Avete mai sentito parlare di Guest travel? Le trasferte per i non dipendenti possono essere altrettanto fondamentali per il business
La quasi totalità delle piattaforme software e dei flussi operativi è progettata partendo da un presupposto implicito: la persona che viaggia è un dipendente dell’azienda. Questo significa che il passeggero dispone di credenziali di accesso aziendali, di un profilo utente strutturato, di una carta di credito corporale associata e di un manager gerarchico deputato all’approvazione delle trasferte. Tuttavia, l’operatività quotidiana di un’impresa moderna si scontra regolarmente con esigenze differenti, quando sorge la necessità di far viaggiare soggetti esterni come consulenti, candidati a una posizione lavorativa, medici a contratto, relatori di conferenze, pazienti in cura, membri del consiglio di amministrazione o relatori esterni. Nessuno di questi soggetti possiede un profilo nel sistema interno o una carta aziendale, costringendo spesso i coordinatori a gestire le prenotazioni ricorrendo a fogli di calcolo e carte di credito personali, con evidenti rischi in termini di conformità, controllo delle spese e sicurezza dei dati. Ecco allora il nodo: come prenotare un viaggio per consulenti, clienti o partner?
Che cos’è una piattaforma di guest travel e perché superare i tool tradizionali
Per colmare questo divario operativo si potrebbe ricorrere alle piattaforme di guest travel, software di prenotazione specificamente ideati per gestire viaggiatori che non risultano dipendenti dell’azienda. Questi strumenti consentono di gestire in modo centralizzato i voli, le sistemazioni alberghiere, i pagamenti e il rispetto delle policy direttamente per conto dell’azienda, permettendo a un professionista esterno o a un ospite di viaggiare senza dover entrare a far parte dei sistemi informatici interni. Nelle soluzioni di viaggio tradizionali destinate al personale dipendente, le regole di spesa e i metodi di pagamento sono associati al profilo individuale; nel caso del guest travel, poiché non esiste un profilo stabile a cui agganciare tali informazioni, la politica di viaggio e il pagamento devono essere associati direttamente alla singola trasferta. I software tradizionali falliscono inevitabilmente di fronte a questa categoria di viaggiatori per tre ragioni strutturali: l’assenza di una carta aziendale intestata al passeggero, la mancanza di un profilo di spesa predefinito e l’inesistenza di un canale di supporto telefonico o digitale dedicato a soggetti esterni all’organico, costringendo spesso il coordinatore interno a gestire emergenze notturne in prima persona.
Chi sono i viaggiatori esterni? Gli identikit di 14 categorie
L’universo del guest travel racchiude quattordici distinte tipologie di viaggiatori, ciascuna caratterizzata da specifici livelli di esposizione al rischio, differenti requisiti di conformità e particolari criticità operative. Tra queste categorie, alcune presentano complessità di gestione particolarmente elevate.
Candidati in fase di colloquio
Rappresentano una delle categorie con la posta in gioco più alta, poiché il viaggio e l’accoglienza costituiscono parte integrante della proposta di assunzione dell’azienda. Oltre ai costi economici mediamente elevati per i ruoli non esecutivi, richiedono la gestione di dati personali e sensibili (come il nome legale completo, la data di nascita e il genere) indispensabili per i controlli di sicurezza aeroportuale, i quali non devono mai transitare in modo non sicuro nelle caselle di posta dei recruiter.
Medici a contratto e specialisti esterni (locum physicians)
Molto diffusi nel settore sanitario, costituiscono una delle categorie più frequenti ma spesso gestite in modo frammentario. Trattandosi di lavoratori autonomi privi di un record nelle buste paga aziendali, i rimborsi passano solitamente attraverso i conti fornitori con iter burocratici lunghi e rigidi requisiti di documentazione contabile.
Pazienti in viaggio per cure mediche
Introdotti principalmente nel settore sanitario e clinico, sollevano questioni di conformità estremamente rigorose. Quando i dati di viaggio sono associati a una destinazione di cura, le informazioni rientrano sotto tutela normativa specifica (come le normative sulla privacy sanitaria o standard analoghi), richiedendo garanzie scritte e rigorose sulla gestione sicura dei dati identificativi.
Squadre operative e lavoratori basati su progetti (field crews)
Non creano problemi di conformità normativa, bensì di volume e di attribuzione analitica dei costi. Operando su progetti ad alta intensità di trasferte, necessitano di una rigida associazione tra la prenotazione e il codice di progetto specifico per garantire la totale tracciabilità della spesa aziendale.
Relatori di conferenze e ospiti d’onore (keynote speakers)
Figure di alto profilo invitate a eventi istituzionali o aziendali, per le quali la flessibilità dell’itinerario e un’esperienza di viaggio impeccabile sono essenziali per tutelare l’immagine e la reputazione dell’evento organizzato dall’azienda.
Membri del consiglio di amministrazione (board members)
Dirigenti esterni e amministratori che partecipano a riunioni strategiche o assemblee, caratterizzati da esigenze di prenotazione di fascia alta, rigidi protocolli di approvazione gerarchica e aspettative di supporto immediato in caso di imprevisti.
Consulenti esterni e liberi professionisti
Partner commerciali che collaborano temporaneamente con l’azienda su commesse specifiche e che necessitano di viaggiare rispettando i parametri economici stabiliti nei contratti di consulenza, senza gravare sulle procedure ordinarie del personale dipendente.
Artisti, performer e talenti per eventi
Soggetti coinvolti in manifestazioni promozionali o culturali, la cui logistica richiede spesso la gestione di equipaggiamenti particolari, itinerari complessi e variazioni dell’ultimo minuto legate alle prove o alla scaletta dell’evento.
Studenti e ricercatori ospiti
Frequenti in ambito accademico e universitario, dove le trasferte si inseriscono all’interno di budget di ricerca rigorosi, vincoli di spesa specifici e differenti livelli di autorizzazione accademica.
Testimoni, periti e consulenti legali
Soggetti convocati per procedimenti giudiziari o audit aziendali straordinari, che richiedono la massima puntualità, riservatezza nella gestione degli spostamenti e una documentazione di spesa pronta per i reparti legali.
Collaboratori di organizzazioni partner o ONG
Operatori di enti terzi che viaggiano per missioni congiunte, caratterizzati da procedure di rimborso condivise e necessità di coordinamento tra strutture amministrative differenti.
Familiari e accompagnatori autorizzati
Ospiti che viaggiano al seguito di dipendenti o relatori in occasione di trasferte di lungo corso o eventi aziendali, la cui gestione separata o congiunta sul medesimo itinerario rende spesso complesso scorporare i costi contabili a posteriori.
Stagisti e tirocinanti in arrivo
Giovani professionisti all’inizio del percorso formativo che devono raggiungere la sede aziendale da altre città, per i quali l’azienda sostiene o coordina la prima mobilità di inserimento con tetti di spesa calibrati.
Colleghi di filiali estere o società acquisite in fase di transizione
Personale temporaneo non ancora integrato nei sistemi informativi centralizzati dell’azienda madre, che necessita di viaggiare utilizzando le risorse e le coperture finanziarie della capogruppo in attesa del completamento dell’iter di onboarding.
Strategia di soluzione di guest travel all’avanguardia
Per superare le criticità operative e finanziarie legate ai viaggiatori esterni, una piattaforma di guest travel efficiente deve possedere sette caratteristiche imprescindibili che la distinguono dai normali strumenti aziendali. Innanzitutto, deve consentire la prenotazione tramite un link diretto privo di credenziali o applicazioni da scaricare, permettendo all’ospite di scegliere le opzioni già filtrate dalla policy aziendale senza creare un account permanente. In secondo luogo, il pagamento deve essere gestito attraverso carte di credito virtuali monouso associate esclusivamente alla singola trasferta, azzerando le spese anticipate dai dipendenti e riducendo a zero il rischio di frode. La piattaforma deve poi applicare una policy specifica e modulata in base alla tipologia di ospite, prevedendo ad esempio tariffe rimborsabili per i candidati o tetti di spesa mirati. Altrettanto cruciale è la gestione delle autorizzazioni alberghiere, con l’invio preventivo di moduli di autorizzazione per l’uso della carta virtuale prima dell’arrivo dell’ospite in struttura, nonché la garanzia di un supporto umano diretto e reattivo in caso di cancellazioni o modifiche dell’ultimo minuto. Infine, il sistema deve assicurare una fatturazione centralizzata con una dettagliata attribuzione dei costi per progetto o categoria di ospite e prevedere che eventuali rimborsi o crediti derivanti da cancellazioni vengano restituiti direttamente all’account aziendale e non accreditati a soggetti esterni.
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