Il libretto di circolazione è oggi uno strumento dinamico che riflette una serie di implicazioni tecniche, legali, ambientali e operative fondamentali per il lavoro del mobility manager
Nel mondo della mobilità aziendale, il libretto di circolazione non è più un semplice documento custodito nel vano portaoggetti. È diventato una fonte tecnica di dati, uno strumento strategico di controllo e un punto di raccordo tra vehicle compliance, gestione del rischio, adempimenti normativi e pianificazione delle trasferte dei dipendenti. In un contesto in cui le flotte aziendali si diversificano e si moltiplicano i vincoli di circolazione nelle città italiane ed europee, il libretto di circolazione assume un ruolo centrale nel lavoro quotidiano di fleet e mobility manager. Non sempre i dipendenti hanno piena consapevolezza del fatto che una missione aziendale può essere condizionata da una riga nel libretto.
Perché il libretto di circolazione incide sulla mobilità aziendale
Il libretto di circolazione contiene informazioni determinanti per comprendere le caratteristiche tecniche di un mezzo, la sua categoria ambientale, la sua idoneità alla circolazione in specifiche aree urbane e la sua compatibilità con le policy aziendali per la mobilità. Ciò che per lungo tempo è stato percepito come un documento puramente burocratico oggi è un riferimento fondamentale per la pianificazione strategica degli spostamenti professionali, soprattutto quando l’azienda gestisce una flotta mista con vetture assegnate, pool car, mezzi in noleggio e veicoli utilizzati dai dipendenti in car sharing o tramite piattaforme MaaS. L’evoluzione della mobilità impone quindi una lettura tecnica e aggiornata del libretto, non più relegata ai soli adempimenti amministrativi.
Responsabilità e controllo attraverso la carta di circolazione: il ruolo diretto del mobility manager
La custodia del libretto di circolazione e la corretta disponibilità del documento durante i controlli su strada sono aspetti che coinvolgono direttamente il mobility manager. Nel caso di veicoli assegnati, è fondamentale assicurarsi che il dipendente sappia dove reperire il documento e che ne conosca le implicazioni in caso di assenza o irregolarità. Con le pool car o le auto condivise, il tema si complica ulteriormente, poiché la responsabilità passa dall’utilizzatore temporaneo alla struttura aziendale che gestisce i mezzi. In molti casi è la stessa azienda a preferire l’uso di copie conformi o documenti digitalizzati, così da ridurre il rischio di danneggiamento o smarrimento dell’originale libretto di circolazione. La definizione delle responsabilità interne, soprattutto nei gruppi con decine o centinaia di mezzi, diventa quindi un tassello fondamentale nella governance della mobilità.
Dati tecnici, categorie ambientali e conformità normativa
Dal punto di vista strettamente tecnico, il libretto permette di verificare la categoria Euro del veicolo, la potenza, la massa complessiva e altri valori indispensabili per valutare la compatibilità con i requisiti delle diverse città italiane. Ogni comune applica regole differenti nelle ZTL, nelle Low Emission Zone e nelle aree sottoposte a limitazioni temporanee o stagionali. Milano, Torino, Bologna e Firenze hanno introdotto negli ultimi anni normative sempre più stringenti, con calendari di stop programmati basati su classe ambientale e tipo di alimentazione. Il mobility manager deve conoscere con precisione la corrispondenza tra le caratteristiche legali del mezzo e i limiti locali, così da pianificare trasferte e missioni evitando multe, accessi non autorizzati o deviazioni non previste. Anche nella gestione delle trasferte internazionali, soprattutto verso Paesi che applicano zone a basse emissioni come Germania, Francia o Paesi Bassi, il libretto diventa la base documentale per comprendere se un determinato mezzo può circolare e a quali condizioni.
Una corretta analisi documentale consente al mobility manager di evitare imprevisti, ricalcolare percorsi, assegnare il mezzo più idoneo o, quando necessario, prevedere un noleggio a breve termine più adatto alla normativa locale. Questa capacità di anticipazione è determinante soprattutto in contesti business ad alta densità di trasferte urbane.
Privacy e forme di mobilità: cosa cambia nella gestione del libretto di circolazione
Il libretto di circolazione contiene dati sensibili relativi al veicolo e, in alcuni casi, informazioni che consentono di risalire all’intestatario del mezzo, tipicamente l’azienda. Quando un’auto è assegnata a un dipendente, il documento entra in relazione con il trattamento dei dati personali secondo la normativa GDPR. Il mobility manager deve quindi garantire che l’accesso al documento, la condivisione delle sue copie e l’eventuale digitalizzazione avvengano in modo conforme, evitando che informazioni sull’utilizzo del mezzo possano essere collegate impropriamente al comportamento del dipendente. Il tema è particolarmente rilevante anche nei servizi di car sharing aziendale, in cui la documentazione è spesso disponibile in formato digitale all’interno dell’app: la gestione legale e tecnica dei dati è parte integrante del processo.
Infatti le flotte moderne sono spesso composte da veicoli di proprietà aziendale, auto in leasing operativo, mezzi a breve o medio termine e soluzioni di car sharing corporate. In ognuna di queste formule la gestione del libretto segue logiche differenti. Nel noleggio a lungo termine, l’originale rimane generalmente in possesso della società di noleggio, mentre l’azienda riceve una copia conforme. Nel car sharing, come già detto, spesso il documento è dematerializzato e disponibile via app. Per le pool car, invece, la responsabilità del documento è interamente dell’azienda, che deve renderlo accessibile a ogni dipendente autorizzato a utilizzare il mezzo. Una conoscenza chiara di queste dinamiche consente al mobility manager di prevenire errori, evitare sanzioni e gestire la mobilità aziendale in modo fluido e coerente con le norme vigenti.
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