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Travel management

T – ROI : come dimostrare internamente il valore del vostro Travel Programme agli stakeholder

Avete presente quando passi una stagione intera a preparare il terreno dove seminare, innaffiare e aspettare che buoni frutti maturino?

Questa è stata la mia sensazione quando ho sentito l’intervento del Travel Manager, William Galdolfi di AB (Willy per gli amici) all’evento Milan Education Forum di ACTE Global di giovedì 8 novembre ’18

Willy l’ho incontrato in aula, in uno dei diversi corsi di formazione che da anni seguo per valorizzare il ruolo del Travel e Mobility Manager. Ogni volta che inizio un corso, sono molto curiosa di capire chi avrò in aula, comprendere le loro esigenze e soprattutto misurare il mio intervento in modo che possa dare un reale supporto per far raggiungere loro gli obiettivi.

L’esigenza di Willy è stata chiara fin dall’inizio:

Valorizzare il ruolo di Travel Manager e soprattutto riuscire a dimostrare il valore del suo operato alla direzione e a tutti gli stakeholder aziendali.

Un percorso intenso quello che abbiamo fatto in aula, ma che poi spesso continua anche fuori, attraverso i meeting di networking, di chat con il gruppo dei partecipanti delle varie edizioni, per un confronto autentico e costruttivo anche nel day by day.

Sul palco, tra gli importanti interventi della mattina, Willy ha mostrato alla platea dei travel manager presenti, passo dopo passo, quello che aveva fatto, quello che aveva seminato e che andrà a breve raccogliere. Dimostrando che un processo di cambiamento e di affermazione necessita di tempo, di perseveranza e di grande professionalità.

I passi di un Travel Program

Alcuni passi sono scontati, ma strategici da affrontare in un Travel Program aziendale. Willy ha messo l’accento in particolare alla definizione chiara degli obiettivi aziendali e sul confronto con le varie direzioni per un allineamento strategico.

Il secondo passo mostrato è stato quello della misurazione del Travel Program con dati oggettivi, e il terzo è stato quello delle analisi delle performance fatta nel continuo per valutare gli scostamenti, le variazioni e i possibili adattamenti da fare in modo tempestivo e studiato.

Fin qui tutto semplice vero?

Forse scontato, direte voi. Ma quando Willy ha presentato alla sua direzione i risultati di questa metodologia li ha presentati mettendo in luce risultati eclatanti:

  • una riduzione della spesa per gli alberghi, con l’analisi del prezzo medio per struttura, pari a 105.000 euro. Un lavoro fatto di negoziazione, di controllo delle esigenze dei viaggiatori, delle direttrici di traffico e di monitoraggio completo della spesa in questione.
  • Stesso lavoro lo ha svolto per l’area dei voli aerei, con saving incrementali di circa 35.000 euro annui e così via per le altre voci di servizio in ambito travel.

Monitoraggio della soddisfazione dei viaggiatori d’affari

Quanto è costato all’interno dell’organizzazione questo nuovo approccio di gestione dei viaggi d’affari? Quale è stata la reazione dei viaggiatori e del loro livello di soddisfazione?

Willy, ancora una volta, ha dimostrato che un lavoro attento e manageriale di gestione del business travel può portare anche maggiore soddisfazione all’interno dell’organizzazione. Le survey che conduce più volte all’anno dimostrano che la strategia messa in campo funziona.  Attraverso la somministrazione di indagini periodiche ai viaggiatori mostra che il livello di soddisfazione cresce di periodo in periodo. Frutto anche di una comprensione attenta delle esigenze e di capacità di adattamento di regole aziendali e travel policy in linea con tutte le aspettative aziendali.

Dimostrare il valore aggiunto nel business travel management

 

Ma il bello deve ancora venire. Parliamo di processi: quanto costa la gestione del travel all’interno di un’azienda? Ve lo siete mai chiesti? Sapreste quantificare i costi indiretti che gravano anche del 40% sulla spesa dei soli titoli di viaggio?

La metodologia insegnata in aula è stata messa in pratica anche in questo caso da Willy, che è andato a fondo dell’argomento e ha misurato in modo meticoloso e quasi scientifico i passaggi più pesanti e gravosi che l’azienda stava subendo nel processo di travel management. Si è accorto che l’area più a rischio era quella della registrazione contabile dei servizi di viaggio, la gestione amministrativa e la rendicontazione delle note spese. Willy è entrato nei processi aziendali, in un dipartimento (quello dell’amministrazione e controllo) che non ha nulla a che fare forse con il travel, ma che indirettamente subiva un impatto indiretto perché ne faceva parte nel processo complessivo.

L’automatizzazione del processo indicata da Willy ha fatto risparmiare all’azienda una media di 2.800 euro mese che moltiplicati su base annua si traducono in 33.600 euro; quasi lo stipendio in un impiegato senior che invece può dedicarsi ad attività più strategiche all’interno della sua organizzazione.

ROI nel business travel. Dimostriamo che i viaggi d’affari non sono un costo ma un investimento

La giornata di formazione che dedichiamo al Ritorno dell’Investimento dei Viaggi d’affari, gestita da Guido Savio,  ingegnere con backgroup finanziario, ha permesso anche in questo caso di illustrare come i benefici del viaggiare per affari siano molto più importanti del puro costo di un titolo di viaggio.

Sono oltre 40 le metriche di misurazione che Travel for business ha identificato nel suo progetto consulenziale. L’analisi del T-ROI, termine coniato da Travel for business che misura il ROI nel business travel, è uno dei progetti più interessanti che il gruppo AB sta portando avanti.

Willy si è concentrato su quattro di esse:

  • Crescita personale del dipendente
  • Aumento del grado di soddisfazione del viaggiatore
  • Networking
  • Rafforzamento/visibilità del brand sui mercati

In AB un team multidisciplinare (Travel, IT, HR, Purchase) sta iniziando a lavorare sul calcolo del T-ROI , cercando di parametrizzare e rendere misurabili le variabili che fino ad ora abbiamo ritenuto prettamente soggettive” ci ha raccontato all’evento.

Che cosa ci portiamo a casa da questa storia?

Il Travel Management è un cammino faticoso e lento ma progredente, nel corso del quale la vera chiave di volta è stata ed è l’educazione, declinata in formazione e aggiornamento costante, networking e condivisione. Il sapere ci dà consapevolezza e tale consapevolezza ci mette nella favorevole posizione di interloquire a testa alta e a ragion veduta.

Se anche tu vuoi partecipare al corso di formazione in Travel e Mobility Management, scopri i nostri corsi!

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