Come si gestisce la nota spese digitale

Lo scorso 21 luglio l’agenzia delle Entrate, tramite la risoluzione 96/E/2017, ha dato il via libera alla conservazione soltanto elettronica dei giustificativi di spesa.

Una notizia molto importante per le aziende italiane che potranno ottimizzare i processi di travel management e soprattutto avviare processi di digitalizzazione interna più moderni per la gestione del personale in viaggio.

I vantaggi delle note spese digitali

I giustificativi di spesa dematerializzati sono, quindi, validi a fini fiscali e permettono notevoli vantaggi per le aziende:

Meno costi operativi
Miglioramento del controllo delle spese
Snellimento della gestione amministrativa
Controlli più efficaci
Vantaggi sulla rendicontazione e analisi della spesa
Maggiore coinvolgimento degli attori che intervengono nel processo di nota spese

Il processo di gestione della nota spese elettronica in 6 passi

Ma come funziona esattamente il processo di gestione della nota spese con i giustificativi conservati in modalità elettronica?

1) Innanzitutto bisogna “ricreare” il documento in un formato elettronico. Cioè si tratta di formare un giustificativo informatico fotografando ad esempio con il proprio smartphone il documento fiscale. Il documento diviene così
immodificabile, identificato dall’applicazione dell’azienda in modo univoco, associato ad un riferimento
temporale e inviato via internet al sistema di gestione dell’azienda.

2) Si realizza, a questo punto, la nota spese, e si inseriscono nell’ordine della spese indicate (forma tabellare) le immagini dei giustificativi con i documenti da approvare. La nota spese risulta, inoltre, sottoscritta con la firma elettronica del trasfertista.

3) Si inoltra il documento nota spese elettronico all’ente preposto al controllo delle spese e alla loro autorizzazione.

4) Se la nota spese viene approvata, si procede al pagamento.

5) L’azienda dovrà provvedere alla registrazione del documento informatico nei sistemi contabili e provvedere all’invio di questo per la conservazione automatica secondo le procedure in essere. Il sistema di conservazione deve, quindi, essere a norma, eventualmente erogato da un provider accreditato presso AgID (Sito istituzionale dell’Agenzia per l’Italia Digitale). Se l’azienda è una Pubblica Amministrazione, questo processo è obbligatorio.

6) Da questo momento in poi l’esibizione dei documenti avverrà solo in modo dematerializzato.

I documenti originali (cartacei) possono, solo a questo punto, essere distrutti a condizione che i documenti non possano essere modificabili e si possa dimostrare la loro autenticità. In particolare la norma prevede che rispondano alle caratteristiche di autenticità, integrità, fruibilità e immodificabilità.

Documenti analogici originali non unici e originali unici. Come gestire il processo di nota spese?

Nel modo sopra descritto, l’Agenzia delle Entrate considera questi documenti come documenti analogici originali non unici poiché vi si può risalire dalla contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.

Nel caso di giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, l’Amministrazione finanziaria non ha la possibilità di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi. Tali documenti, dunque, anche alla luce degli obblighi generali previsti dall’ordinamento a carico delle parti, andranno considerati originali unici, con tutte le regole relative alla loro conservazione da parte delle aziende. La relativa conservazione elettronica necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.

Sull'autore

Rosemarie Caglia

CEO consulente e formatore senior con alle spalle trent’anni di esperienza maturati in prima linea in aziende top player del settore dei viaggi d’affari e della logistica internazionale Dal 2017 direttore editoriale del Magazine Travel for business una pubblicazione specializzata nei temi della gestione e organizzazione dei viaggi di lavoro e degli affari in viaggio Travel for business diventa così il primo luogo autentico e indipendente per condividere esperienze nel business travel e mobility management in ottica di “cultura partecipativa”