Tutto quello che devi sapere sull’EES: Entry/Exit System UE. Chi riguarda, come funziona e cosa cambia per i viaggiatori extra-Schengen
Dal 12 ottobre 2025 l’Unione Europea ha dato avvio al sistema Entry/Exit (EES), inaugurando una nuova fase nei controlli alle frontiere esterne dello spazio Schengen. Non si tratta di un semplice aggiornamento tecnico: l’EES sostituisce progressivamente il tradizionale timbro sul passaporto con una registrazione digitale basata su dati biometrici, rendendo più efficiente il transito alle frontiere e rafforzando la sicurezza europea. Il sistema sarà pienamente operativo entro il 10 aprile 2026, data dopo la quale lo “stampaggio” cartaceo verrà completamente abbandonato nei Paesi aderenti. L’obiettivo non è solo velocizzare i flussi ai varchi di confine, ma anche prevenire l’immigrazione irregolare e rafforzare la tracciabilità dei movimenti in entrata e in uscita dall’area Schengen. Questo significa che ogni ingresso, uscita o respingimento sarà registrato digitalmente, associando ai dati personali anche informazioni biometriche come impronte digitali e fotografia del volto.
Per chi viaggia spesso per lavoro, o chi gestisce flotte aziendali che attraversano confini esterni, l’EES impone una riorganizzazione delle policy aziendali, della documentazione, delle procedure di viaggio e del monitoraggio dei giorni residui di permanenza autorizzata. Il nuovo sistema influenzerà direttamente anche i processi di onboarding e gestione dei dipendenti internazionali, in particolare quelli con passaporto extra-UE.
Chi dovrà essere registrato nell’EES
L’EES si applica ai cittadini di paesi terzi, ovvero non appartenenti all’UE, che entrano nei Paesi dello spazio Schengen per soggiorni brevi (massimo 90 giorni ogni 180). Ciò include sia chi richiede un visto, sia chi ha accesso senza visto per soggiorni brevi. La novità, quindi, riguarda una vasta fascia di viaggiatori internazionali, inclusi consulenti, tecnici, collaboratori o fornitori che svolgono attività temporanee all’interno del territorio europeo. Tuttavia ci sono eccezioni: per esempio, i titolari di permessi di soggiorno a lungo termine o i familiari di cittadini UE in determinati casi non saranno soggetti al sistema. Anche i viaggiatori che entrano in Irlanda o Cipro, pur essendo paesi membri dell’Unione, continueranno a ricevere il timbro manuale sul passaporto, poiché questi Stati non partecipano al sistema EES. In altre parole, la geografia giuridica e operativa dello spazio Schengen si fa più complessa, e chi pianifica missioni internazionali dovrà tenerne conto.
Come funziona: dalla prima registrazione alle visite successive
Quando un cittadino extracomunitario arriva al confine esterno di uno Stato Schengen, verranno raccolti vari dati ai controlli: nome, dati del documento di viaggio, data e luogo di ingresso, una foto del volto e le impronte digitali. Questa registrazione viene fatta la prima volta e, nelle visite successive, sarà sufficiente una verifica contro i dati già registrati. Il sistema sarà in grado di abbinare l’identità della persona ai dati biometrici memorizzati, rendendo più rapidi e sicuri i controlli.
Se l’ingresso viene rifiutato, anche questo evento sarà registrato nel sistema, con data, ora e motivazione. Inoltre, i cittadini che hanno già viaggiato con l’EES potranno usare varchi automatizzati (self‑service) per accelerare il controllo. Le postazioni elettroniche per la verifica dei documenti e della biometria saranno via via introdotte in tutti i principali aeroporti e valichi terrestri, garantendo un’esperienza più fluida per il viaggiatore, ma anche maggiore precisione per gli agenti di frontiera.
Un altro aspetto importante riguarda i bambini sotto i 12 anni, che saranno esentati dalla scansione delle impronte digitali, anche se potrebbe venir scattata una fotografia del volto. La gestione della prima registrazione richiederà quindi tempo e attenzione, ma sarà compensata dalla semplificazione dei viaggi successivi.
Conservazione e utilizzo dei dati: quanto durano e chi vi accede
I dati raccolti saranno conservati in base a regole precise: i registri di entrata/uscita e i respingimenti saranno mantenuti per 3 anni; i fascicoli individuali contenenti i dati biometrici per 3 anni e 1 giorno dalla data dell’ultima uscita; nel caso in cui non ci sia uscita registrata, i dati saranno conservati fino a 5 anni. L’obiettivo è garantire la disponibilità delle informazioni per il controllo dei flussi e la prevenzione delle violazioni di soggiorno, ma anche tutelare il diritto alla cancellazione dei dati al termine dei periodi previsti. I dati saranno accessibili solo alle autorità competenti, come i guardiani di frontiera, le autorità per i visti, le autorità di immigrazione e le forze di polizia, nonché a Europol in certi casi. Le compagnie aeree, invece, potranno verificare solo se il viaggiatore ha già utilizzato il numero di ingressi consentiti dal suo visto, senza accesso ai dati biometrici. In caso di rifiuto a fornire i dati biometrici richiesti, l’ingresso nello spazio Schengen verrà negato, anche se si è in possesso di tutti gli altri documenti in regola.
Criticità, opportunità e attualità dell’EES
Tra i punti di forza dell’EES vi è la capacità di identificare automaticamente chi supera il limite di permanenza (“overstayer”), contribuendo a prevenire abusi e illegalità. La digitalizzazione dei controlli all’aeroporto può velocizzare i passaggi ai valichi, specie se si adottano sistemi automatici self‑service. Non va però sottovalutata la necessità di preparare adeguatamente i viaggiatori e i responsabili aziendali che li supportano, fornendo informazioni chiare su diritti, obblighi e procedure.
Un esempio recente è quello della Spagna, che ha iniziato a registrare in modo automatizzato volto e impronte nei suoi aeroporti, anticipando l’adozione completa del sistema. Tuttavia, non mancano preoccupazioni da parte di associazioni per i diritti civili e della privacy: la gestione dei dati biometrici in larga scala solleva interrogativi sul rispetto delle normative GDPR, sull’abuso potenziale del sistema e sul bilanciamento fra sicurezza e libertà individuali. Le leggi UE offrono tutele, ma il sistema dovrà funzionare con trasparenza, sistemi di controllo indipendenti e opzioni reali per esercitare i propri diritti, come la rettifica o la cancellazione dei dati trattati illecitamente.
Implicazioni per viaggi d’affari dell’EES
Per chi lavora nel travel management o nella gestione delle flotte, l’EES comporta scelte operative e policy aggiornate. È fondamentale che le procedure aziendali di trasferta includano la verifica della registrazione EES, la consapevolezza dei giorni residui disponibili e la formazione del personale su come comportarsi ai controlli biometrici. Serve una nuova forma di accountability anche all’interno dell’azienda: la compliance ai limiti temporali di soggiorno diventa ora oggettivamente misurabile.
Se un dipendente “sfora” il periodo consentito, può essere segnalato come soggiornante irregolare, con conseguenze come divieto di reingresso o sanzioni. Le aziende che pianificano missioni estere devono considerare questi vincoli nelle proprie policy e nei calendari di viaggio, magari affiancando strumenti digitali come il calcolatore ufficiale dei giorni residui fornito dall’UE.
Infine, poiché l’EES sostituirà i timbri tradizionali, verrà richiesto meno intervento umano ai varchi, ma sarà indispensabile che i dipartimenti HR, mobility e compliance collaborino strettamente per garantire che ogni viaggio sia conforme e ben documentato. È il momento di investire in informazione, coordinamento e tecnologia per trasformare l’EES da obbligo a opportunità di efficienza.
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