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Travel management

I risultati della ricerca “Beyond Travel Manager”. Oltre 300 partecipanti per una fotografia precisa del ruolo in Italia

Quando ho visto che 312 Travel Manager italiani erano intervenuti per la ricerca “Beyond Travel Manager” non riuscivo a crederci. Ho gestito negli anni diverse ricerche di mercato, ma un risultato così sorprendente su questo ruolo è stato davvero fantastico!

Penso che la voglia di oltre 300 travel manager di dire la loro si sia sentita tutta! Si è sentita tutta l’energia di persone che hanno deciso, insieme, di dimostrare quali sono le sfide che ogni giorno sono chiamati ad affrontare, come svolgono il proprio lavoro, e soprattutto che cosa pensano davvero del proprio ruolo e delle attività strategiche, anche proiettate nei prossimi 12 mesi.

Un risultato “potente” che avvalora ancora una volta la forza di risorse che fino ad oggi sono spesso messe nell’ombra dalle proprie organizzazioni, e a volte anche dal mercato stesso,  e che invece hanno dato attestazione di voler emergere molto chiaramente.

La ricerca “Beyond Travel Manager” è stata promossa da AITMM, Associazione Italiana Travel Mobility Manager e noi di Travel for business abbiamo messo a disposizione la nostra grande community, il nostro  sapere e la nostra esperienza per poterla eseguire in modo autentico e trasparente.  Il contributo di Doxa è stato determinante per la definizione dei processi d’indagine. Insomma, 3 attori che messi insieme ai 312 partecipanti hanno saputo e potuto delineare  una fotografia precisa e puntuale del nostro settore.

Il 26 settembre  sono stati presentati per la prima volta grazie alla Convention annuale di AITMM che si è tenuta a Milano.

Chi abbiamo coinvolto nell’indagine sul Ruolo del Travel Manager

Ci siamo rivolti ai Travel Mobility Manager italiani, ma anche a chi in azienda si occupa di gestione delle trasferte e della mobilità aziendale.

I settori di appartenenza sono stati principalmente nell’area Industria e Produzione (50%), Servizi (41%) e Distribuzione (9%).

La dimensione delle aziende intervistate è stata ampia, anche se hanno prevalso i travel manager delle aziende tra 200 e 1000 dipendenti (32%), e oltre i 1000 dipendenti (39%). Questo conferma che oggi il Corporate Travel Manager si posiziona soprattutto nelle grandi-medio imprese italiane.

Sono donne coloro che svolgono principalmente il mestiere di Travel Manager (83% dei rispondenti), e nelle aree principali industriali italiane:

Nord Ovest: 46%
Nord Est: 36%
Centro: 15%
Sud: 3%

A chi risponde il Travel Manager italiano?

Il Travel Manager, all’interno della sua organizzazione aziendale, risponde per la maggioranza alla direzione generale (35%). Seguono in importanza: Risorse Umane (23%), Servizi Generali (15%) e Acquisti (11%).

Travel Manager si diventa? O le aziende ricercano oggi nuovi candidati per questa posizione ?

Il 33% degli intervistati è entrato in azienda con l’incarico di Travel Manager. Mentre il 24% lo è diventato (in modo esclusivo) con un cambio di ruolo all’interno dell’organizzazione. Il 43% ha visto aggiunto il ruolo alle sue precedenti mansioni.

Questa fotografia mi permette di dire che oggi le aziende stanno iniziando a ricercare seriamente il ruolo specifico di Travel Manager. Il Travel Manager non viene più solo scelto all’interno della propria organizzazione, magari come supporto ad altri settori.  Inoltre, se ricordate i  post che più volte ho fatto nel corso degli ultimi mesi, avevo già indicato diverse ricerche di personale fatte da aziende italiane. Sono contenta di avere una prova certa attraverso questa indagine.

E’ chiaro anche che il Travel Manager vuole sfruttare un’opportunità professionale che si è creata all’interno della sua organizzazione. In alcuni casi ha fortemente voluto questo ruolo, in altri lo ha assunto in abbinamento ad un’altra mansione, ma cercando di contribuire in maniera determinante agli obiettivi.

Travel Manager da quanti anni?

Sebbene la mansione di gestore dei viaggi aziendali esista da circa 10 anni, il 56%  degli intervistati occupa il ruolo di Travel Manager da meno tempo, e questo a causa della recente costituzione della figura professionale in Italia e della mancanza di standard e processi organizzativi, oltre che di valorizzazione all’interno della propria organizzazione.

Ritengo che questo offra numerose opportunità a giovani professionisti che oggi vogliono intraprendere questa mansione in azienda. Naturalmente se ben preparati ad affrontare le nuove sfide che questo ruolo richiede.

Come è inquadrato il Travel Manager in azienda?

Guidati dai trend di mercato, i Travel Manager hanno svolto attività spesso in coerenza con le esigenze della
propria organizzazione e secondo proprie tendenze e attitudini. In generale si riscontra un forte attaccamento al ruolo, caratterizzato da elementi di “passione” e soddisfazione personale.
Tuttavia, la mancanza di un vero riconoscimento – o più semplicemente della incapacità di dimostrare il valore delle attività svolte – ha ridotto il ruolo di Travel Manager ad un perfetto esecutore rispetto ad un manager potenzialmente poliedrico e con potenziali inclinazioni trasversali.
Quest’ultimo elemento sarebbe fattore distintivo del successo per un Travel Manager poiché, già capace di gestire risorse (nel 46% dei casi) dovrebbe crescere nella responsabilità manageriale verso la propria direzione aziendale e i diversi reparti. Motivo che lo porta, oggi, ad avere una posizione preminente impiegatizia (80%) rispetto ad una posizione manageriale (15%).

Emerge, in questa indagine, la figura del consulente esterno che si propone nelle aziende per progetti temporali e focalizzati su obiettivi specifici quali riduzione della spesa o ottimizzazione dei processi.

Come è percepito il ruolo di Travel Manager?

Le evidenze emerse dalla ricerca permettono di identificare due aspetti interessanti, che vogliono essere punto di partenza per la riflessione del ruolo del Travel Manager in Italia:
1) Il ruolo in azienda, per le motivazioni già precedentemente espresse, è poco riconosciuto in azienda (46%).
2) Svolgere il ruolo di Travel Manager piace nell’82% dei casi.
Emerge un problema della riconoscibilità del ruolo che dovrebbe far ripensare al Travel Manager il modo in cui può aiutare la propria azienda a far crescere il business.

Spesso, la mancanza di credibilità all’interno della sua organizzazione pone il ruolo di Travel Manager in una posizione di scarso valore e di sufficiente autonomia che non permette di raggiungere obiettivi professionali più elevati.

Sono infatti l’82% gli intervistati che hanno riposto che “con più autonomia potrei fare meglio il mio lavoro di Travel
Manager“. E se si sommano i valori “abbastanza” e “molto” ben il 79% dei Travel Manager dichiara che i risultati che potrebbe ottenere dal suo operato sarebbero più elevati.

Il mio lavoro:

I miei risultati:

Il Travel Manager potrebbe raggiungere i suoi obiettivi modulando alle sue competenze tecniche maggiori competenze manageriali, per individuare soluzioni e opportunità per l’azienda a seconda degli interlocutori aziendali e dei diversi contesti organizzativi.
L’appartenenza ad una associazione professionale o community risulterebbero, quindi,  elementi importanti per
incrementare pratiche, sviluppare competenze e confrontarsi con altri travel manager e professionisti del settore.

Inoltre, la definizione di linee guida e di prassi condivise permetterebbero un utilizzo strategico ai corporate travel manager, oltre alla possibilità di raccontare la propria professionalità ponendo l’accento sulle capacità di ottimizzazione della spesa, soddisfazione di tutti gli stakeholder e di misurazione analitica dei risultati e delle opportunità.
Sul tema delle prestazioni organizzative, il Travel Manager dovrà anche diventare garante delle pratiche di sicurezza circa i temi della mobilità aziendale in senso più ampio.
Sarà necessario, quindi maturare una visione manageriale più ampia, non relegata al solo scopo di risolutore di problemi ma anche di generatore di opportunità, e offrire e ricercare un dialogo con tutte le funzioni organizzative.

Come investe sul suo ruolo il Travel Manager?

Gli intervistati hanno espresso la convinzione che l’aggiornamento professionale, nelle diverse forme, sia un requisito fondamentale per lo sviluppo del proprio ruolo di Travel Manager.
Le iniziative più seguite sono gli eventi di settore (50%), le letture di pubblicazioni specializzate (41%) e la partecipazione a corsi di formazione (38%)
Per quel che riguarda invece la partecipazione ad associazioni, i rispondenti hanno dichiarato nel 46% dei casi di farne parte o di essere iscritti.

Tale elemento esprime non solo l’esigenza di trovare un network affine per confrontarsi e condividere opinioni, ma anche quello di cercare un luogo neutrale che possa, a volte, sopperire alla mancanza di budget aziendali per la formazione dedicata.
Resta comune la volontà di voler valorizzare la professionalità di questa funzione in azienda.

Travel Manager e Agenzia di Viaggio – Travel Mangement Company

Nel contesto evolutivo del Travel Manager italiano si nota che il suo rapporto con l’agenzia di viaggio non ha seguito lo stesso trend.
Sebbene il 39% dei rispondenti ha dichiarato che l’agenzia di viaggio sia molto importante per svolgere il proprio lavoro, emerge un 48% (somma di molto e abbastanza) di Travel Manager che afferma che sia meglio svolgere l’attività in autonomia.

Questi Travel Manager associano, quindi, le attività potenziali di un’agenzia di viaggio alle solite pratiche di gestione (52%) e supporto operativo e di assistenza (68%).
Le pratiche quali supporto consulenziale, monitoraggio delle conformità e riduzione/ottimizzazione della spesa – che dovrebbero essere i nuovi elementi a valore aggiunto delle agenzie e TMC – non sono percepiti come condizioni di vantaggio.

Travel Manager,  il suo rapporto con tecnologia, controllo e analisi

È generale opinione che la tecnologia, così come i fornitori di tecnologia, sapranno offrire nuovi servizi dedicati ai viaggiatori e nuovi servizi di consulenza per i travel manager (53%).
Tuttavia, c’è una marcata consapevolezza (46%) che il Travel Manager resti una figura strategica per il governo dei processi legati al travel quando nuovi servizi tecnologici verranno messi a disposizione dei viaggiatori aziendali.


Il Travel Manager desidera portare la propria esperienza manageriale all’interno di tutte le fasi del processo di travel management, ma ad oggi solo il 15% dispone di strumenti di analisi e di controllo precisi.

Chi possiede le informazioni, basa tuttavia le sue analisi sui dati grezzi (39%) o su dati parziali della spesa travel (38%).
Disporre di un sistema di imputazione, di analisi e di controllo dei costi potrebbe rappresentare un ulteriore tassello per il consolidamento della credibilità del Travel Manager in azienda e di valorizzazione a tutti gli stakeholder. Oltre che permettere di gestire in modo più consapevole la spesa e i processi travel per prendere le decisioni in modo razionale.

Travel Manager prospettive per il futuro

Nel futuro i Travel Manager ritengono che il loro ruolo diventerà più strategico (Molto 15%, Abbastanza 50%).
Si delinea un discreto ottimismo, che tuttavia va in contrasto con l’autonomia che verrà loro data.
Infatti, solo il 12% degli intervistati dichiara che otterrà maggiore autonomia, (e abbastanza 33%), mentre il 55% degli intervistati ritiene che l’autonomia non sarà data (poco 46% e niente 9%)
Riemerge chiaramente, quindi, come questa posizione, all’interno delle organizzazioni, debba chiaramente conquistare non solo nuove e alte competenze diversificate, ma anche e una certa discrezionalità decisionale dovendo, e potendo, intervenire in vari ambiti dell’azienda.
Competenze, unite alla passione e al riconoscimento concreto aziendale potrebbero, quindi, far pensare a risultati più efficienti.

Travel Manager tra un anno

I Travel Manager nel raccontare, attraverso l’indagine, il loro lavoro svolto negli ultimi 12 mesi hanno messo in rilievo come si siano fortemente concentrati sulle attività di negoziazione con i fornitori finali del servizio (64%) e come siano intervenuti sulle pratiche relative alla realizzazione e implementazione della Travel Policy (53%).
Una particolare attenzione è stata rivolta anche all’introduzione di strumenti relativi ai processi di prenotazione (33%).

I prossimi 12 mesi

Nell’analizzare le attività messe in programma per i prossimi 12 mesi, sebbene gli elementi negoziazione e travel policy rimangano elevati, emerge una particolare attenzione a nuovi temi come la gestione dei dati (30%) e la gestione dei processi travel aziendali (30%).
Anche il Travel Risk Management e della mobilità aziendale più ampia e integrata, saranno elementi di maggiore attenzione rispetto lo scorso anno.
Per quanto riguarda l’outsourcing, pur considerato uno dei trend emergenti nell’offerta globale del travel management, i Travel Manager italiani dedicheranno a questo tema meno attenzione rispetto lo scorso anno (11% anno precedente, 6% anno prossimo). Dato che conferma lo stesso trend presentato per l’analisi delle attività di agenzia viaggio in tema di consulenza e strategia.

Gli obiettivi del Travel Manager per il prossimo anno

In tema di obiettivi che i Travel Manager si sono posti, saranno quelli della riduzione della spesa (costi diretti 56%) e dei processi aziendali (costi indiretti 58%) gli elementi trainanti per i prossimi 12 mesi.
Aspetti che caratterizzano la continuità della loro attività di ricerca di soluzioni di minor costo, ma anche di definitiva attenzione verso la spesa occulta del travel management, caratterizzata, appunto, dall’insieme di costi di processo non ancora governati.

Significativa anche il notevole scostamento, rispetto anno precedente, sulla gestione dei dati. I Travel Manager daranno a questo aspetto sempre più importanza e dovranno essere supportati nella analisi e comprensione di voci correlate, anche provenienti da diverse fonti, della spesa dei viaggi d’affari.

Rilevante, con un 39%, il tema di una maggiore assistenza ai viaggiatori e il relativo incremento della loro soddisfazione.
Il tema dell’attenzione alle persone che viaggiano è sentito non solo nelle grandi aziende multinazionali ma anche in tutte le realtà italiane di ogni dimensione, a comprovare che il Travel Manager è un professionista attento alla coerenza tra i valori professionali e umani, e descrive la sua attività come una vera “missione” di pianificatore strategico. Situazione che può svolgere meglio se è in grado di garantire una prospettiva “più alta” e “integrata”.

Travel Manager comportamento

Circa i comportamenti che rappresentano maggiormente i Travel Manager nel gestire i viaggi d’affari e la mobilità aziendale, si nota come questo ruolo sia ancora spesso legato a quello di “risolutore di problemi” (35%), quasi a dimostrare una pratica più di gestione quotidiana delle attività piuttosto di manager in grado di percepire e anticipare i problemi, le tendenze e i cambiamenti futuri, sapendo, quindi, pianificare le azioni opportune per tempo.
In qualche modo sopperisce a questa carenza facendosi, però, promotore all’interno dell’azienda di processi formativi (32%), educando, appunto, le parti interessate ai viaggi d’affari circa piani, politiche e strumenti.

È indubbio come il Travel Manager dichiari, ancora una volta, la sua capacità di saper lavorare sotto pressione, affrontando situazioni di stress e di scadenze continue (23%), ma dovrà anche allenarsi ad un cambio di gestione per essere pronto per le sfide del futuro.

 

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CEO, consulente e formatore senior con alle spalle trent’anni di esperienza maturati in prima linea in aziende top player del settore dei viaggi d’affari e della logistica internazionale. Dal 2017 direttore editoriale del Magazine Travel for business, una pubblicazione specializzata nei temi della gestione e organizzazione dei viaggi di lavoro e degli affari in viaggio. Travel for business diventa così il primo luogo, autentico e indipendente, per condividere esperienze nel business travel e mobility management in ottica di “cultura partecipativa”.

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