Le spese di roaming legate al telefono aziendale: la connessione diventa un servizio previsto e gestito, non più una spesa imprevedibile da affrontare sul momento
Il telefono aziendale non è un accessorio, ma uno strumento indispensabile per inviare una mail urgente, partecipare a una call su Teams o condividere documenti in cloud. La connettività è ormai la vera chiave per restare operativi in qualsiasi parte del mondo. Eppure, i costi del roaming dati continuano a essere un terreno insidioso, spesso sottovalutato dalle aziende. Non si tratta più soltanto di una questione che riguarda il singolo dipendente in trasferta, ma di un problema di gestione aziendale. Una video call senza piano dati dedicato o qualche ora di navigazione fuori Europa possono tradursi in fatture salatissime a fine mese, con un impatto diretto sui bilanci. È per questo che oggi le travel policy devono cambiare passo, affrontando la connettività con regole chiare e strumenti condivisi.
Dal rischio individuale al costo aziendale
Per anni i viaggiatori d’affari hanno gestito il roaming in autonomia, spesso affidandosi a soluzioni improvvisate come pacchetti last minute acquistati all’aeroporto o Wi-Fi gratuiti non sempre sicuri. Questo approccio, però, non regge più. Le spese di roaming non colpiscono soltanto chi viaggia, ma ricadono sull’azienda che fornisce il cellulare aziendale, rimborsa i costi e deve rendicontarli. Basta un viaggio extraeuropeo con un paio di conferenze su Zoom per far lievitare i conti e trasformare una trasferta in una voce di spesa imprevista. È quindi necessario che le imprese si approprino del tema, smettendo di considerarlo un dettaglio e inserendolo a pieno titolo nelle travel policy. Solo così si può passare da un rischio individuale a una gestione collettiva e razionale.
Linee guida chiare per una connettività sostenibile
Scrivere regole precise nella travel policy non significa appesantire la vita dei dipendenti, ma renderla più semplice e prevedibile. Stabilire un tetto massimo di spesa per il roaming, definire quando è consentito attivarlo e quando invece è preferibile usare alternative, sono strumenti concreti che danno sicurezza sia al viaggiatore sia all’azienda. Il lavoratore non dovrà più temere di tornare a casa con una bolletta astronomica, e il reparto amministrativo non si troverà costretto a giustificare spese fuori controllo. In questo senso, la travel policy diventa un patto chiaro: l’azienda si impegna a garantire strumenti adeguati per lavorare ovunque, e il dipendente si muove in un quadro di regole trasparenti.
eSIM, hotspot e accordi con gli operatori: le nuove soluzioni
Le alternative al roaming tradizionale esistono e sono sempre più accessibili. Le eSIM, ad esempio, consentono di scaricare pacchetti dati internazionali a prezzi competitivi senza bisogno di cambiare fisicamente la scheda del telefononino aziendale. Gli hotspot portatili permettono di collegare più dispositivi con un’unica connessione, ideale quando viaggiano team di colleghi. E non vanno dimenticati gli accordi diretti con gli operatori telefonici, che molte aziende stanno stipulando per avere pacchetti flat dedicati ai dipendenti in trasferta. Queste soluzioni, se inserite in una travel policy, cambiano radicalmente lo scenario: la connessione diventa un servizio previsto e gestito, non più una spesa imprevedibile da affrontare sul momento.
Il ruolo strategico del Travel Manager
In questo contesto, il travel manager non è più soltanto la figura che organizza spostamenti e prenotazioni, ma diventa il garante di una mobilità efficiente e sicura. Avere una visione chiara dei costi legati alla connettività, prevederli nel budget e integrarli nella travel policy significa gestire viaggi in modo più sostenibile. Non si tratta di limitare le possibilità dei dipendenti con i telefoni aziendali, ma al contrario di offrire loro strumenti più affidabili e sicuri. Sapere che ogni trasferta avrà una connessione garantita, senza sorprese in bolletta, migliora la serenità del lavoratore e rafforza la fiducia nei confronti dell’azienda. È una forma di welfare aziendale nascosta, ma concreta: la connettività diventa parte integrante dell’esperienza di viaggio, e la travel policy il suo regolatore naturale.
Photo credit: Vitaly Gariev
