Posso usare l’auto aziendale per le vacanze? Scopri regole, regimi di uso promiscuo, verifiche contrattuali, accortezze e cosa evitare per viaggiare senza rischi
La possibilità di partire per le ferie a bordo di una vettura di proprietà aziendale non rappresenta un diritto universale per tutti i dipendenti, ma dipende strettamente dalla tipologia di assegnazione concordata con il datore di lavoro all’atto della sottoscrizione degli accordi contrattuali. Solamente i lavoratori che beneficiano di un veicolo concesso in regime di cosiddetto uso promiscuo possono legittimamente utilizzare l’automobile anche per le proprie esigenze personali, per i momenti di svago e per i viaggi di vacanza, sia durante i fine settimana che nei periodi di pausa feriale. Al contrario, qualora il contratto di assegnazione preveda un utilizzo esclusivamente strumentale o professionale del mezzo, la circolazione è tassativamente limitata ai soli spostamenti lavorativi e alle trasferte d’ufficio, rendendo di fatto illegittimo l’impiego del veicolo per scopi di carattere privato o ludico. È pertanto fondamentale verificare con assoluta certezza la qualificazione giuridica e contrattuale del benefit prima di programmare qualsiasi spostamento a carattere personale.
Come assicurarsi che il proprio contratto preveda questa facoltà
Per evitare di incorrere in gravi sanzioni disciplinari, contestazioni amministrative o persino nella revoca immediata del veicolo, ogni dipendente ha il dovere di consultare con la massima attenzione la documentazione ufficiale che regola l’assegnazione della vettura. Il punto di riferimento principale è rappresentato dalla car policy aziendale, ovvero il regolamento interno che disciplina l’uso dei mezzi della flotta, affiancato dagli accordi individuali sottoscritti con le risorse umane o con il gestore della flotta aziendale. All’interno di questi documenti ufficiali deve essere espressamente indicata la dicitura relativa all’uso promiscuo del mezzo, la quale giustifica anche il trattamento fiscale applicato mensilmente in busta paga tramite il fringe benefit calcolato sulle tabelle ACI. In caso di dubbi interpretativi sulle clausole sottoscritte, è sempre vivamente consigliato richiedere una conferma scritta o un chiarimento formale al fleet manager o all’ufficio amministrativo dell’azienda prima di intraprendere lunghi viaggi di vacanza.
Accortezze prima e durante il viaggio con auto aziendale
Affinché il periodo di vacanza trascorra senza imprevisti di natura burocratica o logistica, è necessario adottare una serie di accortezze fondamentali prima di mettersi in viaggio al volante dell’auto aziendale. In primo luogo, bisogna verificare scrupolosamente la validità e l’estensione territoriale della polizza assicurativa e delle coperture accessorie, accertandosi che la protezione sia estesa anche ai Paesi esteri che si intende visitare o attraversare. È altrettanto importante annotare e tenere a portata di mano i recapiti telefonici del servizio di assistenza stradale convenzionato con la società di autonoleggio o con la flotta aziendale, comprendendo esattamente quali siano le procedure da seguire in caso di guasto meccanico, sinistro o necessità di un veicolo sostitutivo. Infine, occorre chiarire preventivamente la gestione delle spese vive di viaggio, come il carburante e i pedaggi autostradali, verificando se l’eventuale carta carburante aziendale o i dispositivi di telepedaggio possano essere impiegati liberamente anche per scopi personali o se tali costi debbano essere sostenuti interamente dal lavoratore.
Cose da evitare assolutamente con l’auto aziendale per non incorrere in sanzioni
Quando si ha la fortuna di viaggiare in ferie con un’auto aziendale, esistono comportamenti e condotte che devono essere rigorosamente evitati per non violare i regolamenti interni e non compromettere il proprio rapporto fiduciario con il datore di lavoro. Una delle regole d’oro da non trasgredire mai riguarda il divieto assoluto di affidare la guida del veicolo a persone non autorizzate dalla polizza assicurativa o estranee al nucleo familiare, qualora la car policy imponga restrizioni rigide sui conducenti abilitati. Si deve inoltre evitare categoricamente di utilizzare il veicolo per attività illecite, per competizioni sportive non autorizzate o per scopi commerciali non pertinenti, così come non bisogna mai trascurare la manutenzione ordinaria di base, come il controllo dei livelli dei liquidi o della pressione degli pneumatici prima di affrontare lunghe tratte autostradali. Ignorare queste semplici ma fondamentali prescrizioni di prudenza e correttezza contrattuale può esporre il dipendente a sanzioni pecuniarie molto pesanti, all’addebito dei costi per danni non coperti dall’assicurazione o, nei casi più gravi, all’immediata revoca del benefit automobilistico.
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Photo credit: Breno Cardoso
