Quando l’auto aziendale condivisa passa da un collega all’altro, i rischi aumentano. Ma con una gestione intelligente dei documenti (anche digitali), HR e mobility manager possono dormire sonni tranquilli
Gestire un’auto aziendale condivisa non è solo una questione logistica: è un lavoro di equilibrio tra praticità operativa, rispetto delle normative e tutela del patrimonio aziendale. La scena, ormai comune in molte imprese, è quella di una o più vetture messe a disposizione di dipendenti diversi in orari, giornate o sedi differenti. Una macchina per tutti, ma anche una macchina di nessuno. E proprio qui iniziano i problemi, soprattutto se la gestione documentale non è strutturata in modo chiaro. Perché quando qualcosa va storto – che sia una multa, un danno, un controllo stradale o anche solo una dimenticanza – la prima cosa che manca, di solito, è chiarezza su chi stava usando l’auto e con quale responsabilità. Ed è lì che HR e mobility manager rischiano di trovarsi a rimediare in fretta e furia a una disorganizzazione sottovalutata.
Quali documenti devono essere a bordo dell’auto aziendale condivisa?
Il primo snodo è sempre lo stesso: la documentazione a bordo. Un’auto aziendale che cambia spesso conducente deve essere accompagnata da un set minimo di strumenti cartacei o digitali sempre accessibili, sempre aggiornati e soprattutto facili da interpretare da chiunque salga a bordo. La carta di circolazione dell’auto aziendale, certo, è scontata. Ma lo è meno la delega a condurre: il documento, anche in formato digitale, che autorizza il dipendente a guidare un veicolo intestato all’azienda o alla società di noleggio. Senza delega, in caso di controllo stradale, le conseguenze possono andare oltre la semplice multa col mezzo aziendale. C’è il rischio di contestazioni sulla legittimità della guida e, nei casi più gravi, anche il fermo amministrativo del mezzo. Una copia cartacea va lasciata nel portaoggetti, ma ancora meglio è caricarla su un’app accessibile da smartphone aziendali o linkarla tramite QR code nel cruscotto. Così si evita il classico “non l’ho trovato”, che è sempre dietro l’angolo.
Buone pratiche di controllo prima di salire in auto
Altro elemento fondamentale è la gestione del passaggio di consegne tra colleghi. Chi prende in uso l’auto dopo un altro dipendente deve poter verificare in modo rapido le condizioni del veicolo e segnalare, se necessario, eventuali danni o anomalie già presenti. Avere a bordo un modulo di presa in carico o un sistema digitale che consenta al driver di fare un breve check – ruote, livello carburante, presenza di graffi o ammaccature, stato dei documenti – non è solo una buona pratica, è una tutela vera. Perché il giorno in cui arriva una multa per eccesso di velocità o una richiesta danni da parte della società di noleggio, l’unica cosa che permette di ricostruire la responsabilità è sapere esattamente chi aveva le chiavi in quel momento. E se nessuno lo ha registrato, l’azienda rischia di restare senza colpevoli e con il danno in carico.
Digitalizzare il controllo: velocità, trasparenza e affidabilità
Nel 2025, però, nessuno dovrebbe più gestire i passaggi che abbiamo descritto con fogli volanti e firme a penna. Esistono app – anche gratuite o integrate nei sistemi di fleet management – che permettono di digitalizzare tutta la procedura in pochi secondi. Il dipendente riceve un alert sul telefono, compila un mini-questionario pre-uso, fotografa l’auto se serve, segnala eventuali problemi, e invia tutto in cloud. Il mobility manager vede chi ha usato cosa, quando, come. E il tutto resta tracciato, in caso serva dimostrarlo. Non è solo efficienza. È protezione. È compliance. Ed è anche un messaggio forte verso i lavoratori: l’azienda si prende cura dei propri mezzi, ma anche di chi li usa.
Cultura della responsabilità: un valore condiviso
Infine, non dimentichiamo che la gestione dei documenti è anche una questione di cultura interna. Un’auto condivisa è, di fatto, un bene comune. Ma se non esiste una cultura della responsabilità diffusa, quel bene viene vissuto come “non mio” e, spesso, trattato con leggerezza. Le HR, insieme al mobility manager, possono fare molto per invertire questa tendenza. Basta una formazione snella, un’informativa chiara, una comunicazione coerente per far capire che i documenti non sono burocrazia, ma strumenti di tutela. Che registrare un’anomalia o un sinistro non è una delazione, ma una forma di rispetto per il collega che userà l’auto dopo. E che digitalizzare i processi non serve a controllare, ma a prevenire. La condivisione funziona solo quando è supportata da regole chiare. E quelle regole partono, sempre, da una gestione documentale fatta come si deve.
Photo credit: Hadi Slash
