Parlare di trasferte lavorative non è mai scontato. Infatti esistono diverse voci di costo e altrettante modalità di calcolo per spese di trasferta e rimborsi.
Cominciano finalmente a riprendere i viaggi di lavoro; ancora non si può parlare di ripresa a pieno regime, ma sicuramente le trasferte sono ad una nuova promettente alba. Dunque è il momento di riprendere un po’ le fila tra le diverse tipologie di queste prestazioni lavorative fuori sede, delle spese e dei rimborsi previsti. Le caratteristiche di una trasferta di lavoro sono determinate dalla sussistenza di esigenze occasionali da parte del datore di lavoro, la totale eccezionalità del viaggio e la precarietà della presenza presso una diversa sede rispetto a quella contrattuale. L’unico riferimento normativo che regola la materia dei viaggi di lavoro è l’art.51, co. 5 e 6 del TUIR. nel comma 6 è indicato il trattamento delle somme corrisposte. Il punto fermo è il fatto che le ore di lavoro durante una trasferta sono calcolate e regolate diversamente rispetto alle prestazioni abituali. Ma come distinguere le diverse tipologie? Come calcolare le spese di trasferta e i rimborsi?
Tipologie di trasferta lavorativa
La prima domanda è la più semplice: cos’è una trasferta di lavoro? Si tratta di un periodo durante il quale il dipendente svolge le sue prestazioni in un luogo diverso dalla normale sede lavorativa prevista dal contratto. La trasferta può durare un giorno o un mese; l’importante è che non sia in discussione una condizione definitiva. Tutti i dipendenti di un’azienda hanno diritto a ricevere rimborsi e indennità qualora sia necessario un periodo di trasferta. Dunque la temporaneità e l’occasionalità del viaggio lavorativo sono i due presupposti inalienabili; infatti se il dipendente svolge sistematicamente il suo lavoro da diverse sedi allora sarebbe un trasfertista ed ecco che le cose cambierebbero. In questo articolo ci concentreremo invece sul mondo delle trasferte, tra spese e rimborsi.
Come si calcolano le spese di trasferta?
L’indennità di trasferta è un compenso aggiuntivo rispetto a quello previsto dallo stipendio e la sua ragione consiste nel compensare un eventuale disagio causato dal bisogno di eseguire le proprie prestazioni lavorative in una città diversa da quella solita. Per tale ragione è innanzitutto fondamentale determinare se si tratti di un’indennità retributiva che già include disagi legati allo spostamento o di un più classico rimborso spese nel quale il tempo di viaggio fuori dall’orario retribuito andrà calcolato perché in effetti lavorativo. L’indennità di trasferta deve essere obbligatoriamente concessa per ogni giorno di prestazione fuori sede, per eventuali giorni festivi e per giorni di assenza causa malattia. È possibile calcolare il budget a disposizione del dipendente in trasferta in funzione di tre diversi metodi: indennità giornaliera, il rimborso analitico e il rimborso misto.
Indennità giornaliera
L’indennità giornaliera prevede un rimborso forfettario quotidiano, calcolato per ogni giorno di trasferta. Solitamente il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) stabilisce le modalità di calcolo e le quote minime e massime di questo tipo d’indennità.
Rimborso analitico
Il rimborso analitico richiede al dipendente di stilare un resoconto dettagliato dei costi affrontati quotidianamente, corredato dei giustificativi per ogni voce inserita. Stiamo parlando in altri termini di presentare una nota spese all’azienda e non è un caso se il rimborso analitico sia anche detto “rimborso a piè di lista”. Sulla base della nota spese viene calcolata la cifra da rimborsare al rientro dalla trasferta. I documenti che il dipendente deve allegare alla nota spese sono: scontrini fiscali, i documenti della carta di credito aziendale, le fatture e le ricevute fiscali con i dati del cliente.
Rimborso misto
Il rimborso misto unisce calcoli forfettari a documentazioni analitiche. Cioè, la policy aziendale stabilisce quali spese siano da risarcire analiticamente e quali voci di spesa siano indennizzate con un budget fisso a disposizione (solitamente vitto e alloggio). In questo caso i rimborsi di vitto e alloggio vanno tutti calcolati esentasse.
Come calcolare l’indennità di trasferta
Solitamente l’importo per le indennità di trasferta viene stabilito dai contratti collettivi. L’indennità di trasferta è pari al 50% della retribuzione giornaliera dello stipendio se la trasferta dura da 12 a 24 ore. Se la trasferta supera questo limite, l’indennità va calcolata moltiplicando il suddetto 50% per i giorni di trasferta.
Un’importante variabile che influisce nell’indennità da destinare alle trasferte dei dipendenti è la natura della destinazione. Il trattamento fiscale in materia di spese di trasferta dipende infatti se si tratti di una località in Italia o all’estero. Ad esempio nel primo caso non devono essere versati contributi INPS e IRPEF se la quota non supera i 46,48 euro, mentre nel secondo l’esenzione degli stessi pagamenti è concessa fino ad un forfettario di 77,46 euro al giorno. Tutte eventuali tasse e contributi devono essere calcolati su imponibili che superano le suddette cifre.
Nel caso del rimborso misto i rimborsi di vitto e alloggio sono completamente esentasse, mentre i rimborsi per tutte le altre spese e l’indennità di trasferta costituiscono il reddito imponibile. Ma in questi casi il tetto del budget per l’indennità esentasse scende a 30,99 euro per le trasferte in Italia e a 51,65 euro per viaggi all’estero.
Rimborso chilometrico 2022
Nel Supplemento Ordinario n. 40 alla Gazzetta Ufficiale n. 297 del 23 dicembre 2025, l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato il comunicato contenente le tabelle nazionali dei costi chilometrici di esercizio di autovetture e motoveicoli e dei Fringe benefit elaborate da ACI per l’anno 2026. Rispetto alle edizioni passate, le tabelle mostrano un’ampia articolazione e una profonda differenziazione legata alla transizione ecologica: i costi chilometrici risultano generalmente in aumento per i modelli fuori produzione a gasolio ed elettrificati (con incrementi dello 0,8% per le auto elettriche BEV e dell’1,7% per le plug-in), mentre sono in lieve diminuzione per alcuni modelli in produzione (come le ibride a benzina). Le liste comprendono una vasta gamma di alimentazioni sia in produzione sia fuori produzione (benzina, gasolio, GPL, metano, ibride plug-in, mild/full hybrid ed elettriche).
Nel caso in cui il dipendente o il professionista utilizzi il proprio veicolo per le trasferte di lavoro, la Tabella ACI rappresenta lo strumento fondamentale per quantificare i costi d’esercizio: l’importo standard per ciascun modello si individua nella terza colonna delle tabelle. Per calcolare il rimborso complessivo spettante in euro, è sufficiente moltiplicare tale valore per il numero di chilometri effettivamente percorsi per scopi aziendali.
Per ulteriori dettagli, alleghiamo la pagina della Gazzetta Ufficiale dove trovare tutti i valori di riferimento.
