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Travel management

La gestione dei viaggi d’affari richiede più professionalità

Negli anni ’80 e ’90 la figura del Travel Manager inizia ad imporsi in molte aziende, principalmente nelle multinazionali e nelle organizzazioni multi sede. Sono le persone, i manager che hanno vissuto il grande cambiamento: da ruolo operativo a vero e proprio gestore delle politiche di viaggio (travel management). Un’esperienza maturata sul campo, la loro, diventata una vera e propria professione che ha sviluppato nel tempo le migliori pratiche e filosofie nel business travel e dato vita anche a nuove idee.

Oggi, però, alla domanda “quanta esperienza hai nella gestione dei viaggi d’affari aziendali ?” la nuova leva di Travel Manager ha risposto per la maggioranza “poco o niente”. A rilevarlo è stata la nuova indagine BTN Salary Survey che viene realizzata ogni anno per misurare l’andamento e la percezione del ruolo del Travel Manager a livello globale. Se nel 2016 erano più del 47 per cento gli intervistati che avevano dichiarato di lavorare nel ruolo di Travel Manager per più di 20 anni, il gruppo è sceso di oltre un terzo al 31 per cento. Un effetto che si è fatto sentire sul valore medio del salario dei Travel Manager che si è di conseguenza ridotto.

In questo panorama di cambiamento e di evoluzione, sorprende però il dato di coloro che iniziano la carriera di Travel Manager con livelli di formazione più elevati rispetto al passato. Infatti, il 41 per cento ha una laurea universitaria, rispetto al solo 19 per cento delle figure del passato che molto probabilmente avevano ricoperto quel ruolo grazie all’esperienza in agenzia di viaggi o nel settore travel.
Inoltre, sembra che sia poco sentita la necessità di una certificazione professionale (solo il 25 per cento dei travel manager intervistati ne ha una) o quanto meno di un aggiornamento professionale riconosciuto anche secondi gli standard della certificazione ISO che riesca a far fare un vero balzo in avanti nella loro carriera professionale.

Bastano le tecnologie per la gestione dei viaggi di lavoro?

Sicuramente la nuova generazione di gestori di viaggi aziendali  porterà nuove idee ed esperienze tecnologiche anche in virtù della grande evoluzione nei sistemi di prenotazione, dell’offerta on line, della relazione con i nuovi attori provider del settore, del repentino cambiamento in ottica di sharing economy e di nuovi modelli di business.
In generale, però, resta una certa preoccupazione per una mancanza di istruzione delle basi del travel, che ha consentito negli anni di conciliare i nuovi modelli con basi solide come gli aspetti gestionali, finanziari, d’acquisto e più in generale di relazioni e approccio al mercato.
Abbiamo più volte affrontato, sia durante i nostri corsi i formazione per Travel Manager sia nei vari articoli del sito, come nell’evoluzione del travel management ci sia stato un “corso e ricorso” di alcune pratiche operative e commerciali e che spesso la tecnologia ha solo accelerato dei momenti di cambiamento che però erano già stati applicati o sperimentati nel passato… anche non troppo recente. Se quindi le tecnologie aiutano ad andare più veloci, la conoscenza e una buona capacità professionale permetterà ai nuovi giovani di dialogare in un rapporto alla pari con i fornitori.

Interessante, nei commenti che riporta BTN, l’osservazione di Rosemary Maloney, una delle professioniste di maggior rilievo nel mercato del business travel, in cui  afferma che “La gestione del viaggio è molto di più che risparmiare l’ultimo nichel“. Spetta ai nuovi Travel Manager scavare ed indagare oltre al puro costo del business travel in azienda, affrontando in modo serio i nuovi strumenti di business intelligence per tracciare dati da fonti diverse. Se è vero che le aziende stanno prendendo sempre più consapevolezza sul valore dei viaggi d’affari in azienda, non solo come aspetto di costo ma anche come aspetto di produttività aziendale, i nuovi travel manager dovranno poter offrire delle risposte concrete al top management e dimostrare il valore del loro operato.

Experience e Sicurezza, i nuovi cavalli di battaglia

Quindi se il risparmio finanziario è importante, sarà sempre più importante la sicurezza, la sostenibilità e la produttività dei viaggiatori.
Sono ancora troppo pochi, almeno in Italia, i Travel Manager che hanno implementato (o che almeno controllano) una seria politica di gestione dei rischi per i dipendenti in viaggio.  E non stiamo parlando solo delle coperture assicurative, molte volte non gestite o non controllate (leggi articolo del nostro esperto), ma anche dell’assistenza durante tutte le fasi di una trasferta di lavoro. Il Travel Risk Management deve sempre più entrare nelle attività di gestione dei viaggi d’affari e sul quale il Travel Manager deve prendere posizione dialogando con tutti i referenti aziendali potenzialmente interessati: direzione del personale, direzione della sicurezza aziendale, top management, area finanza e assicurativa.  La gestione dei rischi, come fa notare anche Maloney, è una pratica che i nuovi gestori di viaggi dovranno necessariamente acquisire. Lo sviluppo, infatti, di una strategia di Travel Risk Management è quindi fondamentale per valutare, prevenire e mitigare i rischi connessi ai viaggi d’affari.

Questo vuol dire che oltre alla conoscenza della gestione dei rischi, il Travel Manager dovrà mettere in campo anche una serie di azioni di comunicazione e di formazione ai viaggiatori per educarli sulle situazioni di rischio, salute, sicurezza nei paesi o nelle città di destinazione, e assicurarli del fatto che qualsiasi cosa possa accadere durante un viaggio di lavoro ci sia un servizio di assistenza H24 in grado di dare la necessaria risposta per risolvere i problemi.
Migliorare l’esperienza di viaggio di un dipendente in trasferta rientra, quindi, anche nei compiti del Travel Manager del futuro. Perché risponde a tutti i principi di duty care, welfare e di sostenibilità aziendale.

Anche le piccole imprese guardano con interesse al Travel Management, ma…

Quello che è interessante, in tutto questo contesto, che il “business travel management” non è più terreno esclusivo delle grandi organizzazioni: le piccole e medie imprese cominciano a guardare con interesse una spesa crescente come quella dei viaggi. Lo sviluppo del “made in Italy” nel mondo o semplicemente la voglia di ricominciare a stringere relazioni dirette con clienti e fornitori a livello globale sta facendo emergere nelle PMI la coscienza di dover controllare o gestire una voce di spesa tra le più importanti tra i costi indiretti di un’azienda.
Non bisogna però dimenticare che le PMI sono state anche le prime ad abbandonare il rapporto diretto con le tradizionali agenzie di viaggio e si sono volte da subito alla gestione on line attraverso i motori di ricerca o tool di prenotazione web. Ma sarà proprio questa gestione indipendente che può aver portato ad un certo caos? Non stiamo solo parlando della gestione pura della spesa, delle rendicontazioni finanziarie e di tutte le pratiche amministrative connesse, ma di un modello che non avendo alle basi un controllo ed un monitoraggio non ha permesso di comprendere bene gli impatti economici, finanziari e gestionali anche con le nuove tecnologie (e attori) messe a disposizione.
Tuttavia è e sarà sempre difficile trovare un travel manager dedicato all’attività pura di gestore viaggi all’interno delle piccole medie imprese poiché la spesa non potrà mai giustificare una figura dedicata. Sarà invece più facile identificare all’interno dell’organizzazione una risorsa che si occupi anche di questa attività. Durante i corsi che Travel for business realizza abbiamo avuto in aula diversi partecipanti che svolgono il ruolo di gestore viaggi  in affiancamento alle loro posizioni di assistente amministrativo, ufficio del personale, direzione acquisti. Il loro stipendio era quindi commisurato più al ruolo principale che svolgevano in azienda che alla loro attività di “travel manager”. Ma quello che abbiamo sempre riscontrato è l’entusiasmo con cui affrontavano il corso, nel scoprire modelli di gestione efficaci e funzionali al loro lavoro e ai risultati che l’azienda si attendeva. Sono quindi tante le esperienze e storie di successo che abbiamo avuto modo di vedere in prima persona. Una di queste è quella di Daniela Berdin  che vi suggeriamo di leggere.

Mobility e Travel Manager: uniti per sempre

È evidente che un Travel Manager debba essere, quindi, dotato di competenze trasversali e acquisire sempre più pratiche di comunicazione, di gestione dei processi integrati, di acquisto e di aspetti finanziari. In quest’ambito emerge sempre più prepotentemente un’altra mansione che rispecchia non solo i requisiti di legge (decreto Ronchi) ma anche la necessità di applicare modelli di mobilità sostenibile in azienda. Stiamo parlando del Mobility Manager e di come questo ruolo sia strettamente sinergico a quello del Travel Manager. L’integrazione delle due figure in azienda offrirà benefici concreti alla collettività e al mondo corporate sotto tutti gli aspetti di mobilità sostenibile, integrata ed efficiente.
Da tempo, infatti, Travel for business ha realizzato in Italia il corso di formazione “Travel e Mobility Management” , con l’intento di valorizzare il ruolo professionale del Travel e Mobility Manager; un ruolo estremamente delicato in azienda ma capace di contribuire in modo decisivo al MOL dell’azienda e al benessere della direzione e dei colleghi in viaggio.


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