Cos’è una travel policy? Una travel policy è essenzialmente l’insieme delle regole e delle procedure aziendali che stabiliscono come i dipendenti devono approvare, prenotare e rendicontare i viaggi per scopi aziendali. Le travel policy aziendali vengono solitamente create dal Responsabile delle Risorse umane e dal Responsabile dei Viaggi -Travel Manager – e di solito includono informazioni come la possibilità per un dipendente di volare in business class, quante settimane o giorni lavorativi in anticipo devono prenotare i viaggi o se ci sono precauzioni specifiche che i dipendenti devono prendere quando viaggiano da soli.
Una travel policy completa riguarda di solito sia i viaggi internazionali che quelli nazionali e contiene informazioni riguardanti ad esempio i seguenti aspetti:
- Procedura di prenotazione e società di viaggi aziendali consentite
- Strumenti di prenotazione utilizzabili
- Spese ammissibili per la prenotazione (alberghi, voli, trasporti terrestri)
- Eccezioni o regole speciali per città o percorsi più costosi
- Fornitori preferiti dell’azienda
- Processo di approvazione
- Eccezioni per viaggi che superano le limitazioni tipiche
- Processo di rimborso
- Spese ammesse e non ammesse
- Processo di riepilogo del viaggio – presentazione nota spese
- Assicurazione di viaggio
- Procedure duty of care e travel risk management
Chiaramente, una travel policy non riguarda solo il momento della prenotazione e le relative spese. Controlla anche tutti gli arrangiamenti di viaggio e coinvolge i dipendenti in molti dipartimenti diversi.
Perché creare una travel policy aziendale? Linee guida chiare significano equità per tutti.
Le travel policy non sono solo regole, regole, regole. Non dovrebbero causare frustrazione e far storcere gli occhi. Piuttosto, le travel policy possono avere un impatto positivo sia sui viaggiatori che sulle aziende. Ecco come:
Benefici per i viaggiatori:
- Flessibilità e autonomia per prenotare i propri viaggi all’interno delle linee guida
- Sicurezza prima di tutto! (La posizione dei viaggiatori è tracciata)
- Riduzione della confusione e dei problemi con la prenotazione dei viaggi
Benefici per l’azienda:
- Riduzione dei picchi di spesa per i viaggi e ottenere controllo
- Riduzione degli attriti e delle frustrazioni riguardanti le spese e i rimborsi
- Riduzione dei costi totali dei viaggi di lavoro e ottimizzazione del budget aziendale
- Aumento dell’equità e promozione di una cultura aziendale positiva
Cosa dovrebbe essere incluso in una travel policy aziendale?
La travel policy aziendale sarà influenzata dal modo in cui la vostra azienda viaggia, chi viaggia e perché viaggiano. Tuttavia, ci sono alcune cose che devono essere presenti in qualsiasi policy aziendale.
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