Come prepararsi per un business meeting in Giappone

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Diamo per scontato che tu non abbia fatto scappare un potenziale cliente a suon di pacche sulle spalle, ritardi, informazioni approssimative e simili amenità, ora  puoi fare le mosse giuste e guadagnare la fiducia del tuo partner Giapponese.

In Giappone gli incontri di lavoro sono una cosa seria, è l’occasione per dimostrare serietà, disponibilità, coerenza, spirito di squadra e apertura, insomma … è un dannatissimo test! Se lo passi, sei dentro. Se no, è praticamente impossibile che tu abbia una seconda chance, a meno che tu abbia veramente un gran “C”, oppure il prodotto del secolo. Con buona probabilità già hai un buon prodotto perché i giapponesi sono molto attenti e sanno riconoscere a naso la qualità quando la incontrano. In Giappone la qualità è un aspetto imprescindibile, e migliorarla costantemente è una vera e propria missione aziendale, sociale e personale. Il tuo prodotto non è in discussione in questa fase, ma sei proprio TU sotto esame, insieme al tuo team e all’organizzazione che sta dietro al prodotto. Allora … giù il gettone, si parte!

Il Team

Che bel parolone “team”, tanto in voga quanto sottovalutato quando hai a che fare con i Giapponesi. Perché? Perché Tanaka-san si aspetta veramente che accada qualcosa che tu non hai ancora metabolizzato. Acquisire un cliente, nella sua testa, significa VERAMENTE costituire una nuova business unit, in cui infilarci:

A) i “suoi”

B) Tu, con la tua ciurma

C) i clienti a cui il tuo prodotto è destinato.

Se riesci a entrare in questo schema mentale il gioco è (quasi) fatto, e le apparenti stranezze, le bizzarrie, l’insistenza, la pignoleria, le richieste difficili da soddisfare, le riunioni interminabili, l’OK che non arriva mai, ecc. saranno (forse) più digeribili. Capire che Tanaka-san non si comporta “così” solo “per il gusto di rompere ” o perché “proprio non ci arriva” non è immediato, ma considera che dietro a lui c’è un sistema-paese e un mercato che ESIGONO LA PERFEZIONE. Ricordalo, non è MAI personale. Ti aiuterà a vedere Tanaka-san e le sua azioni nel modo corretto. Infatti, per arrivare il più vicino possibile alla perfezione bisogna unire le forze di tutti, e spingere (tutti insieme) con tutta l’energia di cui si dispone nella stessa direzione. Se entri nel team di Tanaka-san, sarà per sempre, a meno che non ne combini una bella grossa o il tuo prodotto/servizio non si dimostri non più all’altezza degli standard.

Ma ti conviene far parte del team? Certo che ti conviene! tanto per cominciare i Giapponesi sono pagatori affidabili. Averne !!! Tollerano bene un prezzo alto se c’è la qualità a giustificarlo, e pagano le fatture con puntualità. Chi non paga mette in difficoltà il team, e infrange un patto di mutuo rispetto e aiuto. Non si fa, insomma.

Senza Tanaka-san non vai in Giappone. Punto.

Nessuno entra senza un partner locale, sia esso un distributore, importatore, sponsor o altro. Chiaro allora? Tanaka non è un matto, un pignolo o un rompiballe, è il tuo migliore amico! E sta lavorando per te. Comportati di conseguenza, e ricambia, perché in Giappone si vince solo se si sta uniti e si rema tutti insieme. Sarà una prova bella tosta, non dubitarne, ma ti farà crescere molto sotto il profilo della cura del servizio e del team building. Prendila come se stessi seguendo un master di customer-care. E àrmati di santissima pazienza. Santissima. Tanta. Pazienza.

L’importanza dei ruoli in Giappone per fare business

I giapponesi sono 120 milioni contro 60 milioni di Italiani, e per far lavorare tutti hanno dovuto trovare un modo efficace perché ognuno avesse un ruolo chiaro, e soprattutto utile. Hanno fatto in modo che chiunque lavori sia innanzitutto istruito, poi controllato e ben inserito in un sistema collaudato, ma soprattutto che si impegni alla morte per migliorare ogni aspetto del suo lavoro, indipendentemente dal ruolo.

Si, impegno e dignità. Per qualsiasi mansione. Prima di tutto. Un ingranaggio che non gira bene o si inceppa e tutta la macchina va in crash. Dedizione, rispetto delle regole, zero individualità. Per darti un’idea, il controllore di un treno in Giappone ad ogni fermata recita una frase tipo ”Buongiorno a tutti, scusate il disturbo, mi chiamo Yamada e sono responsabile del controllo dei biglietti, vi prego di mostrare il vostro biglietto per accelerare le operazioni di controllo. Grazie della collaborazione”. Arrivato in fondo al vagone Yamada-san si volta verso i passeggeri e prima di passare al vagone successivo dice “Ringrazio tutti per la collaborazione, e per avermi permesso di onorare il mio lavoro”. Lo fa ogni in ogni vagone in cui entra. Visto con questi occhi, sentito con queste orecchie. Dopo ogni fermata, lo fa. Incrollabile. Ogni giorno. Per tutta la vita. Con entusiasmo. Credibilità. Tanto entusiasmo che – fosse qui da noi – non lo vedresti manco se gli dessero 5.000 euro per ogni parola. Se hai preso un treno locale in Italia di recente puoi fare un paragone da solo. Il controllore non lo vedi mai, e se lo vedi sembra al terzo ciclo di chemio da quanto gli pesa il suo lavoro.

Morale: che sia uno spazzino, un addetto alla chiamata dell’ascensore in un grattacielo di 200 piani, un manager di una divisione, il CEO di una multinazionale, una celebrità della TV, un operaio o un commesso, un Giapponese onorerà il suo lavoro e il suo ruolo, e avrà uno scopo solo: renderlo migliore

Le apparenze… ingannano

Quindi? Quindi ognuno fa il suo lavoro. Fa solo quello. Ed è un vero killer! Anche quando non ti sembra  uno proprio sveglio, con la sua ermetica timidezza, che non ostenta mai le sue competenze (è maleducazione vantarsi) di sicuro ne sa. Non aspettarti dei giocatori a tutto-campo, ma tanti professionisti molto competenti – e competitivi – nel loro ruolo. Le apparenze ingannano. Fidati. Eccome se ingannano! In Italia basta che uno abbia letto un mezzo libro in spiaggia che già si spaccia per esperto mondiale della materia. Scherzi a parte, prendiamo un esempio pratico: l’inglese. Se un Italiano sa dire 3 parole in croce, sul curriculum scrive che l’inglese lo parla. E non si fa nemmeno troppi problemi a “buttarsi” se ne ha l’occasione. Molto probabilmente ci riesce pure a comunicare, in un inglese tutto suo, mischiando parole mal-pronunciate, body language, gesti con le mani e mimica facciale, o un disegno al volo su un foglio se proprio a parole “‘sto tipo non mi capisce”.

Se invece chiedi a un Giapponese così, diretto: “Do you speak English?” probabilmente sorriderà imbarazzato, e abbassando il capo e ti dirà di no, agitando la mano come per salutare qualcuno. Ma allora, se non lo parla, come ha fatto a capire quello che gli hai chiesto? L’inglese lo sanno tutti in Giappone, ma è considerato poco appropriato essere perentori nelle affermazioni. Tradotto: se non hai un livello certificato TOEFL di livello C-2 non dire che lo parli, perché se fai una figuraccia metti in ridicolo non solo te stesso, ma anche e soprattutto la tua azienda, le istituzioni che non hanno saputo insegnartelo bene, e di conseguenza il tuo Paese. Meglio dire che non lo sai e poi saperlo parlare quando serve, che il contrario.

Quindi non fare l’errore di sottovalutare un Giapponese, mai. Nemmeno nelle situazioni in cui sembra lecito farlo, e avrai benefici anche se non ci credi.

Organizzazione e precisione giapponese

Al primo-primissimo incontro con un cliente giapponese bisogna arrivare belli pronti e organizzati, se no ci si brucia una chance. Alcuni consigli-base, forse già sentiti ma  … repetita iuvant, dicevano i latini:

  • Puntualità, a qualunque costo. C’è poco da dire, non è una “cosa giapp”. Aspettare fa incazzare chiunque, specialmente uno che si è fatto 12 ore di volo per venire a darti una una possibilità che non capita tutti i giorni. Mi raccomando: in anticipo di 10 minuti è ancora meglio che puntuale.

  • Programma: invia a Tanaka-san un programma della riunione/incontro/visita dell’azienda con buon anticipo, per consentirgli di portarsi dietro le persone giuste, e di arrivare preparati per sfruttare al meglio il poco tempo e l’occasione. Quello che scrivi nel programma è quello che si aspettano, e per cui si preparano. Se cambi all’ultimo o decidi di improvvisare li metti in difficoltà. Molto. OK? Chiarezza e coerenza. Semplice e efficace.

  • Materiale: se hai cataloghi o informazioni obsolete o errate non presentarle. Dire che non hai avuto tempo o modo di aggiornare le informazioni, o peggio che qualcuno ha sbagliato e non te ne sei accorto, equivale a fare una figura da … pirla. Si. Perdi credibilità. Che invece acquisti se fornisci dati chiari, fruibili e veritieri. Numeri, grafici e foto: sempre OK. Tanto testo e poche foto/grafiche invece … meno ok.

  • Logistica: affidati ad un traduttore/interprete che ti aiuti durante la riunione, ma soprattutto nell’organizzazione della sala riunioni, dei posti a sedere in base al ruolo, prenotazione del ristorante e hotel, trasporto, ordine degli interventi durante la riunione, programma della visita ai reparti dell’azienda, preparazione del materiale (fotocopie, slide, proiettore, cataloghi, microfono, audio, ecc.). Fai una simulazione prima del meeting, verifica che tutto funzioni bene, per non dover improvvisare o correre ai ripari all’ultimo momento. Affida il compito di organizzare e coordinare a un responsabile e assicurati che se ne occupi a fondo insieme all’interprete.

  • Italian Style: un tocco di originalità e stravaganza va considerato per fare colpo. Stupisci Tanaka-san e i suoi collaboratori, senza strafare e senza scadere nell’ostentazione.

La comunicazione efficace con i giapponesi

Come sopra: parole poche, meglio se tradotte da uno che sa cosa dire. Esempi e dimostrazioni pratiche: ancora meglio. Diamo per scontato che il catalogo, il listino e la presentazione aziendale siano a posto e funzionino per preparare il terreno per la star della giornata: il prodotto. Puoi avere un ROI alto dall’incontro se riesci a trasmettere quello che sta dietro – e dentro – al prodotto. Dimostrazioni pratiche, come test condotti in loro presenza, alcuni aneddoti o retroscena sulla storia del prodotto o del suo ciclo produttivo, storie di persone e traguardi personali che lo hanno reso vincente. Questo aiuterà Tanaka-san a trasferire il tuo potenziale e a farlo fruttare con beneficio di tutti e tre (= tu, lui, e i clienti finali).

I Giapponesi sono affascinati dalla cultura, dall’arte e dall’inventiva che ha fatto la fortuna del Made-in-Italy, ma detestano l’approssimazione, le spacconate, l’ostentazione, e quell’attitudine di provare sempre a fregare il prossimo tipica di noi Italiani.

Quindi dosa bene le parole, tieni sempre un comportamento umile ma consapevole, e sii giustamente orgoglioso delle tue radici. Tanaka-san riconoscerà in te un partner affidabile e saprà condurti in un luogo che ti stupirà se avrai voglia di guardare dritto nel sole …levante!

A presto!

Dennis

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