Viaggiare per lavoro è un tratto distintivo di molte imprese contemporanee. Espansione internazionale, relazioni commerciali, sviluppo di nuovi mercati: tutto passa dalle persone che si muovono. La trasferta professionale diventa così uno dei momenti più delicati del lavoro, perché mette il collaboratore di fronte a contesti nuovi, ritmi intensi e responsabilità rappresentative. Per gestire questa dimensione in modo solido, molte aziende adottano approcci strutturati di Travel Risk Management, che integrano sicurezza, organizzazione e consapevolezza.
Per approfondire questo tema, abbiamo intervistato Rosa Guerra, Director Program Management – BCD Travel Italy. Ne emerge una visione chiara: la trasferta è una competenza, e richiede metodo.
Perché il viaggio di lavoro oggi merita un’attenzione così mirata?
La trasferta rappresenta un momento in cui l’azienda entra nel mondo attraverso una persona. Ogni incontro, ogni scelta sul campo, ogni relazione costruita durante il viaggio contribuisce a consolidare il posizionamento dell’impresa. Quando una persona parte, porta con sé competenze, stile, linguaggio e capacità di relazione. Tutto questo richiede una cornice che offra orientamento, sostegno e serenità. Per questo motivo molte organizzazioni stanno investendo in modelli strutturati di gestione del viaggio.
In questo quadro entra in gioco il concetto di Duty of Care. Come lo definirebbe?
Il Duty of Care è un impegno dell’azienda verso la sicurezza e il benessere dei propri collaboratori in ogni situazione di lavoro, comprese le trasferte. Ha base etica, culturale e strategica.
- Etica, perché la persona ha sempre centralità.
- Culturale, perché la protezione racconta la filosofia dell’organizzazione.
- Strategica, perché la continuità operativa dipende dalla presenza serena e lucida di chi viaggia.
Questo principio guida l’intero modello di gestione del viaggio.
Questo ci porta direttamente al Travel Risk Management. Come si struttura?
Il Travel Risk Management è un sistema organico composto da processi coordinati. Possiamo descriverlo attraverso quattro assi fondamentali.
- Il primo riguarda la valutazione del contesto prima della partenza: analisi della destinazione, dei trasporti, delle infrastrutture, del clima sociale e culturale.
- Il secondo riguarda la preparazione della persona che parte: conoscenze pratiche, strumenti utili, formazione sulla gestione delle situazioni.
- Il terzo riguarda la capacità dell’azienda di mantenere collegamento costante durante il viaggio: comunicazione sempre raggiungibile e presenza.
- Il quarto riguarda il supporto attivabile rapidamente quando serve: assistenza medica, logistica, organizzativa.
Quando questi quattro assi dialogano, la trasferta si sviluppa con ordine.
Spesso in BCD Travel emerge una definizione precisa: il viaggiatore come asset strategico.
Sì, corretto. La persona in viaggio porta con sé molto più di un incarico. Porta competenze, stile, sensibilità culturale, capacità di relazione, capacità di osservare e interpretare ciò che accade. Nel modo in cui si presenta, nel tono della voce, nella cura della comunicazione, prende forma la reputazione dell’azienda. Il viaggiatore è quindi ambasciatore della cultura organizzativa.
La preparazione, in questo senso, è un investimento sulla qualità della presenza aziendale nel mondo.
Questo si lega alla responsabilità condivisa tra organizzazione, viaggiatore e sistema di supporto.
Esattamente. La trasferta funziona quando esiste un’alleanza armonica.
- L’azienda crea la cornice: procedure, strumenti, partner, riferimenti.
- La persona interpreta la trasferta con consapevolezza, attenzione, eleganza comportamentale.
- Il sistema di supporto resta disponibile, raggiungibile, attivo.
Quando questi tre elementi avanzano in sincronia, il viaggio assume forma stabile e chiara.
Passiamo agli aspetti pratici. Le checklist che avete elaborato sono molto ricche e dettagliate. Ma a leggerle attentamente emerge soprattutto un approccio mentale.
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Infatti. La checklist non è un elenco di divieti o avvertimenti. È un metodo.
Prima della partenza, favorisce autonomia attraverso preparazione documentale, gestione intelligente dei dispositivi e conoscenza culturale della destinazione.
Durante il viaggio, guida scelte equilibrate negli aeroporti, negli hotel, negli spostamenti urbani.
Nella quotidianità in città, suggerisce eleganza comportamentale, discrezione, osservazione attenta del contesto.
La checklist, quindi, non impone ma sostiene e soprattutto permette di conservare lucidità, in particolar modo nei momenti in cui la fatica può affiorare.
Partiamo dalla preparazione prima della partenza. Cosa riguarda questa fase?
Preparare significa creare autonomia.
Documenti organizzati in formato digitale sicuro e in formato cartaceo facilmente accessibile.
Farmaci essenziali nel bagaglio personale, con confezioni identificabili e prescrizione.
Dispositivi snelli, con dati ridotti all’essenziale, per viaggi in contesti sensibili anche dispositivi dedicati unicamente alla trasferta.
Conoscenza della destinazione: aree consigliate, usi locali, mezzi più affidabili, dotazioni utili come adattatori elettrici e torcia compatta.
Si crea una base ordinata da cui muoversi.
Invece, in Aeroporto e volo quali accortezze bisogna tenere presente?
Il bagaglio a mano custodisce elementi essenziali.
In aeroporto, conversazioni discrete e attenzione alle connessioni digitali; preferenza per rete dati personale o VPN.
Durante il volo idratazione, movimento leggero, cura della postura.
Per la ricarica dei dispositivi, maggiore affidabilità tramite caricatore personale o power bank.
Il volo rappresenta un momento ideale per predisporre la mente all’arrivo.
Negli Hotel invece cosa è utile osservare e come impostare la permanenza?
Scegliere strutture con reception attiva e accessi controllati.
Al check-in, preferenza per piani intermedi.
In stanza, verifica di chiusure e vie di uscita.
Documenti e valori in un punto custodito.
Quando si esce, atmosfera che suggerisce presenza.
L’hotel diventa luogo di equilibrio e pianificazione.
Durante la permanenza, ad esempio in città, cosa suggerisce la check list per mantenere attenzione attiva?
Movimento consapevole.
Spostamenti con servizi referenziati, verifica delle identità e dei tragitti.
Oggetti personali vicino al corpo.
Abbigliamento sobrio.
Scelte alimentari basate su cottura e provenienza controllata.
Strade percorse con passo attento e orientamento preciso.
La trasferta acquisisce così un ritmo regolare.
E il rientro? Spesso questa fase sembra trascurata, ma forse può restituirci qualcosa di importante nella analisi.
Il rientro è fondamentale. La persona porta con sé esperienza reale: ciò che ha funzionato, ciò che può migliorare, ciò che può essere affinato.
Ascoltarla significa creare memoria operativa.
Quando la conoscenza del viaggio rientra in azienda e diventa patrimonio comune, il sistema cresce. La trasferta successiva sarà più fluida, più consapevole, più efficace.
È un ciclo virtuoso che alimenta maturità organizzativa.
Vorrei chiudere l’intervista con una prospettiva più ampia. Preparazione, attenzione culturale, consapevolezza situazionale: tutto questo può trasformare la trasferta anche sul piano umano?
Assolutamente. Viaggiare con metodo e consapevolezza amplia lo sguardo. Favorisce ascolto, rispetto delle differenze, capacità di interpretare linguaggi non verbali, sensibilità verso contesti nuovi.
Il Travel Risk Management non ha l’obiettivo di creare prudenza rigida, ma presenza mentale.
Da questa presenza nasce crescita: professionale e personale.
Tutti questi aspetti possono anche trasformare l’esperienza del viaggio in un’occasione di crescita?
Certamente. Quando si viaggia con consapevolezza, si sviluppa uno sguardo più ampio. Si imparano linguaggi culturali, sensibilità sociali, modi diversi di intendere il tempo, l’incontro, la relazione.
Il Travel Risk Management è proprio un abilitatore perché offre equilibrio, serenità, presenza mentale.
E da questa presenza emerge crescita personale, professionale e umana.
Grazie. Direi che questo dà un senso forte a tutto ciò che abbiamo discusso: la checklist come metodo, la preparazione come competenza, il viaggio come occasione di maturità.
Esattamente. Viaggiare con cura significa avere padronanza del mondo mentre ci si muove al suo interno.
