Fai fatica a mantenere chiara, coerente e facile da seguire la tua policy di viaggio e spese (T&E)?
Non sei solo/a: molte organizzazioni affrontano lo stesso problema. Le policy spesso risultano troppo rigide per rispondere alle esigenze dei viaggiatori – oppure troppo vaghe per controllare i costi. Ed è qui che entra in gioco la Guida alla Policy di Viaggio e Spese proposta da BCD Travel: uno strumento pratico e strategico per aiutare le aziende a costruire una policy efficace, inclusiva e orientata ai risultati.
Di segui trovi un estratto tratto dalla Guida alla Policy di Viaggio e Spese che puoi trovare da scaricare a questo link https://www.bcdtravel.com/resources/7-steps-to-a-travel-and-expense-policy-that-delivers-results/
Perché serve una T&E Policy ben strutturata?
Una Travel & Expense Policy non è solo un documento operativo: è un pilastro del travel management. Se ben progettata, consente di:
- Controllare i costi e proteggere il budget
- Ridurre il carico amministrativo
- Garantire la conformità normativa
- Migliorare la sicurezza e il benessere dei viaggiatori
- Offrire un’esperienza di viaggio più fluida e coerente
7 passi per costruire una T&E Policy che funziona
La guida di BCD Travel identifica sette passaggi fondamentali per creare una policy solida e facilmente adottabile:
- Definire obiettivi chiari
Costi, sostenibilità, sicurezza, trasparenza: ogni decisione deve riflettere le priorità aziendali. - Copertura completa
Dalle regole generali alle procedure di rimborso, dai flussi di approvazione ai protocolli di sicurezza. - Inclusività e accessibilità
Linguaggio semplice, formati digitali accessibili, sezioni brevi e ben strutturate. - Permessi differenziati per i viaggiatori
Distinzione tra dipendenti, VIP, contractor e ospiti per garantire equità e chiarezza. - Adattamento alle diverse entità aziendali
Un’unica policy globale o versioni locali per regioni e business unit. - Flussi di approvazione chiari
Chiarezza su chi approva, quando è necessario farlo e come evitare ritardi. - Categorizzazione delle spese e regole di rimborso
Per diem, limiti regionali, tempistiche e documentazione: tutto deve essere definito.
Comunicare e mantenere viva la policy
Una policy efficace deve essere visibile, comprensibile e aggiornata. Tra le best practice suggerite:
- Scrivere per persone reali, con esempi pratici
- Caricare la policy su piattaforme accessibili
- Inviare promemoria e aggiornamenti regolari
- Misurare l’efficacia con survey e KPI
- Rivedere periodicamente la policy
Come scaricare la guida
Attenzione all’interno della guida che puoi scaricare compilando il form a questo link https://www.bcdtravel.com/resources/7-steps-to-a-travel-and-expense-policy-that-delivers-results/ trovi inoltre un modello di travel policy personalizzabile con sezioni predefinite e suggerimenti pratici per facilitare la stesura.
