Business Travel continuity. I suggerimenti dell’esperto su Coronavirus

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Il Covid-19 (Coronavirus) ha ora raggiunto l’Italia, incrementando il rischio di diffusione del virus in tutta Europa. Nonostante la polmonite e la comune influenza uccidano migliaia di persone ogni anno, la natura sconosciuta e l’apparente esoticità del nuovo virus stanno creando panico assoluto tra i cittadini italiani.

Tra questi, numerosi sono dipendenti di aziende. Generalmente, quando le persone temono per la propria salute accadono due cose: o il lavoro viene messo in secondo piano con la scelta di rimanere a casa, oppure i dipendenti si rivolgono alla propria azienda per richiedere supporto e consigli.

L’importanza di un Travel Business Continuity

In un caso come questo, man mano che il virus si diffonde, i dipendenti iniziano a manifestare ansia per il lavoro, nonché per la propria salute e quella dei familiari. È qui che l’importanza della pianificazione della continuità aziendale (business continuity) entra in gioco per aziende di tutti i settori e dimensioni, in particolare per le imprese con tanti dipendenti, o il cui business preveda trasferte e contatti umani.

Ne abbiamo parlato questa mattina con Andy Williams,  uno dei maggiori esperti di Hotel Security a livello mondiale, con oltre 10 anni di esperienza come capo della Security di Marriott International. Oggi  Senior Partner di Temi Group e Quality Assurance & Risk Assessment di Pyramid Temi Group.

Il vecchio detto inglese “those who fail to plan are those who plan to fail” non è mai stato più vero in una situazione come questa. Se non si dispone già di un piano di continuità aziendale per la gestione delle pandemie, è il momento di cominciare a metterlo in atto” ci ha detto Andy.

Quali sono i punti prioritari che le aziende devono considerare per l’emergenza Coronavirus?

“I punti che sono in aiuto nel valutare gli aspetti critici per l’azienda sono diversi. Si tratta di una serie di azioni prioritarie da mettere in atto proprio per assicurare la continuità aziendale a breve, medio e/o lungo periodo termine, durante la pandemia di coronavirus”

Di seguito alcuni punti che Andy Williams ha indicato:

Informazioni: assicurarsi che il management riceva e consulti adeguate e corrette informazioni e consigli sul virus da parte di fonti ufficiali, quali istituzioni sanitarie e governative: OMS, ISS, Ministero della Salute, Farnesina, ecc. – media e social media non sono fonti attendibili. Le fake news aumentano il panico, notizie e informazioni corrette rassicurano e calmano. Preparare linee guida e FAQ per i dipendenti con i link alle fonti ufficiali di riferimento.

Benessere e supporto: è fondamentale essere proattivi nel fornire consulenza sulla prevenzione a tutti i dipendenti: norme di igiene e riconoscimento dei sintomi relativi al virus, con aggiornamenti regolari. Predisporre un team che risponda alle richieste dei dipendenti, sia per iscritto che verbalmente.

Supply chain:plan for the worst, hope for the best”. Prepara un elenco degli elementi critici e essenziali per il tuo business che ti permetteranno di riprendere rapidamente quando la situazione ritornerà alla normalità.

 IT e Cyber Security: la soluzione migliore è ridistribuire i dipendenti per il lavoro da casa e da remoto, ove possibile. Garantire che l’infrastruttura IT, l’archiviazione su cloud e la capacità di larghezza di banda siano disponibili, con priorità per le funzioni critiche dell’azienda. Fornire semplici istruzioni su come impostare e utilizzare le VPN. Fornire formazione di aggiornamento su Cyber e Information Security.

Manutenzioni: se si dispone di macchinari che prevedono manutenzione annuale, è preferibile effettuare le manutenzioni ora mentre il servizio è disponibile.

Forniture essenziali: ordina subito il disinfettante per le mani e altre forniture essenziali, prima che si verifichi un assalto a questi beni. Il disinfettante per il lavaggio delle mani non è mai abbastanza.

Pianificazione dello scenario: condurre una pianificazione dello scenario, considerando l’impatto peggiore che la pandemia può assumere, a breve, medio e lungo termine. Assicurati che le pianificazioni di scenario tengano conto di tutti questi punti e di tutti gli altri aspetti critici per la tua attività, per farla andare avanti e sopravvivere in modalità di emergenza fino a quando l’attività non ritorni alla normalità.

Preparazione alla ripresa: “those who travel first will be welcomed the most”.

Quando il business ritorna alla normalità, battere i concorrenti sul tempo può essere un vantaggio ” ha concluso Andy, che ricordiamo essere, inoltre,  VP Business Development & Quality Assurance di Safehotels, per il quale si occupa della certificazione per la sicurezza di hotel in tutto in mondo.

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