Gli aspetti essenziali della comunicazione del Global Travel Management. Modelli comunicativi o strumenti più idonei

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Siamo giunti alla sesta e ultima puntata del nostro percorso di conoscenza sulla gestione del business travel a livello globale, (vedi qui gli articoli precedenti), e in questo nuovo post desidero darvi qualche indicazione sugli aspetti essenziali che riguardano la comunicazione di accordi globali di Travel Management.

La relazione è la chiave principale del Global travel manager per trasmettere le linee guida a tutte le parti che hanno un ruolo attivo nella gestione dei viaggi di affari in azienda.

Le filiali o sedi operative estere ricevono puntualmente le indicazioni impartite dalla casa madre, nel nostro caso, la Global Travel Policy e le linee guida del Global Travel Manager, ma tra il riceverle ed il rispettarle o seguirle come dovuto, c’è molta differenza.

Ovviamente qui non si vuole fare un processo alle intenzioni e screditare l’operato dei locali, anzi, tutt’altro. Il proposito è quello di evidenziare quanto sia importante la “presenza” del Global per i Local.

Molto spesso si tende a dare la responsabilità di certi insuccessi alla cattiva gestione locale, senza tuttavia riflettere su quello che è stato fatto, per far sì che il messaggio fosse correttamente interpretato. Dall’altra parte non è che si voglia considerare l’operato locale sempre inattaccabile, ma è corretto fare le opportune precisazioni. Questo è un argomento che necessariamente deve essere trattato genericamente, altrimenti si rischierebbe di fare solo esempi, meglio quindi concentrarsi sui concetti.

In buona sostanza la comunicazione che “scende” dalla casa madre scritta in “aziendalese” è condizione necessaria ma non sufficiente.

Il Global travel manager deve poter condividere la presa di coscienza delle istruzioni impartite ed avere la capacità di interpretare la comunicazione non verbale.

È un buon metodo sperimentato quello di trasmettere verbalmente e meglio ancora se di persona, le informazioni che localmente sono arrivate in forma scritta. La “telepresence” è uno strumento valido, come pure la videoconferenza, ma almeno una volta all’anno una riunione fisica con tutti i local travel manager ottimizza gli sforzi e produce molti più risultati in termini di efficacia della comunicazione.

Il Global Travel Manager deve avere queste capacità di relazione, senza un buon rapporto è difficilissimo gestire un team a distanza. È indubbiamente faticoso avere a che fare con persone che parlano un’altra lingua, che hanno una cultura differente e vivono in realtà economiche diverse, può sembrare un’impresa ardua, ma se il Global Travel Manager crede in quello che fa e svolge il suo lavoro con passione riuscirà a trasmettere ciò che vuole e ad essere seguito nelle scelte strategiche.

 

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