Etichetta di business in Giappone, come fare affari in viaggio

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Molti (troppi) Italiani hanno un’idea distorta del Giappone, dei giapponesi e del loro modo di vivere e comportarsi. Specialmente in ambito business. Per questo motivo Dennis Comunian – Business Coach, prova a correggere il difetto visivo che troppo spesso non consente all’italiano-medio di vedere chiaramente, di cogliere le grandi opportunità che lavorare con i giapponesi può dare. Non solo per il portafoglio, ma soprattutto per la grande lezione che si può apprendere dai giapponesi se si ha voglia di vedere oltre il velo del preconcetto.

“Ne ho incontrati tanti. Centinaia. Imprenditori. Bravissimi. Certamente meritevoli, ma che non hanno saputo leggere la situazione o fidarsi delle indicazioni, perdendo così un treno che passa una volta sola nella vita di una piccola impresa italiana. Se intendi fare business con i Giapponesi devi capire come sono abituati a farlo, come sono organizzati, e perché è così. Allora dai!, giù il gettone ché si parte!” dice Cumunian che ci offre suggerimenti utili sul cosa fare quando si incontra un giapponese per lavoro.

Come gestire un incontro di business con i giapponesi

Come presentarsi ad un meeting in Giappone

Ormai lo sanno anche i sassi: evita di sbriciolargli la mano con una stretta tipo schiaccianoci (se te la danno loro, se no non fare neanche la mossa di allungargliela). Niente pacche sulle spalle, abbracci o baci. Non alzare la voce, niente sorrisi a 32 denti come un asino davanti ad un cesto di carote. Non ti avvicinare troppo, o troppo velocemente, non sbracciarti e non occupare il suo spazio, non gridare. Mai puntare il dito per indicare una persona. Ricordi? Sono in tanti in poco spazio, e se si comportassero come noi sarebbe un inferno.

Lo scambio del biglietto da visita

Porgi il Meishi (pron. meesci): cioè il biglietto da visita. Risolve il problema di sbagliare approccio e aiuta a presentarti in modo chiaro, semplice ed efficace senza imbarazzare, mettendo tutti a proprio agio. Il biglietto da visita riporta il nome, cognome e soprattutto il titolo o la posizione, che è fondamentale. Eh si, perché chi lo riceve sa subito chi sei e quanto sei importante, e potrà relazionarsi di conseguenza senza rischio di sbagliare. Noi siamo molto poco formali, (magari un po’ più degli Inglesi che danno del tu anche alla regina), ma in Giappone le gerarchie sono tenute in grande considerazione. Molto. Ricordalo. Molto. Vedrai. Ah, il biglietto da visita si porge con due mani e va girato in modo che chi lo riceve lo possa leggere senza creargli l’imbarazzo di doverlo rigirare tra le mani per trovare il senso giusto. Pensaci, in Giappone si scrive con i kanji (gli ideogrammi, e sono oltre 6.000 ) più 2 alfabeti fonetici (hiragana e katakana), noi abbiamo solo 21 lettere, ma non dare per scontato che sappiano pronunciare bene il tuo nome, come tu sicuramente storpierai il loro. Per questo quando ci si presenta è prassi dire il proprio nome e cognome in modo chiaro, lentamente perché sia recepito. Se ricevi i biglietti prima di una riunione lasciali sul tavolo, in vista, per poterli sbirciare e leggere il nome se ti devi rivolgere a qualcuno. Di fisso non ti ricorderai come si chiamano e indicare è maleducazione, ricordi? Poi, quello della persona più importante sta in alto, e gli altri sotto, secondo l’ordine gerarchico.

Gift, presente o miage

O miage (pron. o’mi aghe): cioè un presente. Se non ospiti l’incontro ma sei tu l’ospite è d’obbligo presentarsi con un presente, se possibile qualcosa di tradizionale o tipico della tua terra/città. Altrimenti porta dei biscotti, un dolce, una stampa, libro fotografico o simili. Considera sempre quante persone incontrerai e il loro titolo; è buona usanza portare un pensiero per ciascuno e differenziare in base alla posizione gerarchica. IMPORTANTE: se le cose non son cambiate di recente, è ancora buona usanza non togliere il prezzo dalla confezione del presente, in modo che chi lo riceve sappia in che misura dovrà ricambiare al prossimo incontro.

La puntualità negli incontri giapponesi

Puntualità: eh già! Per noi è un concetto abbastanza astratto, dai contorni labili e personalizzabili, ma un giapponese non la vede così. Fare 10 minuti di ritardo da noi è normale, a volte non si avvisa nemmeno perché sai … il traffico, l’altro cliente non mi mollava più, il treno ha fatto ritardo, non trovavo l’indirizzo, non c’è parcheggio, ecc. Se hai un appuntamento con un Giapponese alle 10.00 sappi che lui sarà sul luogo almeno (e sottolineo almeno) 10 minuti prima dell’orario stabilito. Non solo, si aspetterà che ci sia anche tu. Se fai ritardo ti sei già giocato la sua fiducia perché se non riesci ad organizzarti per essere puntuale ad un incontro probabilmente non lo sarai nemmeno per scadenze più importanti. In Giappone tutto funziona come un meccanismo perfettamente sincronizzato, e se un ingranaggio non gira in sincrono paralizza tutto il sistema. Non sottovalutare la puntualità, specialmente al primo appuntamento perché è un fattore determinante nella scelta di un partner, quindi pensala come se l’appuntamento sia un’ora prima, alla peggio arrivi in anticipo e puoi rivedere la presentazione, imparare due dati a memoria, o verificare se hai tutto quello che ti serve per il meeting. Ricordati che improvvisare = disorganizzazione.

Essere chiari e trasparenti nella comunicazione

Chiarezza, #trasparenza e #coerenza. Sembrano banalità, ma da noi una certa “tolleranza” è consentita nonché socialmente accettata. Non ingigantire, colorire o camuffare la verità. Non paga, anzi ti taglia fuori immediatamente dal gioco. Se non sei in grado di dare una risposta chiara e veritiera, o di fare fede ad un impegno richiesto, dillo chiaramente. Se proprio non ci riesci a dire “no”, piuttosto è meglio dire che prima devi verificare e poi darai la risposta a quella domanda. Sarà apprezzato come segno di rispetto e di professionalità. Consiglio: specifica che risponderai – o darai le informazioni – entro una determinata data/ora e mantieni la parola. Mancare di puntualità nelle risposte è un segno di scarsa organizzazione ed è considerato una grave mancanza di rispetto, perché dalla tua risposta dipendono decisioni e azioni del tuo cliente, che a sua volta dovrà rispondere o coinvolgere altri suoi clienti, partner, fornitori ecc.. Ricordi la storia dell’ingranaggio?

Come gestire i ruoli in Giappone per un meeting d’affari

Ruoli e #competenze: da noi sono meno rigidi, e di solito il titolare di una PMI si occupa o è responsabile di diversi aspetti, ma in Giappone la storia è ben diversa. Durante un meeting ognuno si interfaccia con il suo pari-ruolo. Se il meeting è di natura tecnica (finanza, prodotto, R&D, vendite, ecc.) ci sarà una persona (o un team) che si occuperà di quell’aspetto soltanto, perché il livello di specializzazione è molto alto e le suddivisioni tra i reparti sono nette. Se non sei il titolare, ti interfaccerai con un tuo pari-ruolo. Se invece lo sei, non aspettarti che il direttore generale dell’azienda giapponese necessariamente parli con te, perché dopo l’incontro non sarà lui che dovrà gestire il follow-up, ma qualcuno a cui è stato assegnato questo ruolo e che dovrà ascoltarti (bene) e capirti (benissimo) durante il meeting. Aggiungerei che se non lo fa o non ci riesce, per lui dopo sono … guai, per non usare altre parole. Aiutalo a capire e a chiarire i dubbi, e avrai un partner invece di un cliente.

Il programma dell’incontro, essenziale in Giappone ma non solo…

Organizzazione: il primo incontro è fondamentale per determinare il successo di una relazione commerciale, e alcuni accorgimenti sono necessari per non fare harakiri, tanto per restare in tema, e bruciare un’opportunità che non si ripresenterà facilmente. Innanzitutto chiarisci chi parteciperà.

Secondo: il programma. Chi partecipa al meeting lo fa con l’intento di ottimizzare la comunicazione e massimizzare il ritorno che il meeting può generare, ergo vorrà presentarsi ben preparato e con il materiale necessario. I Giapponesi non amano l’improvvisazione e la preparazione di un incontro di affari è un momento chiave, da fare fruttare al massimo, non una fase preparatoria del lavoro.

Terzo: organizza i posti a sedere in relazione ai ruoli, cioè il capo vicino al capo, gli assistenti al loro fianco, il commerciale di fronte al commerciale, ecc. Se è previsto un interprete chiedere consiglio per organizzare la sala in modo appropriato e funzionale.

Quarto: ospitalità. Inutile dirlo ma caffè, bevande e magari biscotti o stuzzichini vanno previsti, così come le pause. Informati prima se ci sono intolleranze alimentari o preferenze, sarà molto apprezzato.

Quinto: convenevoli. Non saltare subito al punto. Esordire dicendo “non ho molto tempo, vado subito al punto” denota scarsa attenzione al cliente e poca considerazione per l’ospite, che magari ha fatto un bel viaggetto per incontrarti, o comunque ti ha “fatto l’onore” di scegliere proprio te dedicandoti tempo e attenzioni. Quindi niente fretta, niente sguardi all’orologio ogni 5 secondi o sbirciatine alle mail e messaggi sul cellulare. Dagli tempo di presentarsi, di parlare e di fare domande o richieste. Prevedi di dedicargli almeno il doppio del tempo che dedicheresti a una riunione “italiana”.

Questo articolo è di Dennis Comunian, che ha realizzato un suo metodo di lavoro che è il risultato della sua esperienza ventennale maturata con culture e modelli di business diversi: la creatività del Made in Italy, l’organizzazione giapponese e il business-model anglosassone.

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