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Travel management

Business travel management, chiedilo al consulente strategico

Le aziende fanno viaggiare i propri dipendenti per svariati motivi. Dalla recente ricerca Travel ROI e i valori intangibili per i viaggi d’affari di Travel for business è emerso come l’investimento da parte delle aziende italiane nelle trasferte rappresenti una voce di spesa rilevante all’interno della gestione dei bilanci, tant’è che il 48% degli intervistati indica un investimento in viaggi d’affari che va oltre il 15% del totale.

Questo porta almeno a una considerazione generale, ovvero che il business travel non è materia da sottovalutare nella gestione aziendale. Per quanto questa affermazione possa risultare evidente tra gli addetti ai lavori, vale ancora la pena di chiedersi cosa significa gestire i viaggi aziendali in maniera efficiente.

Cosa è il business travel, davvero?

Per rispondere in maniera non scontata, si devono citare tutte quelle attività di travel management legate alla gestione di viaggi aziendali. Tra essi, sicuramente il controllo dei costi legati alle trasferte dei dipendenti attraverso travel policy adeguate, anche se è oramai evidente come questo approccio sia se non altro riduttivo rispetto alla materia e vada integrato con quello più attuale che vede gestisce i viaggi aziendali come un aspetto di produttività aziendale, purché si sia in grado di misurarne il valore.

In realtà le competenze utili da mettere in campo sono diverse e articolate: serve una politica di ottimizzazione e controllo delle spese più consapevole, una gestione che coinvolga gli aspetti della mobilità, capacità di negoziazione efficace per l’acquisto dei servizi di business travel e di valorizzazione del TCO (total cost of ownership) ma anche una seria politica di gestione dei rischi per i dipendenti, che include non soltanto la stipula di mere coperture assicurative, ma anche l’assistenza durante tutte le fasi della trasferta. Alla gestione dei rischi, si aggiunge la capacità di migliorare l’esperienza di viaggio del dipendente, pur restando in parametri accettabili di sostenibilità aziendale.

Siamo dunque sicuri che la gestione di una trasferta possa essere ancora considerata alla stregua della gestione delle note spese dei dipendenti? Superato in maniera definitiva questo dubbio, è chiaro come il business travel management debba essere affidato alle competenze degli esperti.

Cosa fanno gli esperti della consulenza strategica nel business travel

Chi all’interno dell’azienda gestisce i viaggi d’affari combina idealmente tutte le skill che abbiamo elencate e ne aggiunge di altre, come abbiamo spiegato nel nostro articolo sul ruolo del Travel Manager.

Ma la realtà ci dà un’indicazione molto precisa, ovvero che questo compito aziendale si ferma spesso alla parte più operativa. Se è vero che l’importanza del business travel management efficace non è più soltanto una consapevolezza delle grandi aziende e che anche le PMI vogliono risparmiare sui viaggi di lavoro e stanno maturando la consapevolezza che gestire una spesa in crescita come quella delle trasferte può avere un impatto economico e gestionale non indifferente, trovare, attrarre e giustificare al proprio interno una figura professionale dedicata alla gestione del business travel non è un passaggio scontato. Non solo, servono competenze specifiche per tutti gli aspetti di travel management, ovvero serve sapere come ottimizzare la spesa, migliorare i processi per la gestione delle trasferte e della mobilità aziendale, e generare ritorno sull’investimento. Soltanto l’acquisizione di queste competenze complesse e abbinate a esperienza sul campo permettono di realizzare progetti efficaci.

Perché la consulenza sul business travel

Sono diversi i motivi per cui un’azienda decide di rivolgersi a esperti della consulenza strategica nel business travel per la realizzazione di un progetto dedicato. La figura del consulente può diventare decisiva infatti nelle più svariate situazioni. Valutare il travel program e le best practice, pianificare una travel policy e modelli di travel management, valorizzare i risparmi e realizzare programmi di mobility management secondo le norme vigenti sono degli esempi di quello che può fare un consulente in business travel per un’azienda.

Quando richiedere una consulenza sul business travel              

I casi in cui un’azienda può o dovrebbe richiedere una consulenza sono naturalmente svariati. Sintetizzando questo servizio risulta indispensabile per quelle aziende che non hanno ancora al loro interno una persona dedicata al business travel management o – anche qualora ci fosse – si dedica agli aspetti più operativi.

Sì, perché la consulenza che può fare la differenza può essere quella strategica e manageriale e affidarsi a un temporary travel manager può essere una buona soluzione.

Cosa fa il consulente strategico per i viaggi d’affari

Conoscenza approfondita e diretta del settore ed esperienza sul campo sono due parametri importanti per scegliere il consulente business travel. A questo punto non ci resta che capire per quali competenze le aziende possano richiederlo. La consulenza che noi di Travel for business realizziamo in ambito business travel e mobility management si avvale dell’azione combinata di esperti consulenti per area di attività e della nostra lunga esperienza nel settore. Questo ci consente di aiutare le aziende non secondo la logica della mera gestione dei viaggi, ma con un approccio strategico alle trasferte che parte dall’analisi on top della gestione. Le valutazioni e raccomandazioni sono imparziali e concentrate sia sull’area dei processi sia sulla politica di viaggio, nel rispetto della cultura e degli obiettivi della azienda.

Partendo dall’analisi iniziamo prima di tutto a comprendere i comportamenti dell’azienda inerenti alle trasferte per identificare quali sono le aree migliorabili, per poi individuare gli strumenti e le soluzioni tecnologiche più adatte. Abbiamo riscontrato casi in cui i costi indiretti del travel arrivavano fino al 50% della spesa. Situazioni poco controllate esistono in molte aziende italiane, che non si rendono conto di perdere un’opportunità di risparmio.

Come comprendere quando serve una consulenza

Facciamo un passo indietro e mettiamoci nei panni di un’azienda. Le aziende che vogliono sviluppare nuovi progetti in ambito travel necessitano di un confronto e di un’analisi puntuale delle migliori soluzioni tecnologiche sul mercato, di un piano strategico di travel sourcing, ma anche di hotel e air program personalizzati. La realizzazione di una travel policy adeguata secondo le esigenze aziendali, la sua applicazione così come la valutazione del ritorno sull’investimento non sono aspetti che possono essere lasciati all’improvvisazione, la consulenza strategica per i viaggi d’affari consente prima di tutto di fornirsi di un metodo, che sia il più efficace possibile.

Il punto di partenza è comprendere le nuove esigenze anche alla luce dei cambiamenti in essere in tema di gestione delle trasferte e di mobility aziendale. Per questo a un’azienda servirà prima di tutto valutare quanto è adeguata la propria travel policy, quanto è conforme a nuovi trend e normative e a come viene comunicata ai dipendenti. Già una prima valutazione la può dare un Travel Policy Check-Up, dove è possibile ottenere in maniera semplice una valutazione degli esperti di Travel for business.

E il punto di arrivo? Abbiamo messo a punto un metodo, unico nel suo genere, che ci consente di valutare il ritorno sull’investimento dei viaggi d’affari attraverso metriche precise, che ci permettono di calcolare i reali benefici che la trasferta produce in azienda e di monitorare e controllare questi benefici nel tempo, perché il cliente possa concentrarsi sempre più su quelli di maggiore valore.

 

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