Che cosa si nasconde dietro le quinte della prenotazione online? Da dove provengono le tariffe d’hotel negli online booking tool? E come possono i travel manager scegliere partner tecnologici affidabili, evitando le insidie causate da processi poco trasparenti? Cristian Cazzaro, COO e co-founder di Book For Work, ne ha parlato nel corso di un webinar organizzato da Travel for business con il patrocinio di AITMM.
“Parleremo di dettagli tecnici che hanno un impatto diretto non solo sull’esperienza del viaggiatore, ma anche sulla gestione operativa delle trasferte», ha spiegato Christian Cazzaro in apertura. «Tutti, prima o poi, ci siamo trovati o ci troveremo ad affrontare problemi causati da processi poco trasparenti. Oggi vogliamo fornire ai travel manager strumenti pratici per fare scelte più consapevoli”.
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Dietro la prenotazione: un ecosistema complesso
Nel corso dell’intervento, è emerso con chiarezza come l’universo delle tariffe alberghiere sia tutt’altro che lineare. Alla base ci sono componenti tecnici fondamentali come il PMS (Property Management System), che gestisce operativamente le prenotazioni della struttura, e il Channel Manager, responsabile della distribuzione commerciale. A collegare questi elementi con le piattaforme esterne sono le API, veri e propri ponti digitali che permettono lo scambio di dati.
La vera complessità, però, si rivela nella differenza tra i modelli B2C e B2B. Se nel primo caso l’utente finale interagisce con tariffe pubbliche, nel secondo invece entra in gioco un’infrastruttura molto più articolata, fatta di player quali bedbank, DMC (Destination Management Company) e soluzioni tecnologiche che sono facili da integrare nelle piattaforme in quanto specializzati nel B2B.
L’ecosistema delle prenotazioni B2B
Vediamo quindi in dettaglio in che cosa consistono questi player B2B, a cominciare dalle DMC (Destination Management Company): si tratta fornitori locali specializzati in determinate aree geografiche, come ad esempio la DMC con sede a Dubai specializzata in Emirati Arabi. Hanno un fatturato medio intorno ai 10 milioni di euro. Si connettono via API ai Channel Manager delle strutture e negoziano tariffe più vantaggiose rispetto a quelle disponibili sui canali B2C. Rispetto ad altri player, non sono rivenditori di terze parti.
Accanto a questi operatori ci sono piattaforme tecnologiche specializzate: portali white-label già pronti per essere integrati nei booking tool aziendali, ma anche soluzioni di hotel mapping, che svolgono un lavoro più tecnico ma essenziale per avere una buona infrastruttura: eliminano duplicati, consolidano dati, migliorano la qualità dell’inventario.
Le bedbank, infine, sono realtà globali molto grandi, alcune quotate in Borsa e con fatturati che superano i 100 milioni di euro. Come le DMC, anche questi fornitori possono connettersi via API ai Channel Manager delle strutture e negoziare tariffe speciali. Ma, invece di rivendere solo tariffe dirette, possono proporre anche le tariffe negoziate da DMC e altre bedbank.
Contratti diretti vs. rivendita di terze parti
Proprio questa caratteristica rappresenta un fattore chiave al quale il travel manager dovrebbe prestare attenzione. Può infatti impattare significativamente sulla qualità del servizio offerto: “Quando un player B2B propone tariffe negoziate direttamente con l’hotel, la prenotazione è tracciabile e il flusso è lineare», ha sottolineato Cazzaro. «La situazione cambia se si innesca una catena di rivendite tra operatori. In questo caso aumenta il rischio di problemi, come prenotazioni fantasma, overbooking, errori di pagamento o difficoltà nella fatturazione”.
E allora, come evitare questi rischi?
Purtroppo, queste dinamiche complesse nella maggior parte dei casi non sono visibili per i travel manager. «È bene che i responsabili viaggi chiedano ai fornitori come questi ultimi ottengono le tariffe e che su queste informazioni ci sia trasparenza, perché sono determinanti per valutare l’affidabilità del servizio».
Infrastrutture degli online booking tool
Christian Cazzaro ha poi illustrato le principali tipologie di infrastruttura oggi presenti sul mercato. Esiste la formula classica, con API limitate a pochi player o Gds, che ha lo svantaggio di essere poco flessibile e di garantire un’offerta ridotta. Poi ci sono infrastrutture che, allo scopo di proporre sempre il “miglior prezzo”, hanno un numero molto elevato di integrazioni non controllate. E ciò può generare caos e problemi operativi. Infine, c’è un modello a cui si attiene anche Book for Work: “Il nostro modello è basato su integrazioni selettive e sulla verifica costante dei contratti diretti”, ha spiegato Cazzaro. “Evitiamo completamente la rivendita di tariffe da parte di terze parti. Questo ci consente di garantire un tasso di problematiche pressoché nullo: meno dello 0.00015%, ma anche quando nascono problemi vengono risolti velocemente nel 100% dei casi.”
Tariffe d’hotel negli online booking tool: non conta solo il prezzo
Il messaggio è chiaro: più che rincorrere sempre il prezzo più basso, è essenziale che i travel manager valutino la qualità dell’infrastruttura tecnologica che utilizzano. Una tariffa più conveniente, infatti, può nascondere costi ben più elevati in termini di gestione delle criticità. «L’obiettivo non è inseguire il miglior prezzo possibile, ma costruire un ecosistema che tuteli davvero il viaggiatore, assicuri assistenza rapida e riduca al minimo i rischi operativi», ha concluso Christian Cazzaro. «Un self booking tool aziendale deve essere prima di tutto uno strumento solido, non solo conveniente».
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