Guida pratica su come cambiare la destinazione d’uso di un veicolo per aziende e mobility manager alle prese con cambi di rotta
Quando si gestisce una flotta aziendale – che sia composta da veicoli commerciali, auto assegnate ai dipendenti come fringe benefit o mezzi condivisi – arriva sempre quel momento in cui bisogna fare i conti con un cambio di rotta. E no, non parliamo solo del navigatore: parliamo della destinazione d’uso dei veicoli. Cambiare la destinazione d’uso è un passaggio strategico per chi gestisce flotte aziendali. Ti permette di razionalizzare i costi, evitare rischi legali e assicurativi, e ottimizzare l’uso dei veicoli già presenti in azienda. Se pensi che sia solo una questione burocratica, ricorda: ogni auto della tua flotta è un asset. Trattalo come tale. Meglio perdere un’ora tra documenti oggi che ritrovarsi con una grana legale domani.
Che tu sia un mobility manager o un dirigente che sta per andare in pensione e che finora ha guidato un’auto aziendale, questa guida è fatta per te.
Cos’è la “destinazione d’uso” di un veicolo?
In parole semplici, la destinazione d’uso è la funzione per cui il veicolo è stato immatricolato. Se il mezzo è stato immatricolato per uso privato, potrà essere utilizzato per scopi personali. Se invece è immatricolato per noleggio con conducente, potrà operare come taxi, navetta o servizio shuttle. Esistono poi i veicoli per trasporto di cose, tipicamente furgoni e mezzi commerciali impiegati nel lavoro quotidiano, oppure quelli ad uso promiscuo, cioè intestati all’azienda ma assegnati a un dipendente anche per uso personale.
Cambiare la destinazione d’uso significa dire allo Stato: “Ehi, da oggi questo veicolo non farà più X, ma farà Y”. Ed è qui che le cose si fanno interessanti per le aziende.
Perché un’azienda dovrebbe cambiare la destinazione d’uso di un veicolo?
Una delle situazioni più frequenti riguarda la riconversione di un veicolo commerciale in uso privato. Magari hai dismesso un furgone o un mezzo tecnico, ma invece di venderlo subito, decidi di darlo al direttore vendite come auto aziendale. In questo caso, devi aggiornare la destinazione d’uso, altrimenti sei fuorilegge. E occhio: l’assicurazione può anche rifiutarsi di coprire eventuali danni in caso di incidente.
Oppure stai semplicemente ottimizzando la tua flotta. Ti sei accorto che servono più veicoli per il carico merci e meno per gli spostamenti personali, o magari il contrario. Cambiare la destinazione d’uso ti permette di riutilizzare mezzi che già possiedi, evitando spese inutili per nuovi acquisti.
Infine, potresti voler sfruttare appieno il vantaggio dei fringe benefit, magari assegnando un’auto commerciale a un dipendente per uso promiscuo. Anche in questo caso è fondamentale che tutto sia registrato correttamente, per evitare guai in caso di controlli o di incidenti.
Cosa devi fare, passo per passo
Per prima cosa, controlla i documenti del veicolo, in particolare il libretto di circolazione, dove è riportata la destinazione d’uso attuale. Questo è il punto di partenza.
Poi devi predisporre la documentazione necessaria. Ti serviranno il certificato di proprietà o il Documento Unico (DU), la carta di circolazione originale, un documento di identità del legale rappresentante dell’azienda, una visura camerale aggiornata e una dichiarazione sostitutiva in cui indichi la motivazione del cambio di destinazione (per esempio, il passaggio da uso commerciale a uso promiscuo).
A questo punto, devi prenotare un appuntamento alla Motorizzazione Civile. Sì, serve passare da lì, a meno che tu non voglia delegare tutto a un’agenzia di pratiche auto – opzione consigliatissima se vuoi evitare mal di testa tra code e modulistica.
In alcuni casi il cambio comporta modifiche fisiche al veicolo – ad esempio, se devi rimuovere il separatore tra la cabina e il vano carico di un furgone. In questi casi è obbligatorio un collaudo tecnico da parte della Motorizzazione.
Una volta ottenuto il nuovo libretto con la destinazione aggiornata, non dimenticare di informare subito la compagnia assicurativa (o la società di leasing, se il veicolo è a noleggio). Dovrai inoltre aggiornare l’eventuale contratto di fringe benefit se il veicolo è stato assegnato a un dipendente, e segnalare la modifica nella reportistica della flotta aziendale.
Cosa fare in caso di smarrimento del libretto di circolazione dell’auto aziendale?
Esempi concreti dal mondo aziendale
Prendiamo il caso di una PMI logistica. Hai dieci furgoni per le consegne, ma decidi di dismetterne due perché non servono più. Sono ancora perfettamente funzionanti, quindi invece di rivenderli li riconverti in auto aziendali e li assegni ai rappresentanti commerciali. Risultato? Ottimizzi le risorse e non spendi un euro per acquistare nuove vetture.
Oppure pensiamo a una grande azienda tech, con una flotta mista. Alcune delle auto assegnate ai manager risultano immatricolate come “trasporto cose” per motivi fiscali. Cambiandole in “uso promiscuo” puoi regolarizzare i fringe benefit, rendendo la situazione chiara e trasparente, ed evitando rogne con il fisco o problemi con l’assicurazione in caso di sinistro.
Tempi e costi
In termini di tempi, l’aggiornamento della destinazione d’uso richiede in media da dieci a trenta giorni lavorativi. La tempistica può variare in base alla provincia e al fatto che sia o meno richiesto un collaudo.
Per quanto riguarda i costi, i diritti dovuti alla Motorizzazione si aggirano intorno ai 25-35 euro, mentre l’imposta di bollo è pari a 32 euro. Se è richiesto un collaudo, il costo aggiuntivo è di circa 60 euro. Se ti affidi a un’agenzia di pratiche auto, considera un costo extra tra i 100 e i 150 euro, ma guadagni in serenità e tempo risparmiato.
Attenzione a questi errori comuni
Molti fanno l’errore di non fare il cambio dopo aver dato un veicolo a un dipendente. Altri pensano che basti una comunicazione interna all’ufficio HR o al reparto acquisti. Altri ancora si dimenticano di aggiornare l’assicurazione o utilizzano veicoli immatricolati per uso promiscuo in attività commerciali vere e proprie, senza fare il collaudo necessario. Tutti questi errori possono portare a multe salate, sequestri del veicolo o addirittura alla sospensione della copertura assicurativa. Non proprio una gran figura da portare al prossimo comitato di direzione.
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Photo credit: Pavel Danilyuk
