Tra badge da attivare, portatili da consegnare e documenti da firmare, il lavoro ibrido ha creato un nuovo “ultimo miglio” tutto interno all’azienda. Come gestirlo al meglio senza trasformare ogni operazione logistica in una corsa a ostacoli?
Quando si parla di “ultimo miglio” si pensa subito ai corrieri che portano pacchi sotto casa, alle consegne urbane o alla logistica dell’e-commerce. Ma c’è un ultimo miglio meno visibile che riguarda il mondo interno alle aziende. Da quando il lavoro ibrido è diventato la norma, con dipendenti che alternano presenza in ufficio a giorni in smart working, si è aperta una questione spesso trascurata: come far arrivare fisicamente le cose giuste, alle persone giuste, nel momento giusto? Non parliamo solo di pacchi, ma di dispositivi aziendali come PC portatili, smartphone di servizio, badge di accesso, ma anche documentazione cartacea, contratti, referti medici o materiali HR. Oggetti che, pur nel nostro mondo digitale, devono ancora muoversi fisicamente. E qui entra in gioco una logistica interna che oggi, senza una gestione strutturata, rischia di diventare caotica, costosa e inefficiente.
Quando l’ufficio non è più il centro: la logistica si deve adattare
In passato era tutto più semplice. I dipendenti venivano in ufficio tutti i giorni, passavano a prendere un badge, firmavano un documento o ritiravano un PC nuovo dall’IT. Oggi invece la sede non è più il baricentro fisso delle attività: i flussi sono diventati intermittenti, le presenze distribuite, le urgenze più frequenti. E così ci si trova a gestire situazioni nuove: un neoassunto in remoto che deve ricevere tutto il kit di onboarding prima del suo primo giorno, un collega che lavora da una città diversa e deve restituire un device, un manager che ha bisogno di firmare in originale una delega o ricevere la tessera sanitaria integrativa. Nulla di impossibile, ma tutto più frammentato, più dispendioso se lasciato all’improvvisazione. Le aziende devono ora ragionare come micro-hub logistici: non più un unico punto di snodo, ma una rete di invii, consegne, tracciamenti e coordinamenti continui, in cui anche il mobility management gioca un ruolo sempre più chiave.
Cosa succede quando manca un piano? Costi, stress e tempo perso
Se la gestione logistica dell’ultimo miglio aziendale non è stata ancora ripensata, i problemi iniziano presto a farsi sentire. I corrieri esterni vengono chiamati di volta in volta, spesso senza convenzioni o criteri precisi, facendo salire i costi e allungando i tempi. I dipendenti perdono ore a coordinarsi tra mail, telefonate e tentativi di consegna andati a vuoto. Gli uffici HR e IT diventano sportelli logistici, sommersi da richieste spot che esulano dal loro ruolo. E la customer experience, intesa come qualità della vita lavorativa interna, ne risente. In un contesto ibrido, ogni frizione logistica può diventare un ostacolo alla produttività. Pensiamo a un nuovo dipendente che riceve il PC con tre giorni di ritardo e non può iniziare a lavorare, o a un collega in trasferta che ha dimenticato il badge e non riesce ad accedere agli uffici. Situazioni che si moltiplicano e che – senza una strategia chiara – si traducono in disorganizzazione, malcontento e inefficienze che costano care, anche in termini reputazionali.
Il nuovo ruolo del mobility manager: una concezione di mobilità più ampia
Alcune imprese stanno già sperimentando modelli innovativi per affrontare questa nuova dimensione logistica. Hanno introdotto portali digitali per tracciare richieste e spedizioni interne, convenzioni con corrieri rapidi per il solo materiale aziendale, armadietti intelligenti in ufficio per ritiri e consegne contactless, oppure micro-hub condivisi con altre realtà per coprire determinate aree urbane. Anche il ruolo del mobility manager si sta allargando: non più solo mobilità casa-lavoro o flotte aziendali, ma logistica connettiva tra le sedi, tra i dipendenti e tra i reparti. In questo senso, ogni oggetto diventa un nodo di una catena: dal PC alla chiave dell’ufficio, tutto deve essere trattato come un asset da spostare con metodo, tracciabilità e regole certe. Le aziende che hanno compreso questo stanno riducendo tempi morti, migliorando la retention e semplificando i processi interni. E in un mondo del lavoro sempre più mobile, anche la logistica deve saper muoversi con agilità.
Il lavoro ibrido ha cambiato il modo di lavorare: ora è tempo di cambiare anche la logistica
Pensare di affrontare le sfide del lavoro ibrido con gli strumenti organizzativi pre-pandemia è una strategia perdente. Serve un salto di qualità, anche nella gestione dei flussi materiali tra persone e sedi. È arrivato il momento di ripensarela logistica interna come parte integrante della strategia HR e di mobilità aziendale. Si può partire da piccoli passi: creare una policy chiara per le consegne, definire ruoli e responsabilità tra i reparti, mappare i punti critici del flusso documentale e oggettuale, scegliere partner logistici flessibili, formare il personale sui nuovi strumenti. In fondo, il futuro del lavoro non è solo smart working o orari flessibili. È anche fare in modo che ogni dipendente, ovunque si trovi, possa avere a disposizione ciò di cui ha bisogno, nei tempi giusti, senza dover lottare contro burocrazia o disorganizzazione. E in questo, la gestione dell’ultimo miglio – anche dentro l’azienda – può fare la differenza.
Photo credit: Tima Miroshnichenko
