Gestione note spese: tipi di rimborso e vantaggi della digitalizzazione

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Gestione note spese digitale: riduce tempi e rischi, aumenta soddisfazione ed efficienza. Ecco i vantaggi di un software per la gestione note spese.

Dalle piccole aziende alle grandi multinazionali, ogni realtà di business si trova prima o poi nella situazione di dover rimborsare i costi sostenuti dai propri dipendenti in occasione di trasferte professionali. Per gestire queste necessità, le aziende fanno riferimento alle note spese. Saper integrare efficientemente questo documento all’interno dei flussi di convalida e contabilizzazione del sistema amministrativo non è un aspetto da sottovalutare; infatti il trattamento manuale delle note spese potrebbe causare errori di gestione e ritardi tali da generare malcontento tra i dipendenti prima e costi aggiuntivi per l’azienda poi. Per questa ragione trovano sempre più riscontro soluzioni digitali, come quelle offerte da N2F, per la gestione note spese che snelliscono e mettono a regime tutti i passaggi. Ma come individuare il software note spese più adatto alle vostre necessità? Innanzitutto bisogna conoscere questo settore dalla A alla Z, ecco perché in questo articolo vi spieghiamo tutto ciò che c’è da sapere sulle note spese per essere a norma di legge e accelerare i vostri progetti di trasformazione digitale.

Tipi di spese e di rimborso

Le note spese fanno riferimento esclusivamente ai costi sostenuti da un dipendente durante una trasferta di lavoro effettuata al di fuori della sua sede lavorativa. Tuttavia, a seconda che la trasferta sia avvenuta all’interno o all’esterno del territorio comunale (e nel caso dei collaboratori non dipendenti si considera il loro comune di residenza), esistono importanti differenze di trattamento fiscale. 

  • trasferte all’interno del territorio comunale. Le spese rimborsate vanno considerate come parte del reddito percepito dal lavoratore. Fanno eccezione quelle relative ai trasporti, se accuratamente documentate da biglietti e ricevute;
  • trasferte al di fuori dal territorio comunale. Le spese rimborsate non concorrono al reddito, pertanto, soprattutto le spese di trasporto, sono deducibili (nel caso di vitto e alloggio ci sono delle limitazioni).

Tipi di rimborso

Esistono diverse tipologie di rimborso, per ogni caso se ne può scegliere uno soltanto. Ecco i tre metodi di rimborso

  • Rimborso spese a piè di lista. Considera tutte le voci di spesa sostenute dal dipendente durante la trasferta; per questo viene anche detto “analitico”. Secondo la legge italiana, le spese di vitto, alloggio e trasporto non contribuiscono alla formazione del reddito se sostenute al fuori dal territorio comunale. Le spese di altro tipo sono invece deducibili solo nei limiti di 15,49 € al giorno per le trasferte in Italia e di 25,82 € per quelle all’estero. L’aspetto negativo di questa metodologia di rimborso è la montagna di scontrini e ricevute da riordinare e calcolare.
  • Rimborso spese forfettario. L’azienda mette a disposizione del dipendente in trasferta un forfait giornaliero senza richiedere i giustificativi di spesa relativi a vitto e alloggio. L’indennità giornaliera erogata dall’azienda è deducibile fino a un massimo di 46,48 € per le trasferte effettuate in Italia e di 77,47 € per le trasferte all’estero. Sicuramente il rimborso forfettario abbatte le scartoffie amministrative, ma il budget potrebbe essere o eccessivo o eccessivamente basso.
  • Rimborso spese misto. Consiste in una combinazione tra i due metodi precedenti; magari l’alloggio potrebbe essere coperto da un’indennità giornaliera e il vitto calcolato in maniera analitica, o viceversa. Se le spese a piè di lista rimborsate al dipendente riguardano solo il vitto, oppure solo l’alloggio, il forfait giornaliero che non concorre a formare reddito si riduce di un terzo; di due terzi nel caso in cui vengano rimborsate contemporaneamente le spese di vitto e alloggio. Le spese di viaggio e trasporto sono sempre deducibili.

Per quanto riguarda il rimborso chilometrico?

Se gli spostamenti vengono effettuati con la propria auto personale, i dipendenti possono richiedere il rimborso chilometrico: un’indennità che il datore di lavoro eroga sulla base dei chilometri percorsi per coprire le spese di carburante o di manutenzione. L’ACI (Automobile Club Italia) stabilisce i limiti della deducibilità fiscale, comunicandoli attraverso la pubblicazione di tabelle aggiornate due volte l’anno. 

Software gestione note spese: conservazione digitale a norma

Scegliere di approdare al digitale per gestire le note spese è sicuramente una mossa vincente per ridurre i documenti cartacei e ottimizzare i processi amministrativi. La dematerializzazione delle note spese è il primo passo per una conversione digitale dell’azienda. Eliminare i giustificativi cartacei è oggi possibile e conveniente, per ridurre al minimo errori e perdite di tempo. Tuttavia, dal momento che si tratta di documenti fiscali, è necessario che una nota spese dematerializzata risulti a norma. Le leggi che ne regolano la conservazione stabiliscono che tutti i documenti contabili, inclusi i sostitutivi dematerializzati, debbano essere conservati per almeno dieci anni. I principi di conservazione sostitutiva con valore probatorio del documento sono autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. Anche l’archiviazione è regolata dall’Agenzia delle Entrate.

Ma perché voltare lo sguardo al digitale? Quali sono in concreto i vantaggi di una gestione delle note spese “dematerializzata”?

Vantaggi della gestione delle note spese digitale

Risparmiare tempo

Innanzitutto una gestione note spese digitale consente a tutti di risparmiare tempo. I dipendenti non hanno più bisogno di conservare i loro giustificativi e di stilare le loro note spese compilando una tabella Excel. I manager possono verificare rapidamente che la nota spese presentata sia coerente con l’ambito della trasferta lavorativa del dipendente. Infine, ma non per ultimo, il reparto amministrativo e contabilità non è più obbligato a verificare le informazioni da cartaceo, beneficiando del controllo automatico dell’IVA e del rispetto della politica di spesa aziendale, senza dimenticare l’inserimento automatico dei dati in contabilità.

Minimizzazione dei rischi

La dematerializzazione delle note spese elimina il rischio di errori di immissione dei dati, limitando anche le frodi. Ad esempio, il rilevamento automatico dei duplicati impedisce che si venga rimborsati due volte per la medesima spesa. Inoltre, se il limite di spesa viene superato, il reparto contabilità viene immediatamente informato. Grazie ad un software nota spese è possibile ricevere report precisi sulle spese dei dipendenti riuscendo a controllare la politica di spesa aziendale.

Centralizzazione e protezione dati

Uno dei vantaggi in termini di ottimizzazione della dematerializzazione delle note spese è la capacità di centralizzare tutti i dati digitalizzati, in completa sicurezza e nel pieno rispetto dell’amministrazione fiscale. In caso di visita dell’Agenzia delle Entrate, un software di questo tipo rende possibile accedere facilmente ai documenti giustificativi richiesti, archiviati secondo la normativa.

Poter contare su un software gestione note spese aziendali abbinato ad un’APP mobile assicura una semplificazione dei passaggi non indifferente. Infatti un’APP rende possibile generare note spese in tempo reale, direttamente sul luogo in cui la spesa viene effettuata. Il grande vantaggio in questo senso si rivela soprattutto a fine mese: quando solitamente si verificano gli invii massivi delle note spese che rallentano il reparto contabilità. In questo modo i termini di rimborso si accorciano e la soddisfazione dei dipendenti aumenta.

Gestione note spese aziendali: soluzioni per dematerializzare i processi

Carte aziendali

Tracciabili e sicure, le carte bancarie aziendali rendono più facile controllare le spese aziendali sostenute dai dipendenti in trasferta. Nonostante i vantaggi in termini di autonomia per i dipendenti, questa soluzione non è del tutto svincolata dal cartaceo.

Software gestione nota spese sulla rete interna aziendale

Questo tipo di software per la gestione note spese viene installato sul server dell’azienda, pertanto è accessibile solamente dal network aziendale. I dipendenti si connettono dalle proprie postazioni ed è collegato al gestionale di contabilità. Tuttavia non è una soluzione molto elastica e anzi richiede la manutenzione di un server dedicato.

Applicazioni sul Cloud

All’opposto dei software installati sulla rete interna, le applicazioni consentono di inserire le proprie spese aziendali in tempo reale da qualsiasi postazione o dispositivo mobile. Queste soluzioni web funzionano in modalità SaaS, Software as a Service e riscuotono sempre più successo.

App mobile collegate ad un software

L’APP mobile che consente di scattare foto agli scontrini e alle ricevute appena emessi rappresenta la soluzione più evoluta. I dati principali vengono subito raccolti e la ricevuta cartacea non serve più. In questo modo i dipendenti generano le note spese in tempo reale e l’ufficio contabilità riceve istantaneamente i dati dal software.

Se vuoi conoscere un ottimo gestionale per note spese che ottimizza i processi e semplifica la vita dell’azienda, dei dipendenti clicca qui https://www.n2f.com/it/

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