Come funziona WhatsApp per la Sharing Mobility dei dipendenti? Può essere uno strumento efficace, immediato e coinvolgente per incentivare il carpooling aziendale e promuovere abitudini più sostenibili
WhatsApp è ormai onnipresente, sia nella vita privata che in quella professionale. Infatti questa piattaforma di messaggi istantanei vince per le comunicazioni non ufficiali perché è gratuita, immediata e con il tempo sempre più arricchita di funzionalità business o di gruppo. Tra gruppi operativi, comunicazioni informali, allarmi dell’ultimo minuto e chat di team, i dipendenti vivono già immersi in una costante flusso di notifiche. Proprio per questo, a prima vista, l’idea di introdurre l’ennesimo gruppo WhatsApp dedicato alla mobilità condivisa può sembrare un azzardo. In realtà, se progettato con attenzione e finalizzato a esigenze concrete – come l’organizzazione di passaggi tra colleghi che abitano nelle stesse zone – Whatsapp può diventare un alleato silenzioso ma potente per il mobility manager, capace di attivare micro-comportamenti virtuosi senza imporre nuove piattaforme o processi complessi. L’obiettivo non è aggiungere rumore, ma offrire uno strumento già familiare, capace di semplificare la vita quotidiana senza costi e senza complicazioni tecniche per favorire la Sharing Mobility in azienda.
L’importante è quindi non pensarlo come un sostituto dei sistemi ufficiali, ma come una leva relazionale, capace di costruire abitudini nuove a partire da ciò che le persone usano già e con un linguaggio del Mobility Manager immediato e non istituzionale. E in un mondo del lavoro che si muove sempre più in direzione della sostenibilità, anche un semplice messaggio su WhatsApp può fare la differenza.
Come creare gruppi su Whatsapp in maniera utile?
Il primo passo per usare WhatsApp in modo strategico nella mobilità aziendale è conoscere i tragitti reali dei dipendenti. Non serve entrare nei dettagli personali: è sufficiente avere una mappa aggregata delle aree di provenienza, delle principali direttrici di traffico e degli orari più ricorrenti. A partire da queste informazioni, invece di creare un unico gruppo generalista, è molto più efficace proporre chat locali o tematiche, come “Zona Nord”, “Chi arriva da Ostia” o “Carpooling sede Milano Sud”. In questo modo si riduce il rumore informativo e si favorisce un’organizzazione spontanea, aderente alla realtà quotidiana delle persone.
Le nuove funzionalità di WhatsApp aiutano in questo senso: la possibilità di impostare descrizioni chiare del gruppo, messaggi fissati in alto e regole di utilizzo visibili consente di orientare fin da subito la conversazione, evitando derive caotiche. In aziende medio-grandi, suddividere la community in gruppi più piccoli e coerenti aumenta notevolmente il tasso di partecipazione attiva e rende il carpooling una pratica concreta, non solo teorica.
Quale tono usare su Whatsapp?
Uno dei punti di forza di WhatsApp è il suo tono diretto, personale e informale. Ed è proprio questa caratteristica che il mobility manager può sfruttare per rendere la mobilità sostenibile più accessibile e meno “istituzionale”. Un messaggio semplice come “Domani qualcuno parte da Tuscolana intorno alle 8? Ho un posto in auto” è molto più efficace di una comunicazione formale via mail, perché parla il linguaggio quotidiano delle persone.
Le reazioni rapide, le emoji e i messaggi vocali – oggi sempre più utilizzati anche in ambito lavorativo – permettono di abbassare ulteriormente le barriere, rendendo il dialogo immediato e naturale. In molte aziende, dove WhatsApp è già utilizzato per coordinare turni, pause o attività informali, estendere l’uso anche alla mobilità condivisa non viene percepito come un’imposizione, ma come un’evoluzione logica delle abitudini esistenti.
Come si usa Whatsapp per una gestione più operativa?
Oltre al carpooling quotidiano, le chat WhatsApp possono diventare uno strumento operativo prezioso per gestire imprevisti e situazioni straordinarie. In caso di scioperi del trasporto pubblico, condizioni meteo avverse o blocchi del traffico, una comunicazione rapida fa la differenza. Un messaggio tempestivo come “Metro B ferma fino alle 10.30, chi arriva da Laurentina può aggregarsi al passaggio di Marco (3 posti liberi)” consente una risposta immediata, personalizzata e concreta.
Le funzionalità più recenti, come la possibilità di creare sondaggi direttamente in chat, possono essere sfruttate per capire in pochi minuti chi è disponibile a offrire o cercare un passaggio, trasformando WhatsApp in un vero strumento di coordinamento leggero ma efficace. In contesti aziendali flessibili, con sedi decentrate o orari variabili, questa rapidità è spesso più utile di qualsiasi piattaforma strutturata.
Come evitare lo spam su Whatsapp?
Uno dei principali timori dei mobility manager riguarda il rischio di sovraccaricare i dipendenti di notifiche. Per evitare che il gruppo venga silenziato o ignorato, è fondamentale stabilire fin dall’inizio regole chiare: quali messaggi sono ammessi, quali no, e con quale frequenza si comunica. Se le persone sanno che riceveranno solo contenuti pertinenti – passaggi disponibili, aggiornamenti sulla mobilità, iniziative aziendali mirate – saranno più inclini a restare attive.
Le nuove opzioni di WhatsApp, come la limitazione temporanea della scrittura ai soli amministratori o l’uso di annunci nei gruppi, possono aiutare a mantenere ordine e chiarezza, soprattutto nei momenti in cui serve diffondere informazioni importanti senza generare discussioni parallele. Affidare il ruolo di moderatore o “ambasciatore della mobilità” a un collega motivato contribuisce a mantenere il gruppo vivo, utile e focalizzato.
Come usare i gruppi su Whatsapp anche per migliorare la mobilità aziendale?
Non bisogna dimenticare che WhatsApp può essere anche uno strumento di ascolto. Le segnalazioni su parcheggi pieni, guasti alle navette aziendali o difficoltà logistiche nei percorsi casa-lavoro possono emergere proprio nelle chat, spesso in tempo reale. Il mobility manager può quindi usarle per raccogliere dati utili, intercettare criticità e agire prima che diventino problemi. In alcune aziende, ad esempio, grazie alle chat si è scoperto che diversi dipendenti evitavano il bike sharing perché mancava un punto di ricarica nei pressi della sede: una piccola modifica infrastrutturale ha portato a un aumento significativo nell’uso delle bici elettriche. Grazie ai messaggi vocali, alle foto e alla condivisione della posizione, oggi è possibile raccogliere feedback molto più ricchi e contestualizzati, utili per analisi qualitative. Questi feedback, se raccolti con regolarità, possono poi confluire nei report ESG, nei bilanci di sostenibilità o anche nel PSCL, dimostrando che la mobilità sostenibile non è solo teoria, ma esperienza quotidiana vissuta dalle persone.
Photo credit: Alok Sharma
