Come identificare i rischi per i dipendenti in viaggio. L’evento sul Travel Risk Management

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Si è tenuto a Padova il 12 maggio scorso primo evento Regional della Associazione Italiana Travel e Mobility Manager. Un evento a cui noi di Travel for business abbiamo partecipato in doppia veste: come media partner e project Support. Il tutto per dare vita ad un confronto su uno dei temi più attuali nel mondo corporate: il Travel Risk Management.

Perché un evento sul Travel Risk Managment

Con Daniela Berdin, Referente Regional dell’area Triveneto di AITMM e Travel Manager di Askoll, abbiamo voluto da subito costruire un evento per i Corporate Travel Manager, dove l’informazione si trasformasse in un vero e proprio aggiornamento professionale. Che è poi la stessa filosofia di AITMM, che nasce appunto come punto di confronto e crescita per chi si occupa di viaggi e mobilità aziendale e che punta soprattutto sulla valorizzazione di questa importante Professione.

evento travel risk managementGià dall’ingresso dei partecipanti in sala si è subito sentita una bella atmosfera, quella di chi sa che questo evento è completamente dedicato ai Corporate Travel e Mobility Manager ed è oltre che l’occasione per confrontarsi su un terreno fertile e indipendente anche per ritrovarsi.

E le tante persone presenti in sala ne erano sicuramente la dimostrazione. La disposizione a “ferro di cavallo”, poi, non è stata casuale ma è stata prevista proprio per favorire fin da subito le attività di networking.

Ad aprire i lavori la padrona di casa dell’area, Daniela Berdin, che ha rammentato da subito come i presenti, Travel e Mobility Manager, vengano da aziende più o meno grandi, da esperienze collaudate o più recenti, nate a volte nei modi più disparati, …a volte per necessità contingenti.

La difficoltà di far capire il ruolo del Corporate Travel Manager

Daniela ha raccontato del lavoro svolto in questi mesi, da quando l’associazione AITMM è nata e ha iniziato ad operare su tutto il territorio Nazionale, e di come abbia percepito la difficoltà a far capire la dimensione di questa professione all’interno delle aziende.

“Siamo partiti da questa consapevolezza ed esperienza comune per costruire un percorso, che preveda momenti di aggiornamento professionale, lo scambio di esperienze, e la condivisione dei successi ottenuti nel cammino di crescita del ruolo di Travel e Mobility Manager”, ha precisato Daniela.

“AITMM è proprio questo! Siamo tutti noi uniti in un’associazione che ha il grande compito: quello di raggiungere un obiettivo comune, cioè quello di far ottenere al nostro ruolo l’importanza che merita questa professione e far comprendere quanti e quali valori e contributi siamo in grado di dare alle nostre aziende, sia pubbliche che private”.

Anche il fattore di prossimità è uno dei principi di AITMM, ribadito nel suo intervento. ” Siamo convinti che la vicinanza territoriale, le esperienze comuni anche a livello di area, siano la forza e la spinta concreta e utile per realizzare iniziative che favoriscano incontri facilmente usufruibili e utili per tutti noi”.

La gestione della sicurezza dei viaggi di lavoro è un business in crescita

Subito dopo chi vi scrive ha preso la parola per  spiegare perché ci trovavamo tutti insieme a parlare di Travel Risk Management.
Sono voluta partire dal valore che questo business rappresenta e rappresenterà sempre più nel futuro.

Le previsioni indicano che la gestione della sicurezza dei viaggi di lavoro raggiungerà, entro il 2022, oltre i 1.700 miliardi di dollari.
Un business che sta coinvolgendo nuove realtà, un sistema di certificazioni su più livelli e di adeguamenti a leggi o nuove sentenze e che dimostra come sia importante una buona gestione del Travel Risk Management. Anche se oggi sono spesso impreparati non solo i gestori delle trasferte ma le stesse aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni.

Spesso infatti ci si sofferma sul solo valore del business, ma, invece, quello che è fondamentale comprendere è il vero “Valore del Rischio”. Si tratta di abbandonare il concetto di solo “cost saving” e di spostare l’attenzione all’intero enterprise risk management: perché solo con una buona gestione di questa attività si possono ridurre i rischi e quindi di conseguenza  i costi aziendali.

Considerare il Travel Risk Management  in un progetto di Travel Program più ampio

Spesso si parla di salute e sicurezza del personale in viaggio all’estero per trasferte o missioni. Ma il Travel Risk Management è molto più ampio poiché contempla anche i dati del viaggiatore, e i relativi dati dell’azienda, senza dimenticare tutto il tema della reputazione aziendale che tocca molto da vicino che si muove a livello internazionale per conto d’una azienda. Si tratta a volte di “obblighi” del datore di lavoro, e a volte di “responsabilità” della società-impresa e spesso di responsabilità del viaggiatore d’affari.

Il Corporate Travel Manager può dare un grande contributo alla propria organizzazione, perché il suo operato e la sua gestione possono portare un valore (tangibile e intangibile) importante all’organizzazione di una trasferta a 360 gradi.

Si tratta di programmare la gestione dei viaggi, nelle varie fasi del pre trip, on trip e post trip, analizzando concretamente i diversi aspetti che toccano i rischi di viaggio. Questi possono andare dagli aspetti legali, fiscali e gestionali, ma anche da un programma di informazione e  formazione realistica sulla sicurezza dei viaggi.

Come fare? attraverso, ad esempio, dei Briefing strutturati nella fase di pre viaggio, o attraverso la “raccolta di esperienze” post viaggio che misurino gli aspetti di rischio e diano concrete indicazioni anche a chi si accinge, per quella destinazione, ad una nuova trasferta.

L’importanza del Travel Risk Management

Insomma, il Travel Risk Management è cosa importante. Non si può più sottovalutare il tema e la preparazione e la formazione sono indispensabili oggi per svolgere con professionalità il ruolo di Travel e Mobility Manager. L’intervento di Roger Warwick, fondatore e amministratore delegato di Pyramid Temi Group – che oltre a essere certificata sulla base di criteri internazionali, fa parte dell’International Code of Conduct Association, l’organizzazione mondiale che regolamenta le operazioni delle società private di protezione del personale nel mondo –  è un assaggio del “corso di formazione” di Travel for business all’interno percorso “Advance”. Un percorso che aiuta al riconoscimento della professione di Corporate Travel Manager.

Warwick ha  subito messo in chiaro che non tutti i Paesi sono da considerarsi a rischio ma tutti possono presentare pericoli. Da questa premessa ha spiegato alla platea come si fa a capire quali destinazioni siano a rischio, i modelli di analisi, di confronto e di valutazioni  utili per affrontare la tutela del viaggiatore d’affari (e quindi anche della stessa azienda).

3 fasi per identificare i rischi per i dipendenti in viaggio

Il nostro importante relatore ha raccontato delle 3 importanti fasi che un Travel Manager deve saper valutare per identificare i rischi per i dipendenti in viaggio.

Fase 1: identificare le macro categorie di rischi

La prima fase è quella riferita ad identificare le macro categorie di rischi che possono essere ad esempio:

  • Disastri Naturali
  • Epidemie – Pandemie
  • Siccità
  • Guerre/Disordini Civili
  • Terrorismo
  • Crimine Violento
  • Attacco Cyber
  • Incidenti di Trasporto

Fase 2: valutare il profilo del viaggiatore, l’azienda e la trasferta

La seconda fase è quella di valutare il Profilo Viaggiatore, l’ azienda e il tipo di trasferta che si intende affrontare. Ad esempio possono rappresentare valori di rischio la posizione del dipendente all’interno dell’azienda, oppure se viaggia da solo o in gruppo, o magari il suo profilo di viaggiatore.

Se valutiamo gli aspetti di rischio dell’azienda, Warwick ha illustrato come gli elementi di “nazionalità” di un’azienda siano sensibili per viaggi di lavoro in certi paesi, oppure il settore di attività.

Infine l’elemento importante è quello del “Trip” (Trasferta), con le valutazioni che riguardano quindi la destinazione, ma anche lo scopo del viaggio business, e le modalità con cui si affronta una trasferta.

Terza fase: suddividere i rischi in 2 categorie

Nella terza fase, Warwick, ha mostrato l’importanza di suddividere i rischi in due categorie:

  • Rischi non necessariamente collegati al profilo Viaggiatore – Azienda – Trasferta
  • Rischi che possono essere influenzati dal profilo Viaggiatore- Azienda – Trasferta

Solo in questo modo il Travel Manager può analizzare la destinazione tenendo conto, quindi, dei dei rischi identificati
del profilo Viaggiatore – Azienda – Trasferta e Valutare l’impatto che la combinazione di questi elementi (Rischi +Profilo) avrebbero sulla security/safety del personale coinvolto.

La presentazione è stata arricchita anche da esempi concreti di mappature dei rischi per Paese, che hanno voluto mostrare come tale attività sia complessa ma, nello stesso tempo, determinante per l’azienda.

Gli aspetti normativi e gestionali dei rischi per le trasferte

Il secondo relatore dell’incontro, Davide Zoppetti, si è concentrato invece su quanto dice la legge italiana in tema di Travel Risk Management, citando l’Art. 2087 del Codice Civile:
«l’imprenditore è tenuto ad adottare nell’esercizio dell’impresa le misure che, secondo la particolarità del lavoro, l’esperienza e la tecnica, sono necessarie a tutelare l’integrità fisica, la personalità morale dei prestatori di lavoro» e il D.lgs. 81/2008 s.m.i. Testo Unico della sicurezza del lavoro -Safety e Sicurezza.

Quanto una soluzione informatica può essere di supporto al Travel Manager per mitigare i rischi per le trasferte? Oggi sono disponibili sul mercato diversi strumenti che aiutano le aziende nelle diverse fasi di programmazione e rendicontazione dei viaggi. Un programma, per essere efficiente e abbracciare anche la valutazione dei rischi per le trasferte e le sue norme, deve essere associato anche agli ambiti che riguardano gli archivi dei documenti quali quelli  personali, di viaggio e piano di reperibilità, a quelli dei Requisiti di Paese come ad esempio le normative, la gestione delle prenotazioni, le normative di lavoro del paese di destinazione e la relativa gestione delle emergenze.

La disponibilità di informazioni, e il relativo incrocio dei dati grazie a contenitori informatici che rendano fruibile facilmente queste dinamiche risultano estremamente importanti per le aziende.

L’evento, dopo l’intervento dei due partners che hanno contribuito alla realizzazione dell’evento, Air France KLM e Best Western, si è concluso con un networking cocktail. Un momento altrettanto importante che ha permesso agli ospiti di conoscersi meglio, confrontarsi e arricchire la propria conoscenza personale e professionale. Perché AITMM è anche questo, offrire momenti di incontro vivaci e professionali.

Il prossimo evento? Saremo a Torino il 27 giugno per parlare di Travel Process, conoscere e gestire i processi aziendali nel travel.

Continuate a seguirci!

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