Mobilità e la gestione dei pagamenti aziendali

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Parlano molto chiaro i dati della nuova ricerca commissionata da Soldo e svolta da Travel for business sulla mobilità e i pagamenti aziendali. L’indagine, svolta su un campione di Travel Mobility Manager delle principali aziende italiane, ha dato vita ad un white paper che fotografa un settore ancora in piena evoluzione e segnato da forti contraddizioni, a partire dalle priorità.

Video presentazione dei dati della ricerca nazionale sulla evoluzione dei pagamenti digitali nella mobility

Davide Salmistraro, Country Manager di Soldo in Italia

La nuova figura del Mobility Manager: obbligo di legge, mentre in Italia le trasferte aziendali sono ancora gestite da più funzioni aziendali
Nonostante l’obbligo introdotto dal “Decreto Rilancio” di nominare un Mobility Manager in ogni azienda o ente pubblico con più di 100 dipendenti, solo il 34% delle aziende intervistate dichiara di averlo nominato e di avere realizzato il PSCL, il documento che evidenza i piani degli spostamenti casa-lavoro, mentre il 17% lo ha solo nominato e il 21% non ha ancora avviato nessuna di queste iniziative.

l Travel Manager (solo nel 16%) gestiscono ancora troppo poco in toto la mobilità: per il 26% delle aziende rispondenti sono invece più funzioni a interagire nella gestione delle trasferte, mentre la gestione si divide in modo equo tra gli assistenti di direzione, la funzione acquisti e servizi generali e gli stessi dipendenti (tutti ognuno al 13%), mentre il 10% dei viaggi è gestito direttamente dalla direzione HR.

Scarsa l’adozione di tecnologie per il controllo della spesa
Nota dolente per tutti, il controllo della spesa, che rimane per il 52% gestita con un controllo a posteriori o affidata a Travel policy di condotta di comportamento per il 43%. Solo il 5% dichiara di avere implementato un sistema di controllo delle spese in tempo reale: mentre si attestano al 33% le società che hanno un sistema IT in grado di integrare il pagamento digitale col sistema amministrativo aziendale. Prioritaria per tutti, pari a 67%, è la gestione automatizzata delle note spese, seguita dalla dematerializzazione dei documenti delle spese di viaggio che il 57% dei rispondenti vorrebbe avere, sia come richiesta dall’alto che come desiderata dei dipendenti.

Il 35% non dispone ancora di soluzioni digitali per la gestione dei pagamenti per il Travel e Mobility management mentre il 65%, attrezzato sotto questo profilo, non le trova pienamente integrate, complete e soddisfacenti come vorrebbe.

Nuova attenzione ai criteri ESG: le azioni delle aziende per promuovere la mobilità sostenibile
New entry nelle priorità sono i tre cardini dell’esg. Entrano infatti in classifica, tra le priorità future, la sicurezza nelle trasferte e i servizi per il benessere in viaggio, visti come utili prospetticamente per il 52% dei rispondenti mentre, anche frutto delle nuove politiche di diversity, per il 71% diventa prioritario ridisegnare servizi dedicati a persone con disabilità.

Venendo poi agli aspetti legati al green e alla sostenibilità, il 47% degli intervistati non ha ancora messo in atto alcuna attività per la gestione di trasferte sostenibili, mentre il 20% ha introdotto linee guida, il 10% ha selezionato fornitori con programmi a basso impatto ambientale e una restante percentuale frammentata in iniziative considerate di minore importanza: solo il 3% ha avviato il processo di compensazione delle emissioni di CO2 mentre una piccola percentuale illuminata sta pensando, anche spinta dai dipendenti, di produrre note informative per i viaggiatori della propria impronta sul pianeta a seconda della modalità di viaggio utilizzata.

Per promuovere la mobilità sostenibile, il 24% non ha ancora avviato nessuna iniziativa contro un 76% che ha concentrato i suoi sforzi nell’attivazione dello smart working gestendolo con piani di sensibilizzazione dei dipendenti. Solo il 17% ha attivato un piano di monitoraggio del programma degli spostamenti casa lavoro; mentre iniziative ancora residuali risultano essere l’introduzione di soluzioni tecnologiche per la mobilità come app o la selezione di fornitori che ottimizzino gli spostamenti come car pooling, car sharing, bike sharing e altro.

La digitalizzazione come opportunità per adeguarsi a servizi della mobilità in evoluzione

Per tutti però, non esiste sostenibilità senza soluzioni digitali: la digitalizzazione e la trasformazione digitale sono la chiave di volta per rivoluzionare anche la gestione della mobilità aziendale per il 79% dei rispondenti. Alla domanda quali servizi di smart mobility vorresti pagare digitalmente, il 92% risponde la Mobility pay per use; l’80% vorrebbe dei servizi in sharing, con un 20% che già li ha; il 73% vorrebbe avere dei parcheggi pubblici o privati da utilizzare, con un 27% che si è già attivato, per aiutare i dipendenti anche nell’epoca della pandemia con spostamenti più sicuri; il 71% vorrebbe avere la possibilità di pagare comodamente servizi di carpooling. Tra i passi in avanti fatti dalle aziende, la mobilità elettrica: con un 34% di rispondenti che hanno già implementato soluzioni di ricarica e un 56% che ci sta pensando, una delle attivazioni più forti e su cui le aziende dimostrano di avere una maggiore sensibilità

Priorità, ostacoli e benefici
Alla domanda su cosa risulti più importante nell’automazione dei processi di pagamento, il 68% risponde la semplificazione del processo in vista di un incremento della produttività delle risorse; il resto della torta è diviso tra la semplificazione del processo di rendicontazione e l’ottenimento di un servizio che permetta un controllo efficiente dei costi e dei processi aziendali.
Nella digitalizzazione dei processi, il 61% vede un’ottimizzazione del tempo delle risorse impiegate nel controllo delle spese ancora più dell’avere dati precisi per il controllo in tempo reale della spesa: ma tra gli ostacoli svetta al primo posto (62%) il superamento di una gestione amministrativa tradizionale consolidata, rivelando la refrattarietà delle aziende italiane all’innovazione soprattutto se pensata in modo trasversale su tutta l’azienda e non all’interno dei singoli dipartimenti o delle singole unità di business.

È chiarissimo però, al 35%, che non digitalizzare significa in primis uno spreco di risorse che potrebbero essere invece messe a frutto nella crescita aziendale e incorrere nel rischio di un’insoddisfazione e di più una scarsa capacità attrattiva o di retention nei confronti di nuovi o vecchi dipendenti.

Tra i maggiori benefici attesi dalla gestione automatizzata e digitale, con quattro risposte a pari merito con circa il 25% a testa, la gestione automatizzata e semplificata del processo delle spese di viaggio, la gestione della mobilità aziendale in chiave sempre più sostenibile quindi coerente, la gestione più efficiente dei rimborsi delle spese ai viaggiatori e una gestione delle risorse in viaggio sempre più ottimale e pensata per il benessere di ogni singola figura in azienda.

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