Come gestire la flotta aziendale nel 2021

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Per flotta aziendale si intende l’insieme di veicoli che l’azienda mette a disposizione dei propri dipendenti che hanno bisogno di spostarsi e svolgere la propria attività lavorativa, sia per la tratta casa-lavoro che per necessità lavorative. Per gestire nel modo più corretto la flotta è necessario contemperare la finalità di raggiungere gli obiettivi di business con quella del controllo dei costi, e, sempre di più, anche considerare l’impatto ambientale del viaggio.

Auto a disposizione del dipendente: solo per il lavoro o come fringe benefit

I veicoli possono essere messi a disposizione solo per finalità aziendali oppure come compenso in natura (“fringe benefit”): in questo caso il lavoratore se ne può servire sia per scopi lavorativi che privati (è il cosiddetto “uso promiscuo”). Il bene va in questo caso ad aggiungersi alla retribuzione mensile e contribuisce a formare il reddito.

Con la nuova legge di bilancio, dal 1° luglio dello scorso anno, la tassazione sui veicoli aziendali è rapportata alla percentuale di emissioni: una misura volta a ridurre l’inquinamento e l’impatto ambientale. Per approfondire questo punto, consultare il nostro articolo su Rimborso chilometrico e fringe benefit: le nuove tabelle Aci per il 2021.

La scelta dei veicoli: diesel, benzina, elettriche o ibride

La valutazione dei veicoli di cui dotarsi è basata innanzitutto sugli obiettivi che si intendono conseguire, da monitorare insieme al costo del veicolo, ai consumi e alla manutenzione. Oggi la scelta è fra vetture aziendali a combustibili tradizionali (diesel o benzina), oppure elettriche o ibride.

In generale, i mezzi con motore diesel o a metano o Gpl garantiscono sulle lunghe distanze spese di gestione e del carburante inferiori. Inoltre c’è la comodità di poter fare rifornimento in qualsiasi stazione di servizio, mentre per quanto riguarda le auto elettriche non è ancora garantita una copertura omogenea di dispositivi per la ricarica. Le vetture a benzina e quelle ibride o elettriche sono più adatte in caso di spostamenti in città: queste ultime danno anche la possibilità di continuare a transitare anche in caso di blocchi del traffico come misure anti-smog e nelle Zone a traffico limitato.

I vantaggi del noleggio: efficienza e convenienza

Il noleggio è un’opportunità molto usata dai professionisti e dalle aziende, e spesso obiettivamente vantaggiosa perché chi noleggia un’auto non deve preoccuparsi di spese, manutenzione e di tutte le altre problematiche che comportano la proprietà e l’acquisto di un veicolo, che non sono certo convenienti se l’uso del mezzo è sporadico.

In aziende di noleggio come Gimax, i veicoli sono controllati e mantenuti costantemente in perfetta efficienza dal personale e oggi i prezzi sono competitivi anche per noleggi di breve durata, perfino di un giorno.

La flotta di mezzi a disposizione è ampia, per rispondere alle diverse esigenze di spazio e di finalità del viaggio. Nell’ultimo anno, sono state anche implementate le misure necessarie per garantire la sicurezza del trasporto attraverso sistemi di igienizzazione dei mezzi.

Car pooling e car sharing

Molte aziende stanno incentivando l’uso del car sharing o del car pooling per andare al lavoro. Il car sharing ha l’obiettivo principale di ridurre l’inutilizzo dei mezzi di trasporto aziendali, grazie a sistemi di prenotazione delle vetture: si favorisce il fatto che i diversi veicoli siano sfruttati da più dipendenti in base alle diverse esigenze.

Il car pooling punta invece a diminuire l’uso di mezzi privati per gli spostamenti casa-lavoro, attraverso la condivisione sia di veicoli privati che aziendali. In concreto, ad esempio alcuni dipendenti sono incentivati a mettere a disposizione le proprie auto per portare con sé i colleghi che abitano nelle vicinanze. Di solito è organizzato tramite un’app dedicata.

Entrambe le pratiche si possono sfruttare anche nel caso del noleggio.

La figura del fleet manager

Figura talvolta distinta da quella del travel e dal mobility manager, il fleet manager è colui che si occupa della gestione del parco auto aziendale in tutti i suoi aspetti.

Il suo compito non è solo o soltanto tecnico ma comprende il coordinamento della flotta, la gestione delle pratiche, i noleggi in base a quanto definito nella Travel e Car policy aziendale. Ancora, a lui spettano il controllo successivo alla riconsegna per la verifica di eventuali danni, i rapporti con le assicurazioni e la manutenzione ordinaria e straordinaria.

Non ultimo, il fleet manager è il responsabile del budget dei veicoli e ne rende conto all’amministrazione. È quindi una figura strategica all’interno dell’azienda, che deve avere le competenze del mobility manager e metterle al servizio della gestione complessiva della flotta aziendale. Per approfondire, consulta l’articolo Professione Mobility Manager.

Calcolare il ritorno dell’investimento dei viaggi di lavoro

Molti costi, come quello del carburante, sono evidenti. Allo stesso modo, è chiaro che una videochiamata costa meno di un viaggio d’affari, ma il risultato per l’azienda è lo stesso? Non è sempre semplice per le aziende calcolare il reale ritorno dellinvestimento nella trasferta. Tuttavia oggi, visto che la pandemia ha imposto una necessaria limitazione degli spostamenti, è ancora più fondamentale conoscere il reale impatto sul business e il beneficio delle trasferte aziendali: se ne fanno di meno, serve sceglierle meglio. Per questo abbiamo messo a punto la nostra metodologia T-ROI®, che consente sia di calcolare il ritorno dell’investimento che l’efficacia di un Travel Program aziendale. della Travel policy dell’azienda. Il ritorno non è infatti soltanto necessariamente quello economico immediato che può derivare dalla firma di un contratto, ma può consistere anche nell’ampliamento della rete dei contatti, oppure, ad esempio, in una migliore esperienza della gestione delle relazioni con un Paese estero.

 Una crescente attenzione alla sostenibilità

Come emerso dalla nostra ricerca “Business travel: modelli per la sostenibilità ambientale e sociale” condotta insieme ad Alma Travel, l’attenzione all’ambiente è in crescita ed è prevedibile che continuerà a esserlo. Ci sono molti modi per concretizzarla, a partire dall’adesione ai principi che consentono di ottenere certificazioni di sostenibilità alla redazione di Green Travel policy.

A volte sono le stesse istituzioni a scendere in campo: ad esempio la Regione Emilia Romagna ha deciso di finanziare diversi provvedimenti per la mobilità sostenibile. Con il progetto “Bike to Work”, i dipendenti delle aziende che aderiscono al progetto sono pagati per andare al lavoro in bici con rimborsi chilometrici pari a 20 centesimi al chilometro. Per chi abita in Comuni con meno di 50 mila abitanti ci sono anche incentivi all’acquisto.

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