Cosa cambia nel trattamento fiscale delle trasferte con la circolare 15/E tra rimborsi, auto privata e pagamenti tracciabili
Con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, l’Agenzia delle Entrate ha fornito un quadro interpretativo organico sulle modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 in materia di indennità di trasferta e rimborsi spese. L’intervento normativo incide in modo diretto sulla determinazione del reddito di lavoro dipendente, di lavoro autonomo e del reddito d’impresa, con effetti concreti sulla gestione quotidiana delle trasferte e della mobilità aziendale. Il documento sul trattamento fiscale delle trasferte di prassi nasce dall’esigenza di armonizzare due direttrici solo apparentemente divergenti: da un lato la semplificazione della documentazione delle spese, dall’altro l’introduzione di un principio strutturale di tracciabilità dei pagamenti per specifiche tipologie di costi. Il risultato è una disciplina più aderente alla realtà operativa, ma che richiede maggiore attenzione nella fase di rendicontazione. Vediamo più nel dettaglio di cosa si tratta.
Trasferte comunali, documentazione e utilizzo dell’auto privata
Uno dei passaggi più rilevanti riguarda le trasferte e le missioni svolte all’interno del territorio comunale. A partire dal 1° gennaio 2025 viene superato il rigido riferimento ai documenti rilasciati dal vettore: per le spese di viaggio e trasporto è ora sufficiente una documentazione idonea che consenta di dimostrare la spesa sostenuta e la sua inerenza all’attività lavorativa. In questo contesto si inserisce una delle novità più significative: il rimborso chilometrico riconosciuto al dipendente per l’utilizzo dell’automobile privata, determinato secondo le tabelle ACI, non concorre più alla formazione del reddito imponibile nemmeno in caso di trasferta comunale. Una svolta rispetto alla disciplina previgente, che rende fiscalmente neutri spostamenti fino a oggi penalizzati.
Restano escluse dal reddito anche le spese accessorie strettamente connesse al viaggio, come pedaggi autostradali e parcheggi, purché adeguatamente documentate. La circolare chiarisce implicitamente che la documentazione deve consentire di ricondurre la spesa a uno specifico veicolo e a una specifica trasferta, rafforzando il principio di coerenza tra spesa e attività lavorativa.
La nuova disciplina si applica ai rimborsi erogati dal 2025 anche quando le spese siano state sostenute in periodi d’imposta precedenti, secondo il principio di cassa che governa i redditi di lavoro dipendente.
Tracciabilità dei pagamenti: il nuovo discrimine nel trattamento fiscale delle trasferte
Accanto alla semplificazione documentale, la Legge di Bilancio 2025 introduce un principio destinato a incidere profondamente sulle policy di mobilità: la tracciabilità dei pagamenti. Dal 1° gennaio 2025, i rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi o NCC non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se il pagamento è avvenuto con strumenti tracciabili. La regola opera indipendentemente dal tipo di trasferta, sia essa comunale o extra-comunale, e prescinde dal sistema di rimborso adottato. Questo significa che anche in presenza di indennità forfetarie o sistemi misti, la componente riferibile a vitto, alloggio, taxi o NCC perde l’esenzione fiscale se non pagata in modo tracciabile. Per le trasferte all’estero, l’esenzione dal reddito continua a operare anche in assenza di pagamento tracciabile. Il legislatore ha infatti circoscritto l’obbligo alle spese sostenute nel territorio italiano, riducendo le complessità applicative nei contesti internazionali.
L’obbligo si estende anche ai servizi resi tramite piattaforme di mobilità digitale, purché il pagamento sia riconducibile in modo univoco al lavoratore. Dal punto di vista operativo, ciò rafforza il ruolo di strumenti come carte aziendali, wallet digitali e soluzioni MaaS integrate, che consentono una tracciabilità nativa della spesa. Rientra nel perimetro della tracciabilità anche l’imposta di soggiorno, considerata una spesa direttamente collegata all’alloggio.
Un ulteriore intervento riguarda le spese di rappresentanza, che dal 2025 diventano deducibili solo se sostenute con mezzi di pagamento tracciabile, anche quando effettuate all’estero. Questo passaggio rafforza l’orientamento dell’Amministrazione verso un utilizzo estensivo della tracciabilità come strumento di presidio fiscale, pur lasciando escluse le spese di pubblicità e sponsorizzazione.
Continuano a non essere assoggettate alla tracciabilità le spese di viaggio e trasporto effettuate con mezzi diversi dal taxi e NCC, come autobus, treni, aerei e navi. Restano inoltre esclusi i rimborsi erogati sotto forma di indennità chilometrica, che mantengono una disciplina autonoma.
Effetti su lavoro autonomo e reddito d’impresa
Le nuove regole non si limitano al lavoro dipendente. Sul fronte del lavoro autonomo, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC sostenute in Italia dal 2025 concorrono alla formazione del reddito se non pagate con mezzi tracciabili. Al contrario, diventano deducibili se il pagamento è tracciabile, anche quando le spese sono addebitate analiticamente al committente ma non rimborsate.
Anche per il reddito d’impresa, la deducibilità delle spese sostenute per le trasferte dei dipendenti – e dei relativi rimborsi – è ora subordinata all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili. L’obbligo decorre dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 e riguarda esclusivamente le spese sostenute in Italia.
Nel complesso, la circolare n. 15/E non si limita a fornire chiarimenti tecnici, ma ridisegna il rapporto tra mobilità, fiscalità e strumenti di pagamento. Per aziende, fleet e mobility manager, la tracciabilità diventa un elemento strutturale delle politiche di trasferta, influenzando la scelta dei fornitori, dei canali di prenotazione e delle soluzioni di pagamento. In questa prospettiva, la gestione fiscale delle trasferte si trasforma da adempimento amministrativo a leva strategica, capace di incidere su controllo dei costi, compliance e sostenibilità dei processi di mobilità.
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