Sommario
Lo scorso 21 luglio l’agenzia delle Entrate, tramite la risoluzione 96/E/2017, ha dato il via libera alla conservazione soltanto elettronica dei giustificativi di spesa.
Una notizia molto importante per le aziende italiane che potranno ottimizzare i processi di travel management e soprattutto avviare processi di digitalizzazione interna più moderni per la gestione del personale in viaggio.
I vantaggi delle note spese digitali
I giustificativi di spesa dematerializzati sono, quindi, validi a fini fiscali e permettono notevoli vantaggi per le aziende:
- Meno costi operativi
- Miglioramento del controllo delle spese
- Snellimento della gestione amministrativa
- Controlli più efficaci
- Vantaggi sulla rendicontazione e analisi della spesa
- Maggiore coinvolgimento degli attori che intervengono nel processo di nota spese
Il processo di gestione della nota spese elettronica in 6 passi
immodificabile, identificato dall’applicazione dell’azienda in modo univoco, associato ad un riferimento
temporale e inviato via internet al sistema di gestione dell’azienda.
5) L’azienda dovrà provvedere alla registrazione del documento informatico nei sistemi contabili e provvedere all’invio di questo per la conservazione automatica secondo le procedure in essere. Il sistema di conservazione deve, quindi, essere a norma, eventualmente erogato da un provider accreditato presso AgID (Sito istituzionale dell’Agenzia per l’Italia Digitale). Se l’azienda è una Pubblica Amministrazione, questo processo è obbligatorio.I documenti originali (cartacei) possono, solo a questo punto, essere distrutti a condizione che i documenti non possano essere modificabili e si possa dimostrare la loro autenticità. In particolare la norma prevede che rispondano alle caratteristiche di autenticità, integrità, fruibilità e immodificabilità.
Documenti analogici originali non unici e originali unici. Come gestire il processo di nota spese?
Nel modo sopra descritto, l’Agenzia delle Entrate considera questi documenti come documenti analogici originali non unici poiché vi si può risalire dalla contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.
