Il processo di gestione delle spese legate ai viaggi di lavoro presenta una serie di criticità, come rivelato da una recente indagine condotta da BCD Travel su 1.349 viaggiatori d’affari in tutto il mondo. I risultati hanno messo in luce i principali ostacoli che i professionisti incontrano nell’elaborazione dei report di spesa e nell’effettuare i pagamenti durante le trasferte.
Il sondaggio ha analizzato i metodi di pagamento utilizzati dai viaggiatori durante i loro spostamenti, gli strumenti disponibili per semplificare il processo e i problemi più comuni riscontrati. È emerso che la creazione dei report di spesa rappresenta il principale punto critico nel processo di gestione delle spese di viaggio. Tuttavia, sono stati esaminati anche i metodi di pagamento preferiti e le sfide legate ad essi.
Dai risultati è emerso che il 79% dei viaggiatori d’affari utilizza una carta di credito aziendale come metodo di pagamento principale. Altri metodi di pagamento comuni includono l’utilizzo di carte personali (26%), l’uso di contanti personali (12%) e i pagamenti diretti dell’azienda ai fornitori di viaggi tramite bonifici bancari o carte aziendali (16%). Curiosamente, solo l’1% dei partecipanti utilizza carte di credito virtuali, nonostante il 26% sia a conoscenza di questa opzione. Va sottolineato che un viaggiatore d’affari su sei ha subito frodi con carta di credito durante i viaggi di lavoro, nonostante le precauzioni adottate.
Ajay Singh, vicepresidente dei prodotti di pagamento digitale e spese presso BCD, ha sottolineato l’importanza dell’automazione dei pagamenti tramite carte di credito virtuali per semplificare i processi di pagamento per i viaggiatori d’affari. Questo sistema permette il pagamento centralizzato di prenotazioni alberghiere e noleggi auto, generando automaticamente numeri di carte virtuali monouso per ogni transazione e collegando tutti i costi a una prenotazione specifica. L’automazione dei pagamenti virtuali non solo semplifica il processo di pagamento, ma riduce anche notevolmente il rischio di frodi.
Oltre ai pagamenti, il rispetto delle politiche di rimborso (29%) è risultato essere il principale punto critico menzionato dai partecipanti. Altri problemi significativi riguardano la necessità di coprire le spese di viaggio con denaro personale (20%) e la gestione di contanti nella valuta locale (20%).
Per quanto riguarda la creazione dei report di spesa, più della metà dei partecipanti (63%) ha indicato il tempo necessario come il principale punto critico. Altri ostacoli comuni includono la raccolta di ricevute cartacee (54%), la gestione di ricevute in diversi formati (52%), la conservazione delle ricevute dopo la fine del viaggio (51%) e l’inserimento di categorie complesse nelle spese, ad esempio quelle relative a soggiorni in hotel con pasti e spese extra pagate separatamente (50%).
Per quanto riguarda gli strumenti utilizzati per gestire le spese, i viaggiatori d’affari hanno identificato le funzionalità legate all’automazione dei processi come le più preziose. Tra queste, l’aggiunta automatica delle ricevute di viaggio ai report di spesa (76%), il collegamento automatico delle transazioni con carta di credito alle spese di viaggio (72%) e la compilazione automatica dei rapporti di spesa con i dati del viaggio al momento della prenotazione (67%) sono state particolarmente apprezzate.
Lo studio condotto da BCD Travel ha messo in luce i principali punti critici relativi ai pagamenti e alle spese nei viaggi di lavoro. Dalla creazione dei report di spesa all’utilizzo dei metodi di pagamento preferiti, sono emerse sfide che richiedono soluzioni innovative. L’automazione dei pagamenti tramite carte di credito virtuali e l’adozione di strumenti di gestione delle spese basati sull’automazione sono state suggerite come modi efficaci per semplificare i processi e migliorare l’esperienza dei viaggiatori d’affari.
