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Community story

La capacità di organizzare un viaggio su misura

Continuano le storie della Community e questa volta abbiamo l’onore di ospitare Daniela Tiburzio, Executive Assistant di Orthofix – BU Extremity Fixation, l’azienda che opera a livello mondiale nel campo dei dispositivi medicali.

Daniela ha un’esperienza decennale in qualità di manager assistant e una profonda conoscenza dell’organizzazione dei viaggi all’interno delle aziende. Abilità che le permettono di organizzare i viaggi degli Executive Managers in modo più produttivo e senza fonti di stress.

In qualità di assistente di direzione, quali sono le cose che consideri e fai per preparare il tuo responsabile ad un nuovo viaggio di lavoro e aiutarlo ad essere più efficiente possibile?

Considero le sue preferenze di viaggio, il suo calendario outlook (inclusi gli impegni personali), l’agenda del meeting a cui deve partecipare.

E’ molto importante tenere conto delle esigenze e preferenze della persona che alla fine affronterà il viaggio di lavoro: il nostro Executive!
Io sono in grado di organizzare una trasferta assolutamente coordinata, con tutti i servizi necessari (volo, hotel, transfer, scheda viaggio) ma la domanda che bisogna porsi in realtà è: sono sicura di aver organizzato un programma di viaggio su misura di chi deve viaggiare?
Chi viaggia per affrontare un incontro di lavoro, al suo arrivo, e durante l’intero soggiorno, vorrà essere al 100% delle sue forze: quindi il volo piuttosto Hotel (che corrisponde alle sue preferenze) gli permetteranno di mantenere un comfort adeguato alle sue esigenze e rendere al meglio durante la giornata lavorativa.

In realtà questa è la differenza – parliamo di un viaggio di lavoro e non di leisure – di conseguenza il comfort assume un aspetto diverso.

Non è semplice quindi bisogna impegnarsi, memorizzare e coordinare tutte le informazioni raccolte.

 

Per pianificare un viaggio di successo, quali sono gli aspetti più importanti che valuti?

Un viaggio di successo va costruito intorno all’evento a cui il nostro executive dovrà partecipare (che sia un congresso o un meeting da organizzare fuori sede): trasporto (operativo voli-treno-auto), servizio di transfer, hotel e distanza dall’aeroporto piuttosto che dalla location in cui si terrà l’incontro, sala meeting, saranno scelti in base all’agenda dell’evento e al paese di destinazione. 

 A mio avviso e per esperienza è molto importante affidarsi a fornitori qualificati. Gli imprevisti possono capitare in ogni momento! Per risolverli in tempi brevi un fornitore flessibile e affidabile fa la differenza (Quindi costruire una buona relazione con loro è indispensabile).

Molto importante è anche la collaborazione con un referente in loco: che sia la collega EA (Executive Assistant) della sede all’estero oppure la referente del congresso/convegno/meeting, sicuramente un contatto con cui confrontarti per servizi in loco è molto utile. E in alcuni casi, serve a ridurre il rischio.

Solitamente preparo tutte le soluzioni possibili, che rientrano all’interno di alcuni parametri, e le sottopongo al mio Executive per un confronto. Lì a volte escono fuori le esigenze di viaggio personali.

 

5 cose essenziali che consideri quando organizzi una trasferta di lavoro

preferenze personali

sicurezza-rischio

costo

comfort

puntualità

 

Secondo la tua esperienza, quali sono le esigenze più difficili da soddisfare quando organizzi un viaggio?

I collegamenti su alcune destinazioni, (che prevedono troppe ore di attesa tra un volo e l’altro) – aeromobili vecchi che pur viaggiando in business class non permettono di riposare in voli di lungo raggio, queste sono le esperienze che si tramutano in esigenze nel momento in cui un Executive ti chiede di organizzare un viaggio di lavoro.

 

Qual è la fonte di informazioni più affidabile per organizzare un viaggio?

La tecnologia oggi aiuta molto nella preparazione: voli-hotel-transfers-ristoranti offrono tutti la possibilità di prenotare online, di chiedere informazioni, ecc..
I portali come Skyscanner offrono una gamma di soluzioni possibili per l’itinerario su cui stai lavorando, dunque dal pc puoi ottenere tutte le info che ti servono.

Hai tutto a portata di mano, ma devi sapere cosa cercare e come farlo.

Infatti non esiste più il problema della “mancanza di informazioni”, ma diventa tutto una questione di “esperienza e conoscenza”, che ti portano a scegliere le soluzioni più adeguate per la fare la differenza.
Dobbiamo sempre tenere a mente che non stiamo organizzando un viaggio leisure. Abbiamo in mano non solo “un viaggio di lavoro” ma l’intera trasferta e ogni scelta può determinare il successo o l’insuccesso del business.

A tal fine è necessario aggiornarsi costantemente tramite portali come “TRAVEL FOR BUSINESS” che offrono informazioni dal mondo reale dei viaggiatori business. Quale modo migliore per noi assistenti se non attingere esperienze e suggerimenti da un mondo virtuale/reale!!

Inoltre cerco di partecipare per quanto possibile a seminari che trattano il tema del business travel e parlo con i fornitori di servizi.

 

Quanto utilizzi la tecnologia per organizzare una trasferta di lavoro?

Utilizzo la tecnologia nella fase di preparazione, quando voglio avere un quadro globale delle soluzioni a disposizione. Prima di prendere contatti la nostra agenzia viaggi mi piace essere pronta a proporre altre soluzioni, qualora non ci abbiano pensato loro.

Quindi Skyscanner è il primo sito che apro per i voli. Google per gli hotel perché posso localizzarli. Lo faccio per non dovermi affidare 100% alle soluzioni che mi vengono proposte dall’agenzia. Mi piace essere preparata per ottenere il miglior risultato con un occhio al prezzo e alla comodità del viaggio.

Per i transfer ho un fornitore che offre servizio worldwide al quale mi affido in alcune occasioni.

 

WEB o Agencia ?

La nostra travel policy purtroppo ci impone di rivolgerci ad un’agenzia viaggi legata ad un circuito internazionale.

Ad oggi ritengo che una gestione mista (Agenzia viaggi+self booking gestito internamente) sia la soluzione migliore per le società in cui il business travel è una spesa che pesa sul bilancio.

L’agenzia viaggi deve necessariamente essere business travel oriented, con una persona dedicata e di esperienza.

 

Quanto pensi sia importante il tuo ruolo in azienda per rendere un viaggio più produttivo e nel contempo consentire all’azienda di risparmiare sui costi di trasferta?

Ritengo che il mio ruolo sia estremamente importante nell’ambito dell’organizzazione del viaggio di lavoro. Oltre al mio responsabile seguo i viaggi di lavoro per altri 3 Executives. Le nostre destinazioni principali sono 4 oltreoceano e 3 in Europa – altre dipendono dalla partecipazione a congressi/esposizioni.

Non è semplice perché ognuno ha le proprie esigenze di lavoro e personali, ed un approccio diverso verso le possibili soluzioni proposte.

Il mio obiettivo è che tutti si sentano seguiti da questo punto di vista, ovvero che la mia figura diventi di riferimento per ogni esigenza di viaggio. I vantaggi sono molti: migliora la comunicazione, si riesce a massimizzare i costi, si riduce una parte dello stress da viaggio, e si parte con la giusta predisposizione a vantaggio del business.

Per ognuno di loro organizzo il viaggio dalla A alla Z con scheda Viaggio riepilogativa, e ritengo sia molto importante che la stessa persona abbia in mano il coordinamento di più servizi.

 

3 cose che non bisogna mai lasciare a casa quando si viaggia.

Passaporto-pasticca per il mal di testa/febbre-telefono

 

Questa volta viaggi tu!  Quale sarebbe il tuo compagno di viaggio ideale?

 La persona che:

non pianifica con troppo anticipo;

che si lascia andare a una vacanza fai da te;

che non viaggia per la prima volta, e che quindi condivide le fasi del viaggio con naturalezza!!

……. la sto ancora cercando…

 

 

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