Un vademecum pratico per HR e Fleet Manager su tempi di guida e riposo, utile per evitare errori, multe e stress inutile
La gestione dei tempi di guida e riposo è uno degli aspetti più delicati – e spesso più sottovalutati – nel lavoro quotidiano di un fleet manager. Basta una svista nei turni, un’informazione mal interpretata o una pausa saltata per trovarsi a fronteggiare sanzioni anche pesanti, o peggio, a compromettere la sicurezza su strada per la flotta. Per questo motivo, conoscere a fondo le regole sui tempi di guida e come leggerli correttamente attraverso i tachigrafi digitali è fondamentale per chi gestisce flotte aziendali, soprattutto nel trasporto merci su lunga percorrenza. In questa guida aggiornata al 2025, ti spieghiamo tutto quello che serve sapere, con esempi e applicazioni pratiche.
Cosa sono i periodi di guida?
Partiamo dalle basi. Il periodo di guida è il tempo in cui un conducente si trova effettivamente alla guida del mezzo, registrato automaticamente dal cronotachigrafo. Non conta come guida solo quando il motore è acceso, ma quando il veicolo è in movimento. Secondo il Regolamento UE 561/2006, un autista può guidare fino a 9 ore al giorno, con la possibilità di estendere il limite a 10 ore non più di due volte a settimana. Questo significa che in una settimana di lavoro si possono effettuare massimo 6 turni di guida, di cui solo due da 10 ore. In totale, il limite settimanale non può superare le 56 ore, e in due settimane consecutive non si può andare oltre le 90 ore di guida. Superare anche solo uno di questi limiti, magari senza rendersene conto, comporta sanzioni anche pesanti, sia per l’autista sia per l’azienda.
Come funziona il riposo giornaliero?
Il riposo giornaliero è un’altra voce cruciale nella gestione dei turni. Ogni giorno lavorativo deve essere seguito da un minimo di 11 ore consecutive di riposo, durante le quali l’autista non può essere impiegato in nessuna attività lavorativa. Questo tempo può essere frazionato in due blocchi (ad esempio 3 ore + 9 ore), ma solo in determinate situazioni. È prevista anche la possibilità di fare un riposo ridotto di almeno 9 ore consecutive, ma solo per tre volte a settimana, e sempre se si recupera il riposo mancante entro un determinato intervallo. Un errore comune è pensare che, dopo il turno di guida, bastino otto ore di sonno per essere in regola. Ma no, il cronotachigrafo segna tutto, e le ore contano una per una.
Come funziona il riposo settimanale?
Anche il riposo settimanale ha le sue regole ferree. Ogni autista ha diritto a un riposo lungo di almeno 45 ore consecutive entro sei giorni lavorativi. Questo periodo può essere ridotto a 24 ore, ma solo se la riduzione viene recuperata integralmente entro la terza settimana successiva. Il punto critico è la gestione della pianificazione: serve attenzione nel calcolare i tempi di rientro e i giorni disponibili per non sforare i limiti. I viaggi internazionali complicano ulteriormente il quadro, perché vanno considerate anche le disposizioni specifiche sui riposi fuori sede e il rispetto delle pause durante le tratte lunghe. Qui, una dashboard ben fatta fa la differenza tra ordine e caos.
Come gestire le ore di guida?
La chiave per rispettare le ore di guida è la pianificazione intelligente. Serve creare turni equilibrati che tengano conto delle soste obbligatorie, del traffico, degli imprevisti e delle scadenze di carico o consegna. Il consiglio è non puntare mai al limite massimo, ma lasciarsi un margine di sicurezza. Se un turno prevede 9 ore di guida, è bene programmare soste ogni 4 ore e mezza, con una pausa di almeno 45 minuti. E se il tragitto richiede più tempo, si può dividere il lavoro con un secondo autista. La collaborazione tra pianificatori e conducenti è fondamentale per evitare errori, conflitti e multe.
Come funziona la regola del minuto?
Molti fleet manager si chiedono come mai, nonostante il rispetto apparente dei limiti, compaiano ancora infrazioni nei report tachigrafici. La risposta spesso sta nella cosiddetta regola del minuto. I tachigrafi digitali di prima generazione registrano l’attività prevalente all’interno di ogni minuto. Questo significa che se in un minuto si guida anche solo per 30 secondi, quel minuto sarà conteggiato come guida. I nuovi tachigrafi intelligenti sono più precisi, ma molti veicoli usano ancora dispositivi meno avanzati. Questo meccanismo può falsare il conteggio effettivo e generare sforamenti non voluti. Perciò è essenziale conoscere il modello di tachigrafo installato e come interpreta i tempi. In certi casi, cambiare il software o aggiornare l’hardware può risolvere più problemi di quanto si pensi.
Come posso visualizzare le ore di guida sul mio tachigrafo?
I tachigrafi digitali permettono di consultare, direttamente dal display di bordo, una sintesi delle ore di guida effettuate giornalmente e settimanalmente. La lettura però non è sempre intuitiva, e ogni modello ha la sua logica. Alcuni mostrano direttamente il tempo rimanente prima di una sosta obbligatoria, altri richiedono di navigare tra vari menu. La cosa migliore è formare gli autisti all’utilizzo del tachigrafo come strumento di prevenzione e non solo di controllo. Esistono anche app e dispositivi portatili che permettono di scaricare e visualizzare i dati in modo più leggibile, aiutando il conducente a sapere sempre dove si trova rispetto ai limiti normativi.
Come funziona la pausa tachigrafo digitale?
Il tachigrafo registra automaticamente anche le pause, purché venga impostato correttamente. Dopo 4 ore e 30 minuti di guida, il conducente deve fermarsi per almeno 45 minuti, o dividere questa pausa in due segmenti: uno di almeno 15 minuti, seguito da uno di almeno 30 minuti. È importante impostare lo stato “pausa” sul tachigrafo: se ci si ferma ma si dimentica di cambiare manualmente la modalità, il sistema potrebbe continuare a conteggiare il tempo come “lavoro” o “guida”, invalidando la pausa. Una svista da pochi secondi può costare centinaia di euro in sanzioni. Per evitare tutto questo, è utile introdurre check-list digitali e promemoria automatici nei sistemi di bordo.
Rispettare i tempi di guida e di riposo non è solo una questione di codici e regolamenti: è il risultato di un lavoro di squadra tra chi gestisce i veicoli e chi si occupa delle persone, cioè tra fleet manager e risorse umane. Il fleet manager ha il compito di monitorare le rotte, aggiornare i dispositivi e garantire la conformità tecnica; l’ufficio HR, invece, deve tutelare i diritti degli autisti, curare i turni, promuovere il benessere e gestire eventuali criticità operative. Solo se queste due funzioni lavorano in sinergia – condividendo dati, pianificazione e formazione – è possibile creare un sistema di trasporto davvero efficiente e sostenibile. Un’organizzazione che sa valorizzare le proprie risorse umane quanto i propri mezzi è un passo avanti non solo nella gestione della flotta, ma nel modo stesso di fare impresa.
Photo credit: Marcin Jozwiak
