuro. Ha iniziato il primo relatore della giornata: il professor Andrea Giudicin (Ceo di Tra Consulting), dando uno specchio realistico della direzione dei viaggi d’affari dove i paesi asiatici stanno prendendo piede prepotentemente. Analizzando il mercato del trasporto aereo e ferroviario, si è parlato della possibilità di sfruttare i collegamenti dell’alta velocità con le principali città italiane, per accedere ai principali aeroporti e ridurre tempi di scalo e costi. Ragionando nell’ottica che Trenitalia acquisisca Alitalia, tale scenario non sembra più tanto futuristico.

Oltre all’esportazione del modello italiano di possibilità di scelta tra due compagnie del settore railway nello stesso stato, anche nelle altre capitali europee, permettendo maggiore competitività dal punto di vista delle tariffe e quindi altro saving. Importante è anche evidenziare come Ryanair risulti ad oggi il vettore con la più grande fetta di mercato, una compagnia low cost che con easyJet , fanno letteralmente la guerra ai grandi gruppi come Lh, IAG Etc. Il professore ci mostra come il Revenue management sia tema piuttosto caldo, vi mostro la definizione presentata con una slide esemplificativa.

In seconda battuta ha presentato l’argomento digitalizzazione dei processi di prenotazione, il Senior Director, Product & Solutions Marketing di Egencia, Jean Noel Lau Keng Lun. Scontrandosi con colossi come Google, Amazon etc. Un cambiamento repentino e sempre più innovativo, riunisce la necessità di avere tutto a portata di pc, app e Tablet, dove il viaggiatore stesso vuole un ruolo pro attivo nell’organizzare il suo spostamento. Egencia si propone di riunire gli archivi degli Hotel di Expedia sul loro portale, che dettaglia per struttura il feedback dei viaggiatori presente da con collegamento con TripAdvisor, best available rate, possibilità di creare il proprio elenco di strutture preferite con gli accordi Corporate personalizzati. Oltre a gestire i vostri programmi fedeltà con le compagnie aeree, permettendovi di accumulare punti e benefit, dandovi all’interno del portale anche ampia scelta sulle compagnie low cost.

Questo ragionamento si può esportare anche in ambito auto noleggio e treni. Il direttore marketing ha portato la loro piattaforma ad essere equiparata al portale di Netflix, e so che vi strideranno le orecchie per l’accostamento ma ha una sua logica in termini di mercato e anche dell’idea di Cinema a casa vostra, come si augurano loro di portare i Viaggi d’affari a portata di click sul vostro desktop. È tutta questione di aumentare i contenuti rendendoli accessibili a tutti, tramite un unico Travelport.

Ottimizzazione dei processi per il travel management

Questo si traduce per l’azienda in ottimizzazione dei processi, quindi…come direbbe il mio Responsabile Qualità quindi Efficienza, e Riduzione dei costi argomento che al management di solito fa drizzare le antenne. Inoltre c’era la possibilità di vedere il funzionamento del loro portale, tramite schermi interattivi, presenti nella sala meeting della location, dando concretezza a quanto presentato.Operatori del servizio clienti dedicato di Egencia, mostravano le principali funzionalità a chi volesse approfondire con la pratica.

La testimonianza delle compagnie aeree

Hanno concluso la conferenza le due rappresentanti delle compagnie, in costante crescita, di British ed American Airlines dando uno specchio sulle rotte in continua implementazione e le partnership con le altre compagnie. Un dettaglio che sottolineo è la partnership consolidata dal 2003, tra l’agenzia viaggi “Orchidea Viaggi” ed Expedia Corporate Travel (Braccio Bt del colosso statunitense delle prenotazioni on line), molte delle prenotazioni gestite on line ed off line tramite Egencia, rimandano alla loro agenzia di riferimento.

La mia esperienza con Egencia

Ora ritenendomi super partes, vi racconto la mia esperienza con questo nuovo gestionale, lasciando a voi valutare se sia uno strumento adatto alle vostre necessità. Indubbiamente parliamo di una piattaforma interamente personalizzabile ed adattabile alle vostre esigenze, quindi raccomando di dedicare del tempo al settaggio del portale con i consulenti dedicati ed io e Manuela di Egencia abbiamo lavorato per giorni, diventando il suo “ incubo” personale.

Sfruttate la possibilità di inserire i massimali delle vostre policy e le preferenze su hotel e compagnie aeree ridurrete i tempi di selezione. Per loro stessa ammissione, e non me ne vogliano i relatori, Booking sul lato hotel è il Top, con Expedia purtroppo non c’è la stessa scelta di strutture ed il fatto che siano in fase di acquisizione, è facilmente visibile dai risultati di ricerca in qualsiasi città italiana o estera. Premio la trasparenza dell’azienda e la voglia di progredire, quindi sono sicura che questo argomento sia tra le” cose da fare” presenti sulle loro scrivanie.

Ottimo risulta la possibilità di vedere le info dell’hotel e i feedback dei viaggiatori mentre scegli la struttura, inoltre si ha una mappa interattiva in cui scegliere facilmente la soluzione logisticamente più conveniente.
Sulla gestione della biglietteria ferroviaria ci sono pro e contro, è vero che ti permette di vedere sia le tariffe di Italo che quelle di Trenitalia contemporaneamente ma non ti permette di cambiare il biglietto senza passare dal servizio clienti o dalla piattaforma diretta del forniture, bisogna far attenzione che se si seleziona Italo all’andata la tariffa scelta non sia vincolante nel scegliere lo stesso vettore anche per il ritorno.

Tema biglietteria aerea, la piattaforma ti permette di prenotare tramite un interfaccia molto intuitiva, che è collegata al loro gds interno. Pertanto in caso di cambio, non per tutti i vettori si è autonomi nel gestirlo, il cliente deve chiamare il servizio clienti e lo stesso avviene per l’opzionamento di dei voli non possibile per tutte le compagnie aeree. Inoltre bisognerà fare molto attenzione alle impostazioni di sistema perché questo pregiudicherà la visibilità di alcuni voli ( valutate voli con lunghi stop in aeroporto? Scalo oltre le quattro ore? Segnalatelo. Vi interessano compagnie low cost? Indicatelo! Non lasciate nulla al caso, altrimenti correte il rischio che i voli sulla piattaforma e quelli sul sito diretto della compagnia non siano gli stessi.).

Non mi soffermo sulla questione delle fee in quanto gli accordi Corporate sono impostati in base ai volumi, come legge tacita di mercato pertanto soggettiva, ma su come si generano le Fee merita due righe di spiegazione. Egencia ti fornisce due modalità di prenotazione, una on line in cui il lavoro il travel arranger lo effettua direttamente da portale con fee minime, ed una gestione off line più cara. Pertanto tutti i servizi non gestibili on line, cambi prenotazione, inserimento di addebito su conto azienda ove la tariffa non lo preveda, generano costi che un buon Travel manager deve saper evitare (un po’ come fare attenzione agli ancillary cost nella quotidianità) .

Riassumendo:
Ci sono Piccole cose su cui lavorare, che ancora non mi permettono di sentirmi totalmente appagata, ma io sono un po’ esigente ed Egencia lo sa😉. Sperando di non aver dimenticato nulla, resto a vs disposizione se si volesse approfondire il tema e magari raccogliere altri feedback come il mio.

Anna Vessuti, Travel Manager e AITMM Regional Ambassador Piemonte Ovest


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Elektra
Purchasing & Business Travel Specialist e Ambassador AITMM PIEMONTE OVEST

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